| Klassificeringsstruktur | Namn | Bevarande/Gallring | Bevarande- och gallringsbeslut | Registrering/sortering | Förvaring | Arkivmedium | Sekretess | Anmärkning |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Arbetsordning för styrelse/nämnd | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Ett komplement till kommunallagens bestämmelser och det av regionfullmäktige fastställda reglementet. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Bilaga till styrelse-/nämndprotokoll | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Bilagor till protokoll från sammanträde i styrelse/nämnd förvaras tillsammans med protokollet, t.ex. yrkanden och anteckningar. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Delegeringsbeslut | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360/arkivbox | Papper/digitalt | Nej | Avser avrapportering till styrelse/nämnd. Eventuella handunderskrivna delegeringsbeslut arkiveras i pappersform. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Delegeringsordning | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Ett styrande dokument som fastställs av ansvarig nämnd/styrelse och reglerar de uppgifter som nämnden eller styrelsen har lämnat över till en annan funktion att fatta beslut om. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Delegeringsärenden, lista | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Förteckning över förtroendevalda politiker | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet och i förtroendemannaregistret | Public 360/Troman | Digitalt | Nej | Avser förtroendevalda politiker. Förtroendevalda för fackligt arbete, t.ex. skyddsombud, se process 1.6. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Interpellation, fråga | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Fråga från ledamot i regionfullmäktige till ordförande i en nämnd eller styrelse för muntligt och skriftligt svar. Alla ledamöter får delta i debatten om en interpellation. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Kallelse till sammanträde i styrelse/nämnd | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Kungörelse, regionfullmäktige | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 003 | Kronologisk ordning | Nej | Avser annonsunderlag/beställning av kungörelser i lokala tidningar | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Lista över sammanträdespunkter, nämnd och styrelse | Gallras vid inaktualitet som inträffar senast 1 år efter upprättande | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103, pkt A.10 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Detaljerad tidsplanering för enskilda sammanträden. Inaktualitet inträffar efter att handlingar har expedierats och kungjorts. Uppgifter som bevaras finns i protokoll och som protokollsutdrag. OBS beslut om sammanträdestider bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Ljud- och filmupptagning, regionfullmäktiges sammanträden | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Kronologisk ordning | Digitalt | Nej | Upptagningar av ljud- och bildsändningar av regionfullmäktiges sammanträden, som utförs av Västra Götalands närradiodistrikt, ska levereras med överenskommen periodicitet till Regionarkivet. | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Motion | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Måldokument | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Måldokumenten speglar Västra Götalandsregionens huvudsakliga ansvarsområden och fastställs alltid av Regionfullmäktige. De är styrande dokument och kallas vanligtvis för strategier men tillhör handlingstyp ”Måldokument”. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Mötesanteckningar, presidium | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Avser anteckningar från presidiets egna möten. För presidiedialoger se Mötesanteckningar, dialogmöte. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Policy | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | En policy är ett övergripande normerande styrande dokument som gäller hela VGR och som fastställs av Regionfullmäktige. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Protokoll, nämnd/styrelse | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Styrelsers, nämnders och utskotts protokoll. Även protokoll från råd, beredningar och övriga utskott avses. Närvarolistor ingår i protokollet. Ska vara signerade. Digitalt bevarande gäller efter införande av elektronisk underskrift. Vid manuell underskrift (t.ex. vid sekretess) gäller bevarande i pappersform och visningsexemplar i Public 360. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Protokollsutdrag | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Registreras till respektive ärende |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Publicerad kopia av arkiverat protokoll nämnd/styrelse/utskott/beredning | Gallras vid inaktualitet som inträffar efter 15 år | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Handlingstypen används i förekommande fall vid behov av publicering. För arkivexemplar se Protokoll, nämnd/styrelse |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Reglemente | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Ett styrande dokument som reglerar ansvarsområden och arbetsformer för nämnd eller styrelse. Fastställs av Regionfullmäktige. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Regleringsbrev | Bevaras | AN-09363/20, 006 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Tidlista för nämnd-/styrelsemöte | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 104 | Kronologisk ordning | Netpublicator | Digitalt | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Tillkännagivande, protokoll nämnd/styrelse | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Tjänsteutlåtande | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Uppdragshandling | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | En uppdragshandling reglerar uppdraget för en utsedd arbetsgrupp, funktionsgrupp eller motsvarande. Det kan handla om både permanenta och tillfälliga grupper eller uppdragstagare. Ansvarig chef/ uppdragsgivare fastställer. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Uppgiftsområde för utskott och beredningar | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Uppgiftsområde är ett styrande dokument som reglerar beredningarnas och utskottens ansvarsområden och arbetsformer. Fastställs av ansvarig nämnd eller styrelse. Kallades tidigare uppgiftsbeskrivning. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Vision | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Det finns bara en vision och den gäller för hela territoriet Västra Götaland. En övergripande målbild om ett framtida önskvärt tillstånd, framtagen tillsammans med samhällsaktörer i länet. Ett styrande dokument som beslutas av Regionfullmäktige. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Voteringslista | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Voteringslistor ingår i protokollet/bilaga till protokollet och bevaras. Konceptet/underlaget till voteringar gallras när frist för överklagan löpt ut |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Yttrande | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.1 Utföra politiskt ledningsarbete | Ägardirektiv | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Ett styrande dokument som reglerar ansvarsområden och arbetsformer för bolag, en motsvarighet till reglemente för styrelser och nämnder. Fastställs av Regionfullmäktige. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Beslut, dokumentation om | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Dokumenterade beslut och uttalanden (brev, fax, e-post etc.) är en del av ärende och ska bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Bolagsstyrningsrapport | Bevaras | AN-09363/20, 014 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Budget, nämnd/styrelse | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | I VGR utgör budgeten den medellångsiktiga prioriteringen och konkretiseringen av de måldokument och planer som regionfullmäktige har antagit. Budgeten förmedlar vidare den strategiska inriktningen för VGR under den kommande treårsperioden och utgör ett underlag för operativa vägval i den fortsatta planeringsprocessen via uppdrag, detaljbudgetar och verksamhetsplaner. Budgeten är ett styrande dokument. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Budget, sammanställd till regionfullmäktige | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Från respektive myndighet. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Budgetskrivelse | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Budgetunderlag | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Budgetunderlag för hela regionen som tas fram i maj av tjänstemannaorganisationen och beslutas av regionstyrelsen i juni varje år och i november vid valår. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Delårsrapport | Bevaras | AN-09363/20, 014 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Detaljanvisning budget | Bevaras | AN-09363/20, 014 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Kommer från Koncernkontoret och innehåller regiongemensamma riktlinjer för detaljbudget. Beslutas i regionstyrelsen i juni varje år. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Detaljbudget, koncern | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Fastställd detaljbudget bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Detaljbudget, nämnd/styrelse | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Fastställd detaljbudget bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Detaljbudget, verksamhet | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Fastställd detaljbudget bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Enkätsvar | Vid inaktualitet som inträffar senast 2 år efter genomförd undersökning | AN 394/1572, 2015-11-25 § 103 , Pkt A 10 | Metadata | Forms/EsMaker | Digitalt | Nej | Avser svar på olika typer av enkätundersökningar. För medarbetarundersökning, se P 1.7. För enkätundersökning, sammanställning, se P 1.2. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Enkätundersökning, sammanställning | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Avser t.ex. kundundersökning, användarundersökning. För medarbetarundersökning, se 1.7. Sammanställningar av enkätsvar kan även ingå som del i en rapport, årsredovisning eller liknande. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Internt beslutsunderlag | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Mallen "Internt beslutsunderlag" används för ställningstaganden inom en gruppering som underlag till diskussion under möte i exempelvis ledningsgrupper, styrgrupper och koncernövergripande grupper och hanteras tillsammans med gruppens övriga dokumentation. Underlaget kan senare skrivas om till eller bifogas verkställighetsbeslut eller delegeringsbeslut i Public 360 om behov av ett formellt beslut uppstår. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Investeringsplan | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Fastställd investeringsbudget inklusive års-/flerårsplaner, motiveringar och förslag bevaras på samtliga nivåer i rapporteringsstrukturen |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Kallelse med dagordning | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Kallelser, dagordningar, föredragningslistor mm som används som register/innehållsförteckning till protokoll bevaras och förvaras tillsammans med protokoll |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Kompetensförsörjningsplan | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser förvaltningens övergripande plan |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Kompetensutvecklingsplan | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser förvaltningens övergripande plan |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Koncernredovisning | Bevaras | AN-09363/20, 014 | Registreras i ekonomisystemet | Cognos Controller | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Mål- och inriktningsdokument | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Månadskommentar | 2 år efter utgången av räkenskapsårets slut. | AN-09363/20, 016 | Registreras i diariet | Plan & Styr/SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Förvaltningarnas månadskommentar till Koncernkontoret i Plan och styr. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Patientsäkerhetsberättelse | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Planeringsunderlag till budget | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | En treårsplan som tas fram i februari varje år vid Koncernkontoret och skickas till alla förvaltningar. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Prioriteringsdokument | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Ett dokument som beskriver uppdrag och prioritering av uppgifter för en verksamhet/enhet. Kallas även prioriteringsordning. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Remiss | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Den som ska fatta beslut i ett ärende har ansvar för att ärendet blir tillräckligt utrett. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Remissvar | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Resultat av utförd mätning och provtagning | Gallras efter 5 år | AN-6140/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Avser t.ex. vattenprovtagning, matsvinn m.m. Se även 1.4 Utveckla verksamheten - Sammanställning, rapport och statistik samt Uttag som är underlag för statistik. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Sammanställning, rapport och statistik | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Bevaras om den inte ingår i verksamhetsberättelse eller liknande |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Tid- och aktivitetsplan | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Lista över aktiviteter som ska utföras, med tid och ansvarig. Uppdateras löpande. Upprättad aktivitetsplan kan gallras efter två år. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Tjänsteanteckning | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Uppgifter som hämtas in på annat sätt än genom en handling och som kan ha betydelse för ärendet ska antecknas och bevaras. Anteckningar som ej tillför sakuppgift eller som i övrigt är av tillfällig eller ringa betydelse kan rensas när ärendet avslutats |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Tjänsteutlåtande | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Uppdragshandling | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | En uppdragshandling reglerar uppdraget för en utsedd arbetsgrupp, funktionsgrupp eller motsvarande. Det kan handla om både permanenta och tillfälliga grupper eller uppdragstagare. Ansvarig chef/ uppdragsgivare fastställer. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Uppföljning av mål | Bevaras | AN-6140/17, 001 | Metadata | Plan & Styr/SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Utredning | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Ingår som underlag till beslut |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Verksamhetsberättelse | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Tryckt exemplar hanteras under 2.10. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Verksamhetsplan | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Innehåller beskrivning av mål och planering för året och kan förekomma på olika nivåer i förvaltningsorganisationen. Tas fram i Plan & styr. Färdig utgåva exporteras ut och registreras i diariet. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Verkställighetsbeslut | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Årsbokslut | Bevaras | AN-09363/20, 014 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Inkluderar resultat- och balansräkning med beslutsdokumentation och huvudboksammandrag |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Årsrapport | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Årsrapport till styrelse/nämnd från person som fått en uppgift delegerad till sig, t.ex. arkivansvarig, dataskyddsombud, miljöansvarig etc. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten | Årsredovisning | Bevaras | AN-09363/20, 014 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Inklusive specifikation och noter till årsredovisningen. Noterna sparas inte separat. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Arbetsordning, operativ karaktär | Vid inaktualitet som infaller senast 2 år efter upprättande | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | För arbetsordning styrelse/nämnd se 1.1 |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Arkivorganisation, beskrivning | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Befattningsbeskrivning, generell | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Individuella befattningsbeskrivningar hanteras under 2.1.2 Hantera anställning. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Beskrivning över arbetsuppgifter | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Arbetsbeskrivning som detaljerat beskriver olika arbetsuppgifter som ska utföras på bl.a. individnivå, stationsnivå, arbetsplatsnivå, teamnivå. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Beslut | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Beslut om arkivorganisation | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Dokumentation av det systematiska brandskyddsarbetet SBA | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Revideras årligen och vid eventuella förändringar. Checklistor för det systematiska brandskyddsarbetet hanteras under 1.5. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Dokumentmall | Vid inaktualitet som inträffar senast 5 år efter upprättande | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Avser egenproducerade mallar för olika sorters dokument och blanketter. Dokumentmallar som redan ingår i ett system ska hanteras i det system där de skapas och används. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Funktionsbeskrivning | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | En funktionsbeskrivning reglerar ansvarsområde och arbetsuppgifter för en utpekad funktion. Det finns tre olika typer av funktionsbeskrivningar: regional funktionsbeskrivning exempelvis chefläkare, tjänsteägare/processägare funktionsbeskrivning för koncernstabs- och koncernavdelningschef på Koncernkontoret, samt funktionsbeskrivning på förvaltningsnivå som vanligtvis fastställs av förvaltningschefen. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Informationshanteringsplan | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser myndighetens beslutade informationshanteringsplan. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Instruktion till förvaltningschef | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Instruktion till förvaltningschef eller annan utpekad tjänsteperson från styrelse/nämnd. Ett styrande dokument från ansvarig styrelse eller nämnd. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Intern revisionsrapport, sammanställning | 2 år efter upprättande | AN-06138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Sammanställningar av intern revisionsrapport som görs inför ledningens genomgång vid intern revision. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Kallelse med dagordning | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Klassificeringsstruktur | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser myndighetens beslutade klassificeringsstruktur |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Lathund | Vid inaktualitet, 5 år efter upprättande | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Användarhandledningar, lathundar och manualer för IS/IT-system hanteras under 2.8.2 |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Mötesanteckningar av betydelse | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Uppgifter av strategisk och taktisk karaktär som dokumenterar beslut och ställningstaganden av större och långvarig betydelse för verksamheten. OBS, det finns specifika handlingstyper som ska användas som mötesanteckningar för presidium, förvaltningsledning, ledningsgrupp, styrgrupp, funktionsgrupp, projektstyrgrupp och dialogmöte. Notera att samma handlingstyp ska användas för samtliga mötesanteckningar från samma gruppering. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Mötesanteckningar av ringa eller tillfällig betydelse | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Uppgifter av operativ karaktär som inte dokumenterar beslut och uttalanden av betydelse för verksamheten. Gäller t.ex. stödgrupperingar, arbetsgrupper och undergrupper vars resultat redovisas i andra grupperingars mötesanteckningar av betydelse. Eventuellt resultat av mötet dokumenteras på annat sätt, t.ex. i en rapport. Notera att samma handlingstyp ska användas för samtliga mötesanteckningar från samma gruppering. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Mötesanteckningar, förvaltningsledning | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Mötesanteckningar, ledningsgrupp | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Mötesanteckningar, styrgrupp/funktionsgrupp | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Avser koncern- eller förvaltningsövergripande grupper som ingår i ledning och styrning. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Organisationsdiagram | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Ett organisationsdiagram/organisationsschema/organisationskarta/organisationsstruktur är ett styrande dokument som innehåller bild som beskriver hur en organisatorisk enhet ser ut. Kan fastställas av förvaltningschef eller ansvarig chef för den enhet som beskrivs. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Plan | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Beskriver konkret hur mål ska uppnås ifråga om genomförande, delmål och organisering. Det finns planer på kort och lång sikt. Olika typer av planer kan vara handlingsplan och projektplan. En strategi är också en typ av plan. Planer kan fastställas av nämnd/styrelse eller av ansvarig tjänsteperson. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Presentationsbilder av betydelse | Bevaras | AN-5947/17, 004 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Presentationsbilder som ingår i kurser/motsvarande i egen regi eller i samverkan bevaras tillsammans med övrigt utbildningsmaterial. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Presentationsbilder av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet som inträffar senast 2 år efter upprättande | AN 394/15 72, 2015-11-25, A.6 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Presentationsbilder enbart till stöd för presentationer gallras vid inaktualitet. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Processkarta med beskrivning | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Underlag till processkartläggningen kan gallras när slutlig överenskommen process finns färdig |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Riktlinje | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Beskriver arbetsfördelning, tillvägagångssätt och ansvarsfördelning inom ett specifikt, avgränsat område. Avser politiskt beslutade riktlinjer. Upprättas till mellanarkivet via SOFIA STYR-samarbetsyta |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Riktlinje verkställighet | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Beskriver tillvägagångssätt och ansvarsfördelning inom ett specifikt, avgränsat område. Riktlinjer är vanligtvis mer övergripande och rutiner på en mer detaljerad nivå. Riktlinje verkställighet beslutas av tjänsteperson. Upprättas till mellanarkivet via SOFIA STYR-samarbetsyta |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Riskanalys | Bevaras | AN-6017/17, 004, AN-6138/17, 001, AN-6139/17, 005, AN-09158/19, 002 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Övergripande säkerhetsfrågor inom arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Handlingar kring fysisk säkerhet redovisas under 2.9.2 "Hantera fysisk säkerhet och skalskydd" och informationssäkerhet under 2.14. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Rutin | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Beskriver arbetsfördelning, tillvägagångssätt och ansvarsfördelning inom ett specifikt, avgränsat område. Riktlinjer är vanligtvis mer övergripande och rutiner på en mer detaljerad nivå. Upprättas till mellanarkivet via SOFIA STYR-samarbetsyta |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | TIB-logg | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Kronologisk ordning | Digitalt | Ja | Tjänsteman i beredskap (TIB) för en logglista över händelser som kan påverka verksamheten. Sammanställning görs i årsrapport från TIB. | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.3 Utföra internt ledningsarbete | Tillämpningsanvisning | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.4 Utveckla verksamheten | Avtal, överenskommelse | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09363/20, 006 | Registreras i diariet | Diarieakt/Public 360 | Papper/digitalt | Nej | Elektroniskt underskrivna avtal och överenskommelser arkiveras i original i digital form. Fysiskt underskrivna avtal och överenskommelser bevaras i original i pappersform. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.4 Utveckla verksamheten | Beslut | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.4 Utveckla verksamheten | Checklista | Vid inaktualitet som inträffar senast 5 år efter upprättande | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | T.ex. checklista för ny och förändrad verksamhet. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.4 Utveckla verksamheten | Delrapport | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Projekthandlingar avseende myndighetsgemensamma projekt |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.4 Utveckla verksamheten | Förbättringsförslag från medarbetare | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 005 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Förbättringsförslag från medarbetare kan gallras vid inaktualitet efter att ha behandlats. Dokumenteras i mötesanteckningar eller nya rutiner eller liknande. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.4 Utveckla verksamheten | Förstudierapport | Bevaras | AN-09158/19, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Förstudierapport från genomförd förstudie. Innehåller utredning och analys inför ett tilltänkt projekt eller uppdrag. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.4 Utveckla verksamheten | Kallelse med dagordning | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.4 Utveckla verksamheten | Kommunikationsplan | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.4 Utveckla verksamheten | Mötesanteckningar av ringa eller tillfällig betydelse | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Uppgifter av operativ karaktär som inte dokumenterar beslut och uttalanden av betydelse för verksamheten. Gäller t.ex. stödgrupperingar, arbetsgrupper och undergrupper vars resultat redovisas i andra grupperingars mötesanteckningar av betydelse. Eventuellt resultat av mötet dokumenteras på annat sätt, t.ex. i en rapport. Notera att samma handlingstyp ska användas för samtliga mötesanteckningar från samma gruppering. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.4 Utveckla verksamheten | Mötesanteckningar, projektstyrgrupp | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.4 Utveckla verksamheten | Presentationsbilder av betydelse | Bevaras | AN-5947/17, 004 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Presentationsbilder som ingår i kurser/motsvarande i egen regi eller i samverkan bevaras tillsammans med övrigt utbildningsmaterial. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.4 Utveckla verksamheten | Presentationsbilder av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet som inträffar senast 2 år efter upprättande | AN 394/15 72, 2015-11-25, A.6 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Presentationsbilder enbart till stöd för presentationer gallras vid inaktualitet. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.4 Utveckla verksamheten | Programplan | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Projekthandlingar avseende myndighetsgemensamma projekt |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.4 Utveckla verksamheten | Projektdirektiv | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09158/19, 001, AN-6017/17, 005 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.4 Utveckla verksamheten | Projektorganisation | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Organisationsplan för projektet |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.4 Utveckla verksamheten | Projektplan | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09158/19, 001, AN-6017/17, 005 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.4 Utveckla verksamheten | Riskanalys | Bevaras | AN-6017/17, 004, AN-6138/17, 001, AN-6139/17, 005, AN-09158/19, 002 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja | Risk- och sårbarhetsanalys, risk och konsekvensanalys, risker och möjligheter etc. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.4 Utveckla verksamheten | Sammanställning, rapport och statistik | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Bevaras om den inte ingår i verksamhetsberättelse eller liknande |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.4 Utveckla verksamheten | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.4 Utveckla verksamheten | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.4 Utveckla verksamheten | Slutrapport | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09158/19, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.4 Utveckla verksamheten | Slutrapport, projekt | Bevaras | AN-09158/19, 001, AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.4 Utveckla verksamheten | Tid- och aktivitetsplan | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Projekthandlingar avseende myndighetsgemensamma projekt |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.4 Utveckla verksamheten | Uppdragsavtal | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.4 Utveckla verksamheten | Uppdragshandling | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | En uppdragshandling reglerar uppdraget för en utsedd arbetsgrupp, funktionsgrupp eller motsvarande. Det kan handla om både permanenta och tillfälliga grupper eller uppdragstagare. Ansvarig chef/ uppdragsgivare fastställer. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.4 Utveckla verksamheten | Uttag som är underlag till statistik | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Underlag för statistik, ej bearbetningsbar och/eller av kortvarig betydelse |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.4 Utveckla verksamheten | Utvärdering av projekt | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Kan ingå i slutrapport eller delrapport |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.5 Hantera revision och granskning | Dokumentation av vidtagna korrigerade åtgärder, för att släcka avvikelser vid revision | Bevaras | AN-6140/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | ISO 14001:2004 4.5.5 |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.5 Hantera revision och granskning | Inspektionsprotokoll | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Handlingar i en myndighets eget tillsynsuppdrag hanteras i berörd process. Avser inspektion från t.ex. Arbetsmiljöverket, IVO, Regionarkivet och utgör en inkommande handling. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.5 Hantera revision och granskning | Internkontrollplan | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.5 Hantera revision och granskning | Internrevisionsplan | Bevaras | AN-6140/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Detaljplanering för enskild revision. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.5 Hantera revision och granskning | Revisionsberättelse, styrelse/nämnd | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.5 Hantera revision och granskning | Revisionsplan, extern | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.5 Hantera revision och granskning | Revisionsprogram | Bevaras | AN-6140/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Långsiktig planering för revision. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.5 Hantera revision och granskning | Revisionsrapport | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser extern revision på alla nivåer och sammanfattande rapporter om intern revison på övergripande förvaltningsnivå, inklusive revisionsavvikelser. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.5 Hantera revision och granskning | Revisionsrapport, intern enskild | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Internrevision och egengranskning på exempelvis kvalitet, miljö, säkerhet och arbetsmiljö på del av verksamheten. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.5 Hantera revision och granskning | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.5 Hantera revision och granskning | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.5 Hantera revision och granskning | Tillsynsprotokoll | 10 år efter upprättande | AN-6138/17, 006 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Tillsyn av räddningstjänstens utförare utmynnar i ett protokoll som verksamheten får. Handlingar som rör övergripande dokumentation av det systematiska brandskyddsarbetet hanteras under 1.3 |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.5 Hantera revision och granskning | Tillsynsrapport | Bevaras | AN-6140/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser tillsynsrapporter från extern part som bedriver tillsyn över verksamheten. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare | Anmälan av skyddsombud | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Gäller även avanmälan av skyddsombud |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare | Avanmälan av förtroendevald | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | Gallras när informationen förts över till Förteckning över förtroendevalda. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare | Förhandlingsprotokoll | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser t.ex. löneöversyn, MBL, tvisteförhandling m.m. inklusive förhandlingsunderlag. Förhandlingsprotokoll i specifika personalärenden hanteras i 2.1.2 Hantera anställning. Digitalt bevarande förutsätter digital hantering i hela flödet inklusive digital signatur i Public 360. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare | Förteckning över fackligt förtroendevalda | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-18, A.10 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare | Kallelse med dagordning | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare | Kollektivavtal | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare | Lönekriterier | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare | Mötesanteckningar av ringa eller tillfällig betydelse | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Uppgifter av operativ karaktär som inte dokumenterar beslut och uttalanden av betydelse för verksamheten. Gäller t.ex. stödgrupperingar, arbetsgrupper och undergrupper vars resultat redovisas i andra grupperingars mötesanteckningar av betydelse. Eventuellt resultat av mötet dokumenteras på annat sätt, t.ex. i en rapport. Notera att samma handlingstyp ska användas för samtliga mötesanteckningar från samma gruppering. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare | Mötesanteckningar, APT/APM | 5 år efter upprättande | AN-6138/17, 004 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Arbetsplatsträff (APT) eller Arbetsplatsmöte (APM) |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare | Protokoll, facklig samverkan | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Lokal samverkansgrupp (LSG), Områdets samverkansgrupp (OSG), Central samverkansgrupp (CSG), Förvaltningssamverkansgrupp (FSG). Förhandlingsprotokoll kring specifika personärenden hanteras under 2.1.2 Hantera anställning. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare | Samverkansavtal | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Diarieakt | Papper | Nej | Även förvaltningsspecifika avtal och anvisningar. Avser både centrala och lokala samverkansavtal. Visningsexemplar ska sparas i Public 360. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete | Arbetsmiljöutredning | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | T.ex. utredningar av extern konsult om t.ex. teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden, inomhusmiljö, ventilation etc |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete | Dokumentation om systematiskt arbetsmiljöarbete | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Myndighetsspecifik information bevaras, t.ex. organisation och delegation av arbetsmiljöuppgifter. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete | Enkätsvar per individ | Vid inaktualitet efter att sammanställning har gjorts | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Personnummer | MAPS | Digitalt | Ja, OSL 39 kap 1-3 §§ | Individuella enkätsvar från medarbetarenkät, avgångsenkät, temperaturmätningar och andra underlag gallras vid inaktualitet efter sammanställning. Sekretess bedöms efter innehåll. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete | Handlingsplan/Handlingsprogram | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | T.ex. krishanteringsplan, handlingsplan mot kränkningar |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete | Instruktioner för allvarliga risker | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Enligt SAM (Systematiskt arbetsmiljöarbete) ska det finnas skriftliga instruktioner för de arbetsuppgifter som medför allvarliga risker. Instruktioner för allvarliga risker |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete | Protokoll, hälso- och arbetsmiljökommitté | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | HAMK (hälso- och arbetsmiljökommitté) är en del i det systematiska hälso- och arbetsmiljöarbetet. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete | Risk- och konsekvensbedömning, arbetsmiljö | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Checklista för arbetsmiljöbedömning vid verksamhets- och organisationsförändring – konsekvensanalys och riskbedömning, KARB. Kan också kallas risk- och konsekvensanalys. Görs i samband med organisationsförändringar, vårdplatsförändringar och andra förändringar som påverkar arbetsmiljön. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete | Sammanställning, medarbetarenkät förvaltningsnivå | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Sammanställning av svar från medarbetarenkät, förvaltningens övergripande resultat. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete | Sammanställning, medarbetarenkät, delnivå | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Sammanställning av svar från medarbetarenkäter, temperaturmätningar och liknande, på delnivå (områdes-, verksamhets-, avdelnings-, enhetsnivå) i organisationen. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete | Skyddsföreskrift | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.8 Besvara remisser och enkäter | Enkätsvar från verksamheten/myndigheten | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser besvarande av enkäter av betydelse som utgör verksamhetens eller myndighetens officiella svar. Individuella enkätsvar från medarbetare och enkätsvar gällande medarbetarenkät hanteras under 1.7. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.8 Besvara remisser och enkäter | Remiss | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Myndighetens egna remisser hanteras i berörd process. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.8 Besvara remisser och enkäter | Remissvar | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Myndighetens egna remisser hanteras i berörd process. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.8 Besvara remisser och enkäter | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.8 Besvara remisser och enkäter | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål | Händelseanalys | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Händelseanalys kan även hanteras i kärnprocess som innefattar hantering av avvikelser och klagomål. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål | Sammanställning, rapport och statistik | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Bevaras om den inte ingår i verksamhetsberättelse eller liknande |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. Se vidare Avvikelserapport under 1.9. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål | Svar på synpunkter, klagomål | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet eller i avvikelsehanteringssystemet | Public 360/MedControl | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål | Synpunkter, klagomål | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet eller i avvikelsehanteringssystemet | Public 360/MedControl | Digitalt | Nej | Klagomål av mer precis karaktär redovisas i berörd process. Se regional rutin för diarieföring. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål | Uttag som är underlag till statistik | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Underlag för statistik, ej bearbetningsbar och/eller av kortvarig betydelse |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.10 Samverka med andra organisationer | Avtal, överenskommelse | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09363/20, 006 | Registreras i diariet | Diarieakt/Public 360 | Papper/digitalt | Nej | Elektroniskt underskrivna avtal och överenskommelser arkiveras i original i digital form. Fysiskt underskrivna avtal och överenskommelser bevaras i original i pappersform. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.10 Samverka med andra organisationer | Jävsdeklaration | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Deklaration för bedömning av jäv, intressekonflikter och andra bindningar för experter/uppdragstagare med uppdrag inom Västra Götalandsregionen (VGR) |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.10 Samverka med andra organisationer | Kallelse med dagordning | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Avser kallelse till t.ex. nationella nätverk eller möten med andra organisationer. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.10 Samverka med andra organisationer | Mötesanteckningar av betydelse | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Uppgifter av strategisk och taktisk karaktär som dokumenterar beslut och ställningstaganden av större och långvarig betydelse för verksamheten. OBS, det finns specifika handlingstyper som ska användas som mötesanteckningar för presidium, förvaltningsledning, ledningsgrupp, styrgrupp, funktionsgrupp, projektstyrgrupp och dialogmöte. Notera att samma handlingstyp ska användas för samtliga mötesanteckningar från samma gruppering. Avser mötesanteckningar som upprättas inom den egna myndigheten. Mötesanteckningar som inkommer från andra organisationer registreras som skrivelse i ärende. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.10 Samverka med andra organisationer | Mötesanteckningar av ringa eller tillfällig betydelse | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Uppgifter av operativ karaktär som inte dokumenterar beslut och uttalanden av betydelse för verksamheten. Gäller t.ex. stödgrupperingar, arbetsgrupper och undergrupper vars resultat redovisas i andra grupperingars mötesanteckningar av betydelse. Eventuellt resultat av mötet dokumenteras på annat sätt, t.ex. i en rapport. Notera att samma handlingstyp ska användas för samtliga mötesanteckningar från samma gruppering. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.10 Samverka med andra organisationer | Mötesanteckningar, dialogmöte | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Mötesanteckningar från presidiedialoger |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.10 Samverka med andra organisationer | Organisationsanalys | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Förekommer i arbetet med att förmedla bistånd i form av materialbistånd. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.10 Samverka med andra organisationer | Positionsskrivelse | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse, PM eller liknande där den egna organisationen/del av organisationen inom VGR beskriver sin ståndpunkt i en viss fråga. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.10 Samverka med andra organisationer | Projekthandling från samverkansprojekt | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.10 Samverka med andra organisationer | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.10 Samverka med andra organisationer | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.10 Samverka med andra organisationer | Tackbrev | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.10 Samverka med andra organisationer | Uppföljningsrapport | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/1 Styra, planera och följa upp/1.10 Samverka med andra organisationer | Årsrapport | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Anmälan om anspråk på företrädesrätt enligt LAS 25-27 §§ | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Annons | Bevaras | AN-6343/17, 005 | Ärendenummerordning | Varbi | Digitalt | Nej | Publicerad annons för den utannonserade tjänsten, med krav på kvalifikationer och egenskaper. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Anställningsavtal, underlag | 2 år efter upprättande | AN-6343/17, 002 | Personnummerordning | Barium | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Anställningsprövning, blankett | 2 år efter upprättande | AN-6343/17, 002 | Hos chef | Nej | Avser ansökan, motivering och beslut om anställningsprövning. | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Ansökan om praktikplats, ej erhållen plats | 2 år efter tillsättningsbeslut eller ankomst | AN-06343/17, 003 | Nej | Avser ansökningar från sökande som inte fick praktikplatsen, återtagna ansökningar eller ansökningar till platser som dragits tillbaka. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Ansökan om praktikplats, erhållen plats | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser ansökan från praktikant som erhållit praktikplats. Praktikplats som innebär anställning hanteras som ansökan, erhållen tjänst. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Ansökan, ej erhållen tjänst | 2 år efter tillsättningsbeslut | AN-6343/17, 003 | Ärendenummerordning/personnummerordning | Varbi | Digitalt | Nej | Avser ansökningar från sökande som inte fick tjänsten, återtagna ansökningar eller ansökningar till tjänster som dragits tillbaka. De flesta ansökningar läggs in i systemet av den sökande själv, men det inkommer även ansökningar från rekryteringsföretag och spontana ansökningar per post eller e-post. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Ansökan, erhållen tjänst | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Registreras i Varbi/Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Nej | De flesta ansökningar läggs in i systemet av den sökande själv, men det inkommer även ansökningar från rekryteringsföretag och spontana ansökningar per post eller e-post. Äldre personalhandlingar förvaras delvis i pappersform. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Ansökan, spontan, ej erhållen tjänst | Vid inaktualitet efter avslag vilket inträffar senast efter 2 år | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Metadata | Varbi | Digitalt | Nej | Vid anställning bevaras ansökan, se 2.1.1 Ansökan, erhållen tjänst. Om tillsättning inte sker gallras ansökan 2 år från ankomst. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Beslut om arbetstillstånd | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Arbetsgivaren ansöker om arbetstillstånd vid rekrytering av personer från tredje land och får ett beslut från Migrationsverket. De första två åren är arbetstillståndet knutet till tjänst och arbetsgivare. Efter dessa två år ansöker man för arbetstillstånd för ytterligare 2 år och efter 4 år kan det bli beviljat permanent arbetstillstånd. När vi anställer personal från tredje land ska alltid en kontroll göras om personen har ett aktuellt arbetstillstånd. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Beslut om behörighet för tjänstgöring i Sverige | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Till exempel beslut från Socialstyrelsen om att få göra allmäntjänstgöring i Sverige. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Beslut om tillsättning | 2 år efter beslut | AN-6343/17, 002 | Ärendenummerordning/Personnummerordning | Varbi | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Tillsättningsbeslut i rekryteringssystemet gallras efter 2 år. Beslutet att anställa dokumenteras genom anställningsavtalet. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Beslut om uppehållskort | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Beslut om uppehållskort fattas av Migrationsverket och skickas till arbetsgivaren. Beslutet är tidsbegränsat.. Uppehållstillståndskortet tilhör den anställde och skickas inte in till myndigheten. Det utfärdas om personen vistas i Sverige mer än tre månader |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Betyg | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Betyg från universitet, högskola, yrkeshögskola eller annan relevant utbildning som följer med ansökan. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | CV | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Meritförteckning, Curriculum Vitae (CV). |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Dokumentation av tester | 2 år efter tillsättningsbeslut | AN-394/15 72, 2015-11-25, A.6 | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Hälsodeklaration, ej erhållen tjänst | 2 år efter tillsättningsbeslut | AN-6343/17, 003 | Ärendenummerordning/personnummerordning | Varbi | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Om hälsodeklaration lämnas bevaras den i personalakt för den som fått tjänsten. Hälsodeklaration från övriga kandidater gallras efter två år |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Hälsodeklaration, erhållen tjänst | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Om hälsodeklaration lämnas bevaras den i personalakt för den som fått tjänsten. Hälsodeklaration från övriga kandidater gallras efter två år |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Intyg | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Intyg från till exempel tidigare arbetsgivare eller kurser som följer med ansökan. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Kontrollista, ej erhållen tjänst | 2 år efter tillsättningsbeslut | AN-394/15 72, 2015-11-19 | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Lista som dokumenterar att erforderliga kontroller har genomförts innan eventuell anställning | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Kravspecifikation för tjänst | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-18, A.10 | Nej | Underlag för krav och ansvarsprofil gallras vid inaktualitet om annonsen redovisar de kvalifikationer och egenskaper som krävs för den utannonserade tjänsten. I annat fall gäller bevarande. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Referenstagning, frågor och svar | 2 år efter tillsättningsbeslut | AN-6343/17, 003 | Metadata | Refapp/SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap. 1-3§§ OSL | Vid skriftlig referenstagning skriver den som lämnar referenser svar på frågor i referenshanteringssystemet och det blir en inkommande handling. Vid muntlig referenstagning dokumenterar den som ställer frågorna. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Registerutdrag från Socialstyrelsen, IVO eller HSAN, ej erhållen tjänst | 2 år efter tillsättningsbeslut | AN-6343/17, 003 | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Dokumentation rörande enskild anställd från Socialstyrelsen (HOSP), Inspektionen för vård och omsorg (IVO) eller Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd (HSAN) | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Registerutdrag från Socialstyrelsen, IVO eller HSAN, erhållen tjänst | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Dokumentation rörande enskild anställd från Socialstyrelsen (HOSP), Inspektionen för vård och omsorg (IVO) eller Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd (HSAN) |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Sökandeförteckning | Bevaras | AN-6343/17, 005 | Nummerordning | Varbi | Digitalt | Nej | Avser även lista över utvalda sökande hos rekryteringsföretag |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Tjänstgöringsbetyg | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Betyg från tidigare arbetsgivare, innehållande omdöme, som följer med ansökan. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.1 Rekrytera | Yrkeslegitimation, intyg | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Utfärdas av Socialstyrelsen. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Anmälan om bisyssla | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Barium | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Anställningsavtal | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Här ingår ändringsmeddelande gällande anställning. Gäller även timanställning, visstidsanställning, vikariat, säsongsarbete och provanställning. Adress och personnummer omfattas av sekretess för personal inom hälso- och sjukvård. Se även Anställningsförordnande. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Anställningsförordnande | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Till exempel chefsavtal. Förordnandet skrivs på begränsad tid. Jämför Anställningsavtal. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Ansökan om särskilt förordnande att utöva läkaryrket för icke legitimerade läkare | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Handling sänds till Socialstyrelsen som sänder tillbaka handlingen med ifyllt beslut. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Ansökan om undantag från alkoholfri policy vid representation | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Enligt riktlinje för representation. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Ansökan om undantag från kravet i 39 § LPT och 23 § LRV på specialistkompetens | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Arbetsgivarintyg från Löneservice | Vid inaktualitet som inträffar efter att handlingen har skickats | AN-394/15 72, 2015-11-18, A.6 | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Arbetsgivarintyg utfärdas på begäran av Löneservice. Innehåller arbetade timmar och inkomst de senaste 12 månaderna. Förväxla inte med betyg, som är av utvärderande karaktär, eller arbetsgivarintyg från andra arbetsgivare som hanteras i 2.1.1. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Avstående av rätt till tillsvidareanställning | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Nej | Ingår i ett ärende inom LAS-processen, där handlingar diarieförs. Originalet förvaras i personalakten. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Avsägelse, förtroendevald | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avsägelser från förtroendevalda. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Befattningsbeskrivning, individuell | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Generella befattningsbeskrivningar hanteras under 1.3 Utföra internt ledningsarbete. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Begäran om förlängd företrädesrätt | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Beslut om bisyssla | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Barium och Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Beslut om ej tillåten eller tillåten bisyssla. Kopia av beslutet i Barium läggs i personalakten |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Beslut om undantag från kravet i 39 § LPT och 23 § LRV på specialistkompetens | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Inkommer från Socialstyrelsen. Kopia på beslut läggs i personalakten. Även avslagsbeslut läggs i akten. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Bevakningslista, LAS | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.6 | Personnummerordning | Heroma | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Uppdateras löpande, skapas endast på begäran och bygger på uppgifter i lönesystemet. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Checklista vid anställning och arbetsplatsintroduktion | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.6 | Hos chef | Nej | Avser ifylld checklista. Gallras senast när anställningen upphör. | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Checklista vid avslut av anställning | Vid inaktualitet som infaller senast 1 år efter upprättande | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.6 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Avser ifylld checklista. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Checklista, dokumentation av utförda kontroller | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Dokumentation om att kontroll är utförd, inklusive datum. Avser kontroll av originalintyg/betyg, kontroll i belastnings- och misstankeregistret, kontroll av legitimation, kontroll av bisyssla, kontroll av körkort etc. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Delegering av arbetsuppgift | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Delegering av arbetsuppgift från chef till underställd chef eller till medarbetare exempelvis avseende loggranskning, miljöuppgifter eller andra uppgifter. Skrivs ofta under av båda parter för en viss period, samt vid återtagande. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Disciplinärende, handlingar i | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - 39 kap 1- 3 § OSL | Till exempel underlag, underrättelse, varning och avsked. Hänvisning med diarienummer till personalakten. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Dokumentation från lönesamtal | Vid inaktualitet som inträffar vid nästkommande samtal efter 1 år | AN-394/15 72, 2015-11-25, A.2 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Avser ifyllda mallar och checklistor för lönesamtal inklusive lönekriterier. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Dokumentation från medvetandegörande samtal | Bevaras | AN-06343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja, OSL 39 kap 1-3§§ | Anteckningar från medvetandegörande samtal, även kallat t.e.x klargörande samtal, korrigerande samtal. Är ett steg innan ett disciplinärende. Innefattar även handlingsplan. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Dokumentation från utvecklingssamtal | Vid inaktualitet som inträffar vid nästkommande samtal efter 1 år | AN-394/15 72, 2015-11-25, A.2 | VgrID | Komet/SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Utgör kommentarer som svar på frågor under utvecklingssamtalet. Se även Individuell utvecklingsplan. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Dokumentation vid avgångssamtal | Gallras vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.10 | Chefsyta i SOFIA samarbete | Digitalt | Nej | Utgör stödanteckningar från ett samtal mellan chef och den medarbetare som slutar. Se enkätsvar per individ, där uppgifter från avgångsenkät används för sammanställning och uppföljning centralt. | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Dödsfall, uppgifter om | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Erbjudande om tjänst vid omplacering | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Ersättning, beslut | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Beslut om ersättning ingår vanligtvis i anställningsavtalet, men separata beslut förekommer också. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Facklig tid, rapporter och sammanställningar | 2 år efter upprättande | AN-6343/17, 002 | Hos chef | Nej | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Finanseringsintyg | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Finansieringsintyg för t.ex. kombinationsanställning, adjungering och doktorandutbildning. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Fullmakt avseende sekretessbelagd information om personal | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Fördelning av arbetsmiljöuppgift | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Uppgiftsfördelning från överordnad chef till underställd chef vid tillträde efter genomgången arbetsmiljöutbildning. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Förteckning över gratifikation och minnesgåva | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Gratifikation, beslut om minnesgåva | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Beslut om minnesgåva. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Gratifikation, underlag | Vid inaktualitet | AN-6343/17, 002 | Personnummerordning | Hos HR | Papper | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Handlingar rörande varsel som resulterar i avslut, LAS | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Hänvisning med diarienummer till personalakten. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Individuell utvecklingsplan | Vid inaktualitet som inträffar vid nästkommande samtal efter 1 år | AN-6343/17, 002 | VgrID | Komet/SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Avser utvecklingsplan som upprättats vid utvecklingssamtal. Jämför Dokumentation från utvecklingssamtal. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Kontaktuppgift till anhörig | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.6 | Hos chef/Heroma | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Uppdateras löpande och gallras senast när anställningen upphör. | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Kvittens | 2 år efter återlämnad utrustning | AN-6343/17, 002 | Nej | Kvittenser för surfplattor/mobiltelefoner/övrig utrustning som är utlånade till anställda/förtroendevalda. Kvittensen kan gallras två år efter återlämnande av utrustning. Kvittens för nycklar hanteras under Hantera fysisk säkerhet och skalskydd. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Lönebidrag, avisering, utbetalt belopp | 2 år efter ankomst | AN-6343/17, 002 | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Uppgifterna finns i bokföring över löner samt i Arbetsförmedlingens system | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Lönebidrag, handlingar om | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Ansökan, överenskommelse och beslut om lönebidrag |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Meddelande om ändrad behörighet för hälso- och sjukvårdspersonal | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Hänvisning med diarienummer till personalakten, om personen är eller har varit anställd. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Nattarbete, uppgift om läkarundersökning | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | HälsoSAM | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Nominering och intresseanmälan till chefkandidatprogram | 3 år efter ankomst | AN-6343/17, 002 | Kronologisk ordning | Outlook | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Nominering och utnämning till överläkare eller överprofession | 3 år efter upprättande | AN-6343/17, 002 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Nominering som prövas av en kommitté en eller ett par gånger om året |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Omplaceringsärende, handlingar i | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Avser samtliga handlingar och egen dokumentation som är av betydelse för ärendet. Hänvisning med diarienummer till personalakten. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Polisanmälan mot anställd | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Avser polisanmälan som avser en medarbetare |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Protokoll, facklig förhandling, personärende | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Registreras i diariet | Diarieakt | Papper | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Avser specifika individuella personärenden, till exempel om förändrade arbetsuppgifter. Förhandling kring övergripande frågor hanteras under 1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare. Denna handling kan komma att upprättas i Disciplinärenden. Se Disciplinärende, handlingar i. Visningsexemplar ska sparas i Public 360. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Registerutdrag som visar legitimation | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Dokumentation rörande enskild anställd från Socialstyrelsen (HOSP), Inspektionen för vård och omsorg (IVO) eller Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd (HSAN) avseende anställning av personal till yrken som omfattas av legimitationsbestämmelser. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Registerutdrag, utdrag från belastnings- och misstankeregistret | Gallras omedelbart | AN-6343/17, 001 | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Utdrag från Polisens belastningsregister (BRU) och Polisens misstankeregister. Registerutdraget får inte sparas i personalakten. Endast dokumentation om att kontroll är gjord får dokumenteras. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Sekretessförbindelse/tystnadspliktsavtal | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Ingår vanligtvis i anställningsavtalet men separata förbindelser bevaras också i personalakten. Sekretessförbindelse/tystnadspliktsavtal för extern person hanteras under 2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Sjukersättning, beslut | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Tjänstgöringsbetyg | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Avser betyg med omdöme från arbetsgivaren. Jämför Arbetsgivarintyg. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Tjänstgöringsintyg | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Personligt brev från chef om arbetets innehåll efter avslut, utan omdöme. Se även tjänstgöringsbetyg och arbetsgivarintyg. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Tjänstgöringsuppgift | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Heroma | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Uppgifter om lön, arbetade timmar, sjukfrånvaro, semester med mera. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Underlag till LAS- och MBL-protokoll | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Underrättelse till lokal facklig organisation om tilltänkt åtgärd | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Uppdrag för annan uppdragsgivare | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Förtydligande om uppdrag hos annan uppdragsgivare, t.ex. en tillåten bisyssla |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Uppdragshandling för anställd | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § | Avser uppdragshandling för enskild anställd |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Uppsägning, beslut | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Avser beslut om uppsägning på arbetsgivarens initiativ. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Vaccinationsunderlag för personal | Vid inaktualitet efter överföring till vaccinationsregistret | AN-394/15 72, 2015-11-25 | Ja - 25 kap 1 § OSL | Vaccinationskort för personal som har vaccinerats i tjänsten. Innehåller frågor som personen ska svara på före vaccination, t.ex. överkänslighet. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Varsel till facklig organisation om att anställning upphör | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Hänvisning med diarienummer till personalakten. Besked om anställningens upphörande kommer från arbetsgivaren, varsel kommer från HR. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Överenskommelse mellan arbetsgivare och medarbetare | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Kan innebära överenskommelse om t.ex. arbetstid, förtroendetid, avslut av anställning eller andra överenskommelser rörande anställningen. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.2 Hantera anställning | Överenskommelse om tjänsteköp | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Registreras i diariet | Diarieakt | Papper | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Ansökan om pension | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Ansökan om pension bevaras i personakten |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Ansökan om pension, förtroendevald | Bevaras | AN-6343/17, 005 | Personnummerordning | Pensionsakt | Papper | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | I pensionsakt hos pensionsenheten, Löneservice |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Ansökan om tjänstepension | Bevaras | AN-6343/17, 004 | Personnummerordning | Pensionsakt | Papper | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | I pensionsakt hos pensionsenheten, Löneservice |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Arvoden, rapport till arvodister | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Personnummerordning | Förtroendemannaregistret (Troman) till Heroma | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Förtroendemannaarvoden, konsultarvoden, utbildningsarvoden, försökspersonsarvoden etc. Verifikationer och handlingar som hänvisar till verifikationer |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Avgångsanmälan | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Avser egen uppsägning på arbetstagarens/medarbetarens egen begäran. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Avgångsvederlag, beslut | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Avtal om löneväxling | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § | Avser överenskommelse om avsättning av lön till medarbetarens pension. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Bilersättning, uppgift om | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 010 | Verifikationsnummer | Nej | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Ersättning för egna utlägg via lön | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Personnummerordning | Heroma | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Rutin för betalning av egna utlägg via personalsystemet. Blankett och kvitto (läkarvård, friskvård, parkeringskvitton etc.) |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Ersättning för studier | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Heroma | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Notering i Heroma |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Frånvarorapportering | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Personnummerordning | Heroma | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Rapportering sker i Heroma |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Förbindelse för löneavdrag | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Personnummerordning | Pärm | Papper | Nej | Avser exempelvis löneavdrag för Västtrafikkort |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Förfrågan från KPA | Gallras efter 67 års ålder | AN-6343/17, 004 | Personnummerordning | På pensionsenheten | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Förfrågningar om tider och löner | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Förfrågan från Statens tjänstepensionsverk, SPV 9 | 2 år efter ankomst | AN-6343/17, 004 | Personnummerordning | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Blankett SPV 9 (Förfrågan från Statens tjänstepensionsverk via blankett rörande pension) | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Förhandsberäkning | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.6 | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Pensionsenheten kan dra ut från KPA-Pension | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Godkännande av pensionsbrev | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Maskinellt godkännande samt kopia på manuell påskrift till KPA. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Grundlista/lönelista | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Heroma | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Handling gällande omställningsstöd | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Intyg för utbetalning av lön utan skatteavdrag | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Kontrolluppgift | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Heroma | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Finns i pappersform före november 2001 då Palett/Heroma togs i bruk. Därefter digitalt i Heroma |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Läkarintyg, sjukdom eller vård av barn | Vid inaktualitet efter att rätt lön utbetalats | AN-6343/17, 002 | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Avser kopia om sådan tas emot. Originalet finns hos Försäkringskassan. För läkarintyg som ingår i rehabiliteringsärende, se 2.3.4 | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Lönebeslut | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Beslut i samband av ändring av lön, t.ex. justering av osaklig lön. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Lönespecifikation | Bevaras | AN-6343/17,001 | Personnummerordning | Heroma | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Lönetillägg | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Pensionsbrev med bilagor | Bevaras | AN-6343/17, 004 | Personnummerordning | Pensionsakt | Papper | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | I pensionsakt hos pensionsenheten, Löneservice |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Personalförteckning/övertidsjournal | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25, A.5 | Personnummerordning | Heroma | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Rapport från Heroma |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Reseräkning | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Verifikationsnummer | Nej | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Timrapport | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Papper | Nej | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Tjänstgöringsrapport | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Personnummerordning | Heroma | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Rapport som innehåller signatur av anställd |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Tjänstgöringsschema, individuellt | Gallras när det ersätts av ett nytt schema eller när anställningen upphör | AN-6343/17, 002 | Metadata | Heroma | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Finns digitalt i Heroma. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Underlag för löneberäkning | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Personnummerordning | Heroma | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.1 Administrera anställning och löner/2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension | Utanordningslista | 2 år efter upprättande | AN-6343/17, 002 | Personnummerordning | Heroma | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Signeras i Heroma av chef för kontroll av utbetalning av lön. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.2 Hantera bemanning | Ledighetsansökan | 2 år efter beslut | AN-6343/17, 002 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.2 Hantera bemanning | Ledighetsansökan, ej beviljad | Vid inaktualitet | AN-6343/17, 002 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.2 Hantera bemanning | Remiss avseende konvertering av tjänst | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.2 Hantera bemanning | Schema | 2 år efter upprättande | AN-6343/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Avser scheman som föreskriver vem som ska göra vad vid vilket tillfälle. Individuella tjänstgöringsscheman hanteras under 2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.2 Hantera bemanning | Semesterlista | Vid inaktualitet som inträffar 2 år efter upprättande | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.6 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Avser semesterlistor som upprättats per enhet eller verksamhet. Listorna kan gallras efter att uppgifterna har lagts in i Heroma. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.2 Hantera bemanning | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.2 Hantera bemanning | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.1 Kompetensutveckla | Deltagarlista av ringa eller tillfällig betydelse | Gallras vid inaktualitet då handlingar till utbildning inte längre är aktuella | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Metadata | Lärportalen/annat system | Digitalt | Nej | Avser utbildningar där det i efterhand inte har betydelse att spåra vem som har gått utbildningen. Listan kan även omfatta potentiella deltagare. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.1 Kompetensutveckla | Deltagarlista för utbildning av betydelse | Bevaras | AN-09364/20, 006 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | En deltagarlista av betydelse visar vilka som deltagit i viss utbildning, t.ex. närvarolista från utbildningstillfälle eller lista över vilka som har anmält sig eller antagits och startat. Avser utbildning där det har betydelse vem som har gått utbildningen, dvs. utbildningar som ger t.ex. certifiering, betyg eller särskild behörighet av vikt. Bevaras av den myndighet som ansvarar för utbildningen. Kan skapas i olika system, men arkiveras i SOFIA mellanarkiv. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.1 Kompetensutveckla | Frågeformulär, utvärdering av utbildning | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25, A.2 | Nej | Gallras vid inaktualitet efter att man tagit del av resultatet och gjort den analys som behövs | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.1 Kompetensutveckla | Kursinbjudan | Vid inaktualitet som inträffar senast 2 år efter upