IS/IT-tjänst för privata vårdgivare inom vårdval



MALL V1.0
Instruktion: Planera övergångsrutiner verksamhet




Syfte: En instruktion att följa för att planera arbetet med övergångsrutiner i verksamheten för övergång av gammalt till nytt journalsystem samt övriga IT-system



Datum / Signatur:












Område / Funktion Arbetssätt idag
befintligt Journalsystem
Övergångsrutin Arbetssätt i nya AsynjaVisph Kommentar Ansvarig Rutin klar
Datum
Remisshantering Utgående
Vem remitterar?
När börjar remissen bevakas?
Vem bevakar?
Vem påminner när svar ej kommit?
Inkommande
Vem fördelar?
Vem bedömer?
Vem skickar remissbekräftelse?
Vem skickar remissvar?
Övrigt
Utgående
Lista över remisser utfärdade i tidigare journalsystem.
Hantering av bevakning av remiss.
Hantering av inkommande svar
Säkerställ att svar på röntgenremisser skrivna i tidigare system kommer i pappersform, ej elektroniskt.
Inkommande
Hantering av ej bedömda remisser.
Hantering av ej besvarade remisser.
Fungerar befintlig rutin även fortsättningsvis?


Enhetens arbete

Funktion "Vårt arbete" finns i AsynjaVisph som möjliggör att följa och bevaka vad som finns att hantera på enheten. Viktigt att ha rutin för vems ansvar det är att dagligen bevaka denna funktion.


Bokningar Vem gör bokningar?
Hur kallas patienten?
SMS-påminnelse?
Schemaläggning i gammalt/nytt system?
T o m vilket datum görs bokningen i befintligt system?
Fr o m vilket datum bokas besöken i AsynjaVisph?
Vem för över bokningar?
Vilka ska få SMS-påminnelse?
Fungerar befintlig rutin även fortsättningsvis?


Webtidbok Vem skapar schema/tider? Sista möjliga tiden att boka i befintligt system.
Skapa webbokningsbara tider i AsynjaVisph
Fungerar befintlig rutin även fortsättningsvis?


Kallelselista
Se till att alla som skall kallas från tidigare system är kallade. Funktion som möjliggör att boka men avvakta med att kalla. Kräver ansvarig så att de bokade säkert också blir kallade. Kan användas av enskild medarbetare som då får ta fullt ansvar för sina bokningar.


Väntelista Vilka besök sätts på väntelista?
Vem får sätta upp på Väntelista?
Vem/vilka ansvarar för att väntelisteposter förs över till AsynjaVisph.
Dra ut befintliga väntelistor?
Fungerar befintlig rutin även fortsättningsvis?
Observera att patienten inte finns kvar på väntelistan då den bokas från den utan måste aktivt läggas in på väntelistan igen.



Reservnummer Hur och när skapas reservnummer idag?
Se till att ny rutin fungerar med rutinen för reservnummer i vgr-format.


Lab Vem ordinerar prover?
Vem utför provtagning?
Hur följer man patienten "genom VC" från journalen/tidboken?
Hur hanteras extern provtagning?
Stoppa elektroniska flöden in till befintligt journalsystem.
Bevaka ordinerad provtagning som ännu inte är utförd
Bevaka svar på prover i tidigare journalsystem.
Fungerar befintlig rutin även fortsättningsvis?
Biobank -finns inte att ange i LabCenter.
Finns som blankett.



Kassa Rutiner för fakturering.
Rutiner för kassa-avslut.

Fungerar befintlig rutin även fortsättningsvis?


Skanning Vad skannas?
Vem skannar?

Fungerar befintlig rutin även fortsättningsvis?
Vem vidimerar det som skannats?



Varningar Vem dokumenterar varningar Föra över varningar från befintligt system Varningar/observandum görs i Andreaskorset.
Hänvisning till journaltext.



Signering/vidimering Vem signerar/vidimerar idag All dokumentation måste vara klar och signerad/vidimerad innan tidigare journalsystem sätts i läsläge. Fungerar befintlig rutin även fortsättningsvis?
Finns rutin för att "Dela ut Mitt arbete"?



Avbrottsrutiner Finns det avbrottsrutiner för:
-Bokning
-Kassa
-Dokumentation
-Provtagning
-Recept
-Remiss

Fungerar befintlig rutin även fortsättningsvis?


Läkemedel Vem förskriver läkemedel?
Vem administrerar läkemedel?

Fungerar befintlig rutin även fortsättningsvis?
Status för skrivna recept.
Förskrivaren måste själv bevaka att recepten skickats
Syns i Läkemedelsjournal - Tidigare recept



Läkemedelsfavoriter Finns det läkemedelsfavoriter i journalsystemet? Överför till AsynjaVisph Enheten kan skapa egna läkemedelsfavoriter, men får underhållas lokalt, uppdateras inte vid förändring.
Vårdenhetens inställningar - Läkemedelsfavoriter - Favoriter/Generella direktiv.
Vid administrering av läkemedel enligt generellt direktiv ska man alltid utgå ifrån de skriftliga generella direktiv som finns på enheten.



Automatrader

Finns inte i AsynjaVisph. Delvis motsvarande funktion "Dokument i tidsordning". Observera att inga automatrader skapas vid utskrift. Säkra dokumentationen runt detta.


Viktig anteckning/Gula lappen
Överför informationen till lämpligt ställe. Besluta om var informationen skall finnas.


Symboler eller dyl från tidigare journalsystem
Överför informationen till lämpligt ställe. Besluta om var informationen skall finnas.


Oanmälda patienter Hur hanteras de idag?
Fungerar befintlig rutin även fortsättningsvis?
Förslag är att först boka dem i aktuell kalender för att sedan kvittera dem i kassan.



Diktering/dokumentation Vem dikterar?
Vem skriver ut?
Hur hanteras akuta ärenden?

Fungerar befintlig rutin även fortsättningsvis?


Dokumentation Befintliga sökordsmallar
Framtida sökordsmallar samt definitioner av sökorden finns på Vårdgivarwebben.


BHV-dokumentation

Säkerställ att rutin finns framtagen för att hantera information som manuellt ska föras in av BVC ssk i AsynjaVisph.


Intern kommunikation Hur gör man i befintligt system?
Fungerar befintlig rutin även fortsättningsvis?
Observera att meddelanden i Medelandefunktionen endast kan läsas av den enskilda medarbetaren. Mer patinetsäkert är att kommunicera genom bokningar i kalender eller väntelista då det är möjligt.



Patientlistor Används det i befintligt system
Vem får skapa grupper?
Vem underhåller dem?
Underlättar för att gruppera patienter. Kan användas vid fakturabevakning.
Underlättar vid kallelser till grupp.
Kräver manuella rutiner.



Journalfilter
/Sammanhållen journal


För att nå information från andra enheter kan man öppna journalfilter i AsynjaVisph. Utgångspunkten för VGR´s verksamheter är att patientens samtycke krävs vid varje tillfälle av öppning av journal hos annan vårdgivare. Andra vårdgivare kan ha en annan utgångspunkt och tar själva ansvar för tolkning och hantering.


NPÖ

AsynjaVisph producerar data till NPÖ och Journalen. Informera er personal om att den information som de dokumenterar visas för andra vårdenheter, vårdgivare och patient. Det finns sökord som undantas för visning för patient (Journalen). https://www.vgregion.se/halsa-och-vard/vardgivarwebben/utveckling--uppfoljning/verksamhetsutveckling/projekt/journal-via-natet/rutiner-och-styrande-dokument/




Tidigare journalsystem
Då befintligt journalsystem inte längre används sätt det i "läsläge".
Säkerställ alla elektroniska flöden:
Ex. Ta fram en rutin för Fråga / Svar för de tidigare skickade läkarintygen, Begära papperssvar för labbeställningar etc
Säkerställ att journalkopior fortfarande kan skrivas ut från systemet.
Rutiner för vilka som har behörighet till tidigare journalsystem, rutin för t ex nyamställda.
Vem får skriva ut från tidigare journalsystem?
Hur dokumneteras utskrifter?
Hur loggranskas tidigare journalsystem?



Låsa journal

Det finns en möjlighet att kunna låsa journal vid behov, ex. vid granskningar eller känslig information. Det innebär att en journal låses från personal oavsett behörighet. Krävs myndighetsbeslut.


Spärr av journal

Hänvisa patienten till https://www.1177.se/Vastra-Gotaland/Fakta-och-rad/Mer-om/Sparrning-av-journal-ar-enkelt/
Material i pappersform kan dras ut från sidan och lämnas. Finns även tfn nr för rådgivning till patient.



Patientlogg

Patienten har rätt att begära en utskrift av loggen från journalen.
Via 1177 Vårdguidens e-tjänster eller Telefonservice, 0774 – 44 10 10, kan patienten begära så kallade loggutdrag. Ett loggutdrag visar när någon har läst i patientens journal och vid vilken vårdenhet detta gjorts.



e-tjänste-kort
Endast inloggning med kort i AsynjaVisph.
Se till att all personal har giltigt e-tjänste-kort (kolla giltighetstid) och att koderna till kortet finns och är giltiga.
Tänk på "extern personal".
Fungerar befintlig rutin även fortsättningsvis?
Rutiner för ny personal, bemanningspersonal, förnyelse av kort samt reservkort.



Behörighetshantering

Fungerar befintlig rutin även fortsättningsvis?


Uppdatera läskopia

Läskopia av AsynajVisph finns och används vid allvarliga störningar via centralt beslut.
För att den ska fungera är det av vikt att användare loggar in i läskopian regelbundet. Ingen info finns att läsa men versioner o dyl uppdateras vid inloggning.



Vårdenhetens inställningar
Kan påbörjas efter genomgången Lita-utbildning samt behörighet till AsynjaVisph. Se visningsguider och kontakta införandeteamet vid frågor. Rutiner för underhåll av Vårdenhetens inställningar, t ex vid ny personal.


Personliga inställningar
Gäller "Personliga inställningar", "Kalenderinställningar", "Adobeinställningar..", "Låsa aktivitetsfält...." samt "Inställningar i mätvärde och lablista" (när det är aktuellt). Görs gärna dagarna före driftstart som ett led i driftsättningskontroll. Alla användare gör detta moment. Se lathundar på hemsidan. Förskrivare av läkemedel måste ha aktuell förskrivarkod. Rutin för personliga inställningar för ny personal samt eventuell korrigering, framför allt i kalenderinställningar, beroende på arbetssätt.


"Öva och testa"

AsynjaVisph har en Övningsmiljö som kommer i samma paket som Produktionsmiljön. I denna miljö ska man öva inför driftstart, introducera nya användare, prova arbetssätt osv.


Supportvägar
Gå igenom och utgå från supportbilden. Vilka supportvägar skall man ha på enheten? Ska användarna alltid kontakta superuser först? Ska alla lägga ärenden?