Overview

Instruktion
Förbättringstavla
Aktivitetslista
Logglista
Parkerade
Kvalitetsverktyg
A3-1
A3-2
A3-3
A3-4
A3-mall

Sheet 1: Instruktion

	Regionhälsans digitala förbättringstavla - instruktion
	Förbättringstavlan är framtagen för att stötta verksamheter att arbeta med ständiga förbättringar på ett strukturerat sätt. Tanken är samla verksamhetens förbättringar på ett och samma ställe för bättre översikt som också kan ge stöd i prioriteringar. Använd aktivitetslistan för att se pågående arbete och logglistan för att se progress över tid.
	För att navigera mellan flikarna går det att använda sig av de grå "knapparna" med röd ram, för att hoppa mellan de olika delarna. Här till höger finns en sådan "knapp" som leder dig till själva förbättringstavlan. (Testa gärna! Där finns det i sin tur en "knapp" där som heter Instruktion som tar dig tillbaka hit.) Du kan även klicka på de olika flikarna längst för att navigera dig mellan flikarna.
	Verktyget är uppdelat i olika flikar:
	Förbättringstavla - startsidan för verktyget och en översiktsvy. Digitala post it-lappar finns för att skriva ner upplevda skav och strul, samt förbättringsidéer. Här är tanken att alla som har tillgång till tavlan skriver ner sina idéer (en per gul "lapp") och att ni därefter som grupp bestämmer hur lappen skall tas vidare: Quickfix (bara får det åtgärdat snabbt och lätt), Aktivitet (registrera det som en aktivitet i Aktivitetslistan och påbörja ett strukturerat arbete kring frågan), Parkera (avvakta lite, ta upp den för diskussion lite längre fram för att se om/hur den skall hanteras då)		För ytterligare information om och praktiska verktyg för arbete med ständiga förbättringar finns det ytterligare material på Regionhälsans intranät via denna länken:
	Aktivitetslista - de upplevda skav eller förbättringsidéer som man väljer att arbeta vidare med registrerar ni här. Beskriv vad som skall göras, utse en ansvarig samt sätt måldatum. Statusrapportering för aktiviteten sker sedan löpande. Kommer det flera/många aktiviteter är det bra att använda prioriteringsmatrisen. (Instruktion till hur ni kan använda prioriteringsmatrisen finns på fliken Kvalitetsverktyg.)		Ständiga förbättringar
	Logglista - när en akvitet avslutats flyttas den över till logglistan för att notera vilket utfall det blev av aktiviteten. Listan fungerar även som en historik för att se vad ni har gjort för förbättringar i verksamheten.		Denna digitala förbättringstavla är framtagen av Josefin Friberg, Ingeborg Sylte och Filip Bergdahl. Frågor och förbättringsförslag mottages tacksam! Skickas i första hand till filip.bergdahl@vgregion.se
	Parkerade - de problem/skav/strul/aktiviteter som avfärdas - läggas i en lista med datum för när de lades dit. Gärna med en förklaring för varför de parkeras (liten nytta med hög insats eller att de inte prioriteras just nu pga andra aktiviteter som är viktigare)
	Kvalitetsverktyg - här är en lista med ett antal olika verktyg, metoder och modeller som kan vara användbara i det lokala förbättringsarbetet.
	A3-flikar - här finns ett antal förberedda A3:or (samt en mall man kan kopiera för att göra nya) som underlättar när man skall hitta orsak till och vägen framåt för upplevda problem. (Instruktion till hur ni kan använda A3 finns på fliken Kvalitetsverktyg.)

Sheet 2: Förbättringstavla

Sheet 3: Aktivitetslista


Aktivitet	Uppdragsgivare	Start	Att göra	Vem/ansvarig	Uppföljning	Planerat klart	Länk till A3	Status	Anteckningar
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
109
110
111
112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
126
127
128
129
130
131
132
133
134
135
136
137
138
139
140
141
142
143
144
145
146
147
148
149
150
151
152
153
154
155
156
157
158
159
160
161
162
163
164
165
166
167
168
169
170
171
172
173
174
175
176
177
178
179
180
181
182
183
184
185
186
187
188
189
190
191
192
193
194
195
196
197
198
199
200
201
202
203
204
205
206
207
208
209
210
211
212
213
214
215
216
217
218
219
220
221
222
223
224
225
226
227
228
229
230
231
232
233
234
235
236

Sheet 4: Logglista


Aktivitet	Problem/Förbättringsidé	Vem/Ansvarig	Datum klart	Åtgärd	Vad blev resultatet / Vad har vi lärt oss?
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48

Sheet 5: Parkerade


Aktivitet	Problem/Förbättringsidé	Datum	Varför parkeras detta skav/förbättringsidé
1	Hur ska vi göra med anpassad skola
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48

Sheet 6: Kvalitetsverktyg

Länk till "Verktygslåda" på intranätet

7QC (de sju förbättringsverktygen)

Fiskbensdiagram - metod

Fiskbensdiagram - mall

Mall, åtgärd per orsak

Information om de 7 kvalitetsverktygen: listar de 7. Verktygen kan användas för att samla in data och få fram fakta Styrdiagram, paretodiagram, sambandsdiagram, datainsamling, histogram, uppdelning och orsaks-verkan-diagram.

Fiskbensdiagrammet är ett verktyg för att identifiera orsaker till ett problemområde. Hjälper också till att sortera, illustrera och skapa gemensam bild av problemet.

A3-metoden

PDSA - förbättringshjulet

PDSA - mall

A3-metoden är ett sätt att kommunicera för att visualisera ett problemområde och skapa samsyn. Syftet är att lösa aktuella problem men också göra problemprocessen transparent och lätt att förstå.
Varje problemområde sammanfattas på ett och samma A3-papper genom att beskriva bakgrund, övergripande mål och nuläge.
Pappret används också för att dokumentera de förbättringsåtgärder som testas och utvärderas.
Det i fyllda A3 pappret sätts upp synligt för medarbetare/kunder/patienter så att det blir ett underlag för dialog. Låt gärna A3 vara ett levande dokument, med raderingar/överstrykningar och ändringar som resultat av att många människors bidrag.

Förbättringshjulet PDSA (planera, göra, studera, agera) är ett verktyg som kan användas vid kvalitets- och förbättringsarbete. Verktyget har flera namn till exempel PDSA- cykeln (plan, do, study, act).
PDSA-hjulet är ett verktyg som används för att systematiskt testa förbättringsidéer i liten skala och följa upp om de har den effekt man önskat. Genom att arbeta steg för steg, P-D-S-A, kan tester följas och visa om de leder till förbättring, inte har någon effekt eller leder till försämring.

Brainstorming

Prioriteringsmatris - metod

Prioriteringsmatris - mall

Brainstorming är ett verktyg för att snabbt och enkelt få fram många idéer ur olika infallsvinklar i en viss fråga. Verktyget är också ett arbetssätt som gör att alla i en grupp kommer till tals.
Brainstorming kan till exempel användas för att hitta problem, orsaker eller lösningsförslag.

Prioriterar/värderar ideér utifrån nyttan och genomförbarhet. Hjälper gruppen att fokusera på det som är bäst att utföra och inte på allt som är möjligt att utföra.

Fem S: Sortera, Systematisera, Städa, Standardisera, Skapa vana/rutin

Sex hattar - metod

Sex hattar - mall

Metod för att minska slöseri samt ordning och reda på arbetsplatsen.
S = Sortera-Systematisera-Städa-Standardisera-Skapa vana/rutin.

Metoden kan användas när en grupp behöver lösa ett problem och undvika argumentation. Hattarna blir ett medel att rikta uppmärksamheten mot sex olika sidor av samma sak.

Fem varför?

SWOT - metod

SWOT - mall

Fem varför? är en metod för att hitta rotorsaker till ett problemområde.
Det är viktigt att åtgärda orsaken till problemet, inte symtomen.
Metoden Fem varför? går ut på att ställa frågan ”varför” fem gånger när ett problem har upptäckts. För varje svar kommer vi längre ner i problematiken och närmar sig problemets egentliga orsak, rotorsaken.

SWOT- analys är en kartläggning av styrkor, svagheter, möjligheter och hot.

SWOT = Strenghts - Weakness - Opportunities - Threats

Påverkansanalys

Sheet 7: A3-1

Förbättringsområde:

Ansvariga:

Vem/vilka behöver informeras?

Startdatum:

Kommunikationsplan:

Beskriv problemet / möjligheten:

Vi upplever… Vilka berörs…Konsekvenserna blir...Mätning av nuläget

Åtgärder

Ansvarig

Klar / Datum

Status

Vad är orsaken till nuläget?

Uppföljning / Beskriv resultatet av genomförda åtgärder

T.ex. 5 varför, fiskbensdiagram

Resultat av mätning. Behövs ytterligare test av förbättringsåtgärder?

Måltillstånd / Detta vill vi uppnå

Sheet 8: A3-2

Förbättringsområde:

Ansvariga:

Vem/vilka behöver informeras?

Startdatum:

Kommunikationsplan:

Beskriv problemet / möjligheten:

Vi upplever… Vilka berörs…Konsekvenserna blir...Mätning av nuläget

Åtgärder

Ansvarig

Klar / Datum

Status

Vad är orsaken till nuläget?

Uppföljning / Beskriv resultatet av genomförda åtgärder

T.ex. 5 varför, fiskbensdiagram

Resultat av mätning. Behövs ytterligare test av förbättringsåtgärder?

Måltillstånd / Detta vill vi uppnå

Sheet 9: A3-3

Förbättringsområde:

Ansvariga:

Vem/vilka behöver informeras?

Startdatum:

Kommunikationsplan:

Beskriv problemet / möjligheten:

Vi upplever… Vilka berörs…Konsekvenserna blir...Mätning av nuläget

Åtgärder

Ansvarig

Klar / Datum

Status

Vad är orsaken till nuläget?

Uppföljning / Beskriv resultatet av genomförda åtgärder

T.ex. 5 varför, fiskbensdiagram

Resultat av mätning. Behövs ytterligare test av förbättringsåtgärder?

Måltillstånd / Detta vill vi uppnå

Sheet 10: A3-4

Förbättringsområde:

Ansvariga:

Vem/vilka behöver informeras?

Startdatum:

Kommunikationsplan:

Beskriv problemet / möjligheten:

Vi upplever… Vilka berörs…Konsekvenserna blir...Mätning av nuläget

Åtgärder

Ansvarig

Klar / Datum

Status

Vad är orsaken till nuläget?

Uppföljning / Beskriv resultatet av genomförda åtgärder

T.ex. 5 varför, fiskbensdiagram

Resultat av mätning. Behövs ytterligare test av förbättringsåtgärder?

Måltillstånd / Detta vill vi uppnå

Sheet 11: A3-mall

Förbättringsområde:

Ansvariga:

Vem/vilka behöver informeras?

Startdatum:

Kommunikationsplan:

Beskriv problemet / möjligheten:

Vi upplever… Vilka berörs…Konsekvenserna blir...Mätning av nuläget

Åtgärder

Ansvarig

Klar / Datum

Status

Vad är orsaken till nuläget?

Uppföljning / Beskriv resultatet av genomförda åtgärder

T.ex. 5 varför, fiskbensdiagram

Resultat av mätning. Behövs ytterligare test av förbättringsåtgärder?

Måltillstånd / Detta vill vi uppnå