Riskanalys mall Min vårdplan i Stöd och behandling



Riskanalysen gjord utifrån att:


Identifiera risker och utför riskbedömning







Delprocess eller aktivitet i verksamheten
(Fler aktiviteter kan vara aktuella, fyll på med fler rader vid behov)		 Risk
VAD kan gå fel/vilka negativa händelser kan inträffa?
(Varje process/aktivitet kan bestå av flera risker, fyll på med fler rader vid behov)		 Åtgärdsförslag Ansvarig för genomförande av åtgärd
ID Beskrivning Datum ny risk Beskrivning av risk

GENERELLT FÖR SAMTLIGA RISKER

Alltid lokal samordnare som ansvarar för att rutiner och stödmaterial är upprättade och aktuella samt följs upp, och att nya kssk har fått utbildning före uppstart. Kssk ansvarig för att rutiner och åtgärder följs gentemot pat i MVP.
1. Starta Min vårdplan i Stöd och Behandling



1.1 Behandlare frågar patient om hen vill ha digital MVP.
Behandlare startar en digital MVP åt patient innan patienten har hunnit få sin diagnos och pat loggar in i SoB och får informationen den vägen. Rutin att aldrig starta digital MVP innan patient haft nybesök hos läkare och pat gett sitt godkännande till digital MVP.
1.2 Om MVP ska överlämnas till andra verksamheter inhämtas och journalförs samtycke.
Behandlaren glömmer att inhämta samtycke. Behandlaren kan inte överlämna MVP. Följ rutiner/lathund.



Behandlare glömmer att dokumentera samtycke i journalen. Följ rutiner/lathund.
1.3 Behandlare startar MVP åt patient.
Behandlare startar MVP på fel personnummer/patient. Tydliga rutiner för id-kontroll. Kolla att namnet stämmer i SOB.



Behandlare journalför inte att pat har fått digital MVP. Dokumentera under sökord Vårdplan, se Lathund.
1.4 Behandlare gör anpassningar baserat på patientens behov och planerade behandling.
Behandlaren missar att synliggöra steg som är relevant för patienten.
1.5 Behandlare instruerar patient i inloggning och användande av MVP.
Behandlare går inte igenom MVP med patienten på plats och patienten har svårt att logga in/orientera sig i vårdplanen själv senare. Tydlig info till patient vid start av MVP och tydligt i infobroschyr till patienten. Rutin att ha uppföljning, t ex via meddelande som skickas vid uppstart som pat ska svara på för att säkerställa att pat hittat in.
1.6 Behandlare instruerar patienten och går igenom MVP utifrån behandlarvyn.
Patienten kan se andra patienters personuppgifter i behandlarens översikt. Patienten ser MVP från fel vy, svårt att förstå. Inte visa skärmen för patienten innan man aktiverat MVP på patienten och gått in i den aktuella patientens MVP. Kssk loggar in i MVP från testinvånarvyn och visar patienten.
1.7 Om patienten loggar in direkt beaktas patientens integritet och säkerheten för tillgängliga personuppgifter i den dator/platta/mobil patienten loggar in i.
Risk att råka se känliga personuppgifter som behandlare inte har behörighet att se. Tillse att man inte ser patientens vy/skärm, åtminstone inte förrän patienten kommit in i sin MVP i SoB. Rutin att behandlare loggar in i MVP från testinvånarvyn för att visa istället.
1.8 Som invånare ställer jag in i 1177 Vårdguidens e-tjänster hur jag vill bli aviserad om händelser, t ex nya meddelanden.
Risk att pat inte har aviseringar påslagna alternativt har inaktuella uppgifter (telnr, mejl). Gå igenom med pat första gången. Uppdatera kontaktuppg. Rekommendera att patient har aviseringar på, alltid använda andra kontaktvägar för viktig/brådskande information.
1.9 I funktionen Kontakter kan både patient och behandlare fylla i kontaktuppgifter.
Patienten missar att det också finns ett dokument med flera andra viktiga telefonnr. Tydlig info till patient vid start av digital MVP.
1.10 (samt 2) Behandlare eller patient lägger in tidpunkter i planeringsverktyget.
Patienten tror att tiderna uppdateras automatiskt vid t ex ombokning. Finns tydlig info till patient i gränssnittet. Behandlare lägger inte in tider med fasta datum och tider i planeringsverktyget.



