| Checklista - implementering av förändringar - Regionhälsan övergripande (ansvar projektledare/uppdragstagare) Bakgrund: För att skapa effektiva införanden, säkerställa god digital arbetsmiljö och identifiera eventuella risker vid införande av nya IT-system eller uppdateringar av befintliga system. Nedan frågor besvarar mer specifikt innehåll samt vägleder och säkerställer aktuell leverans på förvaltningsövergripande nivå. Här signalerar symbolen och dess kommentarer på ev åtgärder. Var uppmärksam på att minimera röda kryss eller utropstecken för att leveransen ska vara av god kvalitet. *Använd de rader som är relevanta, lägg till rader vid behov. De rader som är markerade med orange är leveranser från övergripande projekt till respektive regionområde. För dessa är det extra viktigt att konsensus råder mellan projekt och RO att leveransen är genomförd på ett fullgott sätt. Ange namn på projektet/förändringen: | | |||||||||||||||||||||||
| Datum: Senast updataterad: 250819 | ||||||||||||||||||||||||
| Område | Frågor att besvara | Länk till mall/ dok. | Status | |||||||||||||||||||||
| Registrering | Är förändringen registrerad i förändringskatalogen? | | ||||||||||||||||||||||
| Ansvariga personer | Är projektledare/kontatkperson utsedd för införandet? | |||||||||||||||||||||||
| Ansvariga personer | Är uppdragsägare utsedd för införandet? | |||||||||||||||||||||||
| Beredning | Är en beredning genomförd och beredningsunderlag upprättat? | Mall beredningsunderlag | ||||||||||||||||||||||
| Syfte/mål | Är syftet med förändringen systemet/funktionen tydligt? | |||||||||||||||||||||||
| Syfte/mål | Är uppdrag/projektmål formulerade? | |||||||||||||||||||||||
| Syfte/mål | Är mätbara effektmål formulerade regionalt/Regionhälsan-övergripande? | |||||||||||||||||||||||
| Projektmetodik | Är direktiv för uppdrag/projekt skapat och dokumentera enlig mall? | Mallar för projekt - Regionhälsan | ||||||||||||||||||||||
| Projektmetodik | Är en genomförandeplan för uppdrag/projekt skapad (litet/mellan/stort) och dokumentera enligt mall? | Mallar för projekt - Regionhälsan | ||||||||||||||||||||||
| Projektmetodik | Är projektgrupp/arbetsgrupp rekryterad? | |||||||||||||||||||||||
| Resurser | Är resursbehovet för införandet identifierat? (Arbetsgrupper, och specifikt utpekade roller) | 23 | ||||||||||||||||||||||
| Systemet | Är systemets funktionalitet beskriven? | |||||||||||||||||||||||
| Systemet | Är eventuella delleveranser av systemet beskrivna/omhändertagna? | |||||||||||||||||||||||
| Systemet | Är ev restaktiviteter/backlog omhändertagen regionalt? | |||||||||||||||||||||||
| Tekniska Beroenden | Är eventuella tekniska beroenden identifierade och omhändertagna? (system, utrustning, medicinteknisk utrustning, patchar etc) | |||||||||||||||||||||||
| Tekniska förberedelser | Är nytt system installerat på lokala datorer? | |||||||||||||||||||||||
| Tekniska förberedelser | Är licenser/behörigheter tilldelade till användarna? | |||||||||||||||||||||||
| Tekniska Beroenden | Är ev justering i andra system/utrustning omhändertaget? (t.ex. nya mallar i AsynjaVisph, programuthopp i Obstetrix etc) | |||||||||||||||||||||||
| Tekniska Beroenden | Är hänsyn tagen till tillgänglighetskrav? (För t ex. syn- och hörselnedsättning) | |||||||||||||||||||||||
| Omvärldsbevakning | Genomgång av lärdomar från tidigare införanden av detta eller liknande system (inom VGR, andra regioner/piloter, slutrapporter etc)? | |||||||||||||||||||||||
| Arbetsmiljö | Är risk- och konsekvensanalys arbetsmiljö regionalt/Regionhälsan-övergripande genomförd? | |||||||||||||||||||||||
| Patientsäkerhet | Är riskanalys patientsäkerhet genomförd regionalt/Regionhälsan-övergripande genomförd? | |||||||||||||||||||||||
| Patientsäkerhet | Är identifierade åtgärder från riskanalys för arbetsmiljö och patientsäkerhet vidtagna? | |||||||||||||||||||||||
| Barnperspektivet | Är en regional barnkonsekvensanalys genomförd? | |||||||||||||||||||||||
| Nyttokalklyl | Är en bedömning gjord angående om en nyttokalkyl skall genomföras i Regionhälsan? | Ineras modell för nyttokalkyler | ||||||||||||||||||||||
| Nyttokalklyl | Är nyttokalkyl (enligt Ineras modell) genomförd regionalt/Regionhälsan-övergripande? | |||||||||||||||||||||||
| Målgrupp | Är personer/professioner som kan komma att påverkas av införandet av systemet/funktioner identifierade? | |||||||||||||||||||||||
| Målgrupp | Är ev framtida systemförvaltare/systemspecialist identifierad/utsedd? | |||||||||||||||||||||||
| Förändringsledning | Är graden av förändrat arbetssätt identifierat? (ex GAP-analys/arbetsfödesgranskning) | |||||||||||||||||||||||
| Förändringsledning | Är förändringsledningsplan framtagen? | |||||||||||||||||||||||
| Förändringsledning | Är förändringsledningsdokument enligt förändringsledningsplan framtaget? | |||||||||||||||||||||||
| Förändringsledning | Finns plan för involvering/delaktighet med slutanvändarna? (förändringsambasadörer, referensgrupp, webinarier etc) | |||||||||||||||||||||||
| Förändringsledning | Definiera förändrade arbetssätt: Börja, Sluta, Fortsätt samt Träna, Kommunicera, Utbilda | Stöd vid införanden och förändringsledning | ||||||||||||||||||||||
| Utbildning | Finns utbildningsplan framtagen? (lämpliga roller, utbildare, förändringsambassadörer, systemkunskap, förändra arbetssätt etc) | |||||||||||||||||||||||
| Utbildning | Är aktuellt utbildningmaterial framtaget och publicerat ? | |||||||||||||||||||||||
| Utbildning | Träningsmiljö, finns möjlighet att träna i “lekstugemiljö”? Gäller även möjlighet att testa nya arbetssätt inte bara teknik. | |||||||||||||||||||||||
| Dokumentation | Är riktlinjer/rutiner/lathundar/checklistor framtagna och publicerade? | |||||||||||||||||||||||
| Dokumentation | Är manuella rutiner framtagna/uppdaterade för akuta/kritiska situationer? | |||||||||||||||||||||||
| Kommunikation | Är kommunikationsplan framtagen? | |||||||||||||||||||||||
| Kommunikation | Är APT-material skapat? | |||||||||||||||||||||||
| Redo för införande | Är tidplanen för införandet lämpligt i föRegionhälsanållande till andra pågående digitaliseringsprojekt inom Regionhälsan? | |||||||||||||||||||||||
| Redo för införande | Är behovet av support identifierat? | |||||||||||||||||||||||
| Redo för införande | Är supportflöden/kontaktvägar säkerställda? (på samtliga nivåer) | |||||||||||||||||||||||
| Redo för införande | Är regional/Regionhälsan-övergripande förvaltningsorganisation skapad? | |||||||||||||||||||||||
| Go Live | Är Regionhälsan redo för införandet/driftstart? | |||||||||||||||||||||||
| Utvärdering | Är metod för uppföljning/utvärdering omhändertagen regionalt/Regionhälsan-övergripande? | |||||||||||||||||||||||
| Utvärdering | Utvärderas projektet/införandet (för att fånga upp ev. brister/fel)? | |||||||||||||||||||||||
| Utvärdering | Är lärdomar från införandet inhämtat? | |||||||||||||||||||||||
| Projektavslut | Är slutrapporten skriven och publicerad? | Mallar för projekt - Regionhälsan | ||||||||||||||||||||||
| Checklista - implementering av förändringar - Regionområdesnivå (ansvarig utvecklingsansvarig) Bakgrund: För att skapa effektiva införanden, säkerställa god digital arbetsmiljö och identifiera eventuella risker vid införande av nya IT-system eller uppdateringar av befintliga system. Nedan frågor besvarar mer specifikt innehåll samt vägleder och säkerställer aktuell leverans på regionområdesnivå. Här signalerar symbolen och dess kommentarer på ev åtgärder. Var uppmärksam på att minimera röda kryss eller utropstecken för att leveransen av ska vara av god kvalitet. *Använd de rader som är relevanta, lägg till rader vid behov. De rader som är markerade med orange är leveranser från övergripande projekt till respektive regionområde. För dessa är det extra viktigt att konsensus råder mellan projekt och RO att leveransen är genomförd på ett fullgott sätt. Ange namn på projektet/förändringen: | |||||||||||||||||||||||||
| Datum: Senast updataterad: 250819 | |||||||||||||||||||||||||
| Område | Frågor att besvara | Länk till mall/ dok. | Status | ||||||||||||||||||||||
| Målgrupp | Är personer/professioner som kan komma att påverkas av det nya eller uppdateradeinförandet systemet/funktioner identifierade? | ||||||||||||||||||||||||
| Projektmetodik | Är lokal arbetsgrupp rekryterad? | ||||||||||||||||||||||||
| Arbetsmiljö | Är åtgärder efter genomförd RoK omhändertagna? (kan behöva göras på verksamhet/enhet) | ||||||||||||||||||||||||
| Patientsäkerhet | Är åtgärder vidtagna utifrån genomförd riskanalys på förvaltningsnivå? | ||||||||||||||||||||||||
| Patientsäkerhet | Är åtgärder vidtagna utifrån genomförd riskanalys lokalt inom regionområdet? (kan behöva göras på verksamhet) | ||||||||||||||||||||||||
| Barnperspektivet | Är åtgärder utifrån att säkerställa barnperspektivet genomförda? | ||||||||||||||||||||||||
| Förberedelser | Skapas delaktighet med slutanvändarna? (hur/när) | ||||||||||||||||||||||||
| Förberedelser | Finns det en lokal införandeplan framtagen? | ||||||||||||||||||||||||
| Förberedelser | Har nyckelpersoner kompetens i förändringsledning? | Utbildning Förändringsledning | |||||||||||||||||||||||
| Förändringsledning | Är graden av förändrat arbetssätt identifierat lokalt inom RO? (ex GAP-analys/arbetsfödesgranskning) | ||||||||||||||||||||||||
| Förändringsledning | Har förändringsledningsdokuments (utifrån förändringsledningsplanen) erhållits från övergripande projekt? | ||||||||||||||||||||||||
| Förändringsledning | Är förändringsledningsdokument anpassade till verksamheterna? (Börja, Sluta, Fortsätt samt Träna, Kommunicera, Utbilda) | ||||||||||||||||||||||||
| Förändringsledning | Är aktiviteter i förändringsledningsplanen genomförda lokalt? | ||||||||||||||||||||||||
| Förändringsledning | Är delaktighet skapad med slutanvändarna? | ||||||||||||||||||||||||
| Tekniska beroenden | Finns rätt tekniska förutsättningar på plats? (Hårdvara, utrymmet, eluttag etc.) | ||||||||||||||||||||||||
| Tekniska förberedelser | Är nytt system installerat på lokala datorer? | ||||||||||||||||||||||||
| Tekniska förberedelser | Är licenser/behörigheter tilldelade till användarna? | ||||||||||||||||||||||||
| Tillgänglighet | Är hänsyn tagen till tillgänglighetskrav? (För t ex. utrustning vid syn- och hörselnedsättning) | ||||||||||||||||||||||||
| Utbildning | Har en utbildningsplanering erhållits från övergripande projekt? | ||||||||||||||||||||||||
| Utbildning | Är utbildningsplanering lokalt anpassad till regionområdet? | ||||||||||||||||||||||||
| Utbildning | Är utbildningsmaterialet lokalt anpassad till regionområdet? | ||||||||||||||||||||||||
| Utbildning | Är utbildningar bokade/tidsatta? | ||||||||||||||||||||||||
| Utbildning | Är utbildning genomförd inom regionområdet? | ||||||||||||||||||||||||
| Dokumentation | Har rutiner/riktlinjer/lathundar/checklistor erhållits från övergripande projekt? | ||||||||||||||||||||||||
| Dokumentation | Är rutiner/riktlinjer/lathundar/checklistor kända inom regionområdet? | ||||||||||||||||||||||||
| Dokumentation | Är manuella rutiner framtagna/uppdaterade för akuta/kritiska situationer? | ||||||||||||||||||||||||
| Kommunikation | Är kommunikationsplanen känd? | ||||||||||||||||||||||||
| Kommunikation | Har APT-material erhållits från övergripande projekt? | ||||||||||||||||||||||||
| Kommunikation | Är APT-material anpassat till verksamheterna? | ||||||||||||||||||||||||
| Redo för införande | Är "Aktivitetslista förberedelser" skapad och känd av cheferna? | Aktivitetslista förberedelser | |||||||||||||||||||||||
| Redo för införande | Är tidplanen för införandet säkerställd inom området/verksamheten? (I vissa fall finnas möjlighet till justering, i dialog med Regionhälsan-övergripande projekt) | ||||||||||||||||||||||||
| Redo för införande | Är manuella rutiner kända? | ||||||||||||||||||||||||
| Redo för införande | Är resurser som krävs från verksamheterna i införandet utsedda? (utbildare, handledare, superusers, administratörer mm) | ||||||||||||||||||||||||
| Redo för införande | Är en övergripande förvaltningsorganisation skapad och känd? | ||||||||||||||||||||||||
| Redo för införande | Är verksamhetsnära supportflöden/kontaktvägar säkerställda? | ||||||||||||||||||||||||
| Go Live | Är regionområdet redo för införandet/driftstart? | ||||||||||||||||||||||||
| Utvärdering | Är lärdomar från införandet inhämtat? (exv betygsättande enkät till RO) | ||||||||||||||||||||||||