Nytillkommen information som behandlaren lägger in aviseras inte för patienten. Skicka meddelande till pat om att ny info finns.
2 Följa upp och uppdatera Min vårdplan i Stöd och Behandling


2.1 Behandlare bevakar och följer upp (förinställda) händelser och flaggor i patients MVP avseende t ex meddelande och formulär
Behandlare loggar inte in i SOB och missar aviserade händelser. Skapa rutin att dagligen logga in i SOB och se ev medd/händelser/flaggor. Tydliga rutiner för ansvar vid behandlares frånvaro. Filtrera på flaggor först i listan. Svara alltid på meddelanden. Följ upp och återkoppla på Vad är viktigt för mig.



Behandlare klickar på händelse vilket gör att flaggan släcks och glömmer/missar följa upp senare. Komma ihåg att klicka på funktion för att Oläsa händelse (meddelanden/kommentarer och ifyllda formulär).
2.2 Behandlare skickar meddelande till patienten
Behandlare missar att klicka i rutan "Avisera till inkorgen" i meddelandet, patienten vet inte att hen fått meddelanden om hen inte loggar in. Komma ihåg att klicka i rutan.
2.3 (även 1)

Patienten loggar in via mobilen och hittar inte meddelandefliken i menyn. Ge patienten vägledningen "Patientvyn" vid uppstart som gör det lättare för pat att hitta och navigera.
2.4 Behandlare skapar egna Händelser och flaggor eller ändrar fördefinierade flaggor för moment

Behandlaren ändrar på fördefinierade händelser/flaggor men vet inte hur det påverkar momentet, kan inte agera på flaggorna på "rätt" sätt. Ny behandlare vet inte att flaggor ändrats. Beslut att i uppstart inte lägga in egna flaggor/ändra befintliga. I annat fall tydliga rutiner och dokumentation i lathund om vad som får ändras och inte.
2.5 (Rollen Invånaradmin) Behandlare
byter behandlare för pågende MVP.
Behandlare informerar inte ny behandlare om bytet. Pat hamnar mellan stolar. Informera/förankra med ny behandlare utan dröjsmål i samband med bytet. (Finns flagga för detta i nya majorversioner fr o m 20230501)
2.6 Behandlare journalför relevant information från vårdplanen enligt rutin.
Behandlare journalför inte relevant/viktig information/sammanfattning från till exempel meddelanden el ifyllda formulär i vårdplanen. Allt relevant från patient ska journalföras enl lag, oavsett om telefonsamtal el från SOB, samma rutiner kring MVP.
2.7 Information i Min vårdplan ändras



2.7.1 Behandlare ändrar välkomsttext till patient
Behandlare ändrar/tar bort viktig information som är gemensamt överenskommet. Behandlare ändrar inte rutinmässigt informationstext, alla sådana ändringar görs efter gemensam diskussion. Skapa loka standardtext som klistras in för varje pat.



Pat upptäcker inte viktig ändrad info i välkomsstext. Vid ändring under tidens gång skrivs meddelande till pat.
2.7.2 Aktivera nya steg
Behandlare skriver inte meddelande till patienten när information har lagts till i MVP vilket gör att patienten riskerar missa tillagd information. Skriva kommentar under nytillagt steg för att uppmärksamma pat alt meddelande med vägledning vid flera nya aktiverade steg.



Behandlare missar att aktivera nya steg som är relevanta för pat att ta del av. Följ rutiner/lathund.
2.7.3 Aktivera nya moduler
Behandlare missar att aktivera ny modul, t ex Uppföljning och nästa steg. Följ rutiner/lathund.



Behandlare sätter felaktigt modul som aktuell, t ex Hälsoskattning. Förvirring hos pat, som har formuläret i annan tjänst. Följ rutiner/lathund.
2.7.4 Ny minorversion publiceras till pågående patienter
Ändrad information i ny minorversion av MVP når inte behandlare/patient. Designer/utgivare informerar regional förvaltning om ändringar via etablerade kanaler. Regional förvaltning ansvarar för att kontkata lokala samordnare som behöver informera samtliga behandlare, som i sin tur informerar pat. Designer/utgivare, regional förvaltning samt ovan.
2.7.5 Ny majorversion publiceras, förändringar når endast nystartade patienter
Viktiga förändringar/uppdaterad information når inte redan pågående pateinter. Se ovan. Kssk behöver bedöma om pat behöver nypublicerad MVP, behöver i så fall avsluta pågående och starta upp på nytt inkl kommunicera detta till pat. Designer/utgivare, regional förvaltning samt ovan.
3 Överlämna/ta emot vårdplan till/från annan vårdgivare



3.1 Behandlare informerar patient om att patientens vårdplan ska överlämnas till en annan vårdgivare/-enhet och att patienten endast kan kommunicera med den mottagande vårdgivaren/-enheten i vårdplanen efter överlämnandet.
Risk att patient tror att hen kommunicerar till den "gamla" enheten. Tydlig info till patient att eMVP ska överlämnas (behöver inhämta samtycke), och att inte skicka meddelanden under tiden. Tydlig info att ringa om akut.



Behandlare på överlämnande enhet kollar inte om pat skickat meddelanden under överlämnandetiden. Innan vårdplanen mottagits och fördelats på ny behandlare av mottagnade enhet har överlämnande enhet ansvar för pats MVP.
3.2 Behandlare gör en aktiv överlämning till mottagande vårdgivare/-enhet.
Överlämnande och mottagande verksamheter har olika versioner av vårdplanen aktiverade. Överlämning kan därför inte genomföras. Säkerställa att enheter som överlämnar mellan sig har samma version före uppstart. Vid behov av åtgärd behövs dialog med regional SOB-förvaltning.



Det är inte tydligt vid vilka tillfällen överlämningar ska göras. Viktigt med tidig uppföljning av nya rutiner gällande detta.
3.3 Behandlare mottar och godkänner överlämnade vårdplaner till verksamheten.
Att vårdplanen/invånaren inte tas om hand på den nya enheten och hamnar i limboläge Kommunicera och förankra överlämning via andra kanaler före överlämning sker.
3.4 Behandlare journalför att vårdplan har överlämnats/tagits emot.
Behandlare glömmer att journalföra. Allt relevant från patient ska journalföras enl lag, oavsett om telefonsamtal el från SOB, samma rutiner kring MVP.
4 Avsluta Min vårdplan



4.1 Behandlare beslutar att vårdplan ska avslutas.
Vårdplan avslutas för tidigt eller för sent i processen. Flaggor finns uppsatta i MVP för att påminna vid generella tidpunkter för avslut. Ha rutiner för hur kssk ska agera och bedöma ev avslut/aktivera ny MVP utifrån förinställda flaggor som dyker upp vid 1 respektive 2 år.



Behandlare avslutar fel patients vårdplan som då inte längre har tillgång till sin vårdplan, alt råkar sätta i vidmakthållande. Går ej att ångra. ID-koll. Behöver starta upp ny MVP vid behov.
4.2 Behandlare säkerställer att relevant information från vårdplanen har journalförts.
Otydligt för behandlare vad som är relevant information. Relevant information journalförs ej. Följ rutiner/lathund.
4.3 Behandlare journalför att vårdplan har avslutats.
Behandlare journalför inte. Allt relevant från patient ska journalföras enl lag, oavsett om telefonsamtal el från SOB, samma rutiner kring eMVP
5 Gallra vårdplaner i
Stöd och behandling



5.1 Behandlare med rollen dataadmin gallrar avslutad vårdplan.
Behandlare missar att gallra, verksamhet lever inte upp till avsedd använding av Stöd och behandling. Personuppgifter som inte ska finnas kvar gör det. Innebär även mycket arbete att gallra många "glömda" samtidigt. Alltid gallra vid samma tillfälle som MVP avslutas.



Relevant information från vårdplanen har ej överförsts till journalen innan den gallras. Allt relevant från patient ska journalföras enl lag, oavsett om telefonsamtal el från SOB, samma rutiner kring MVP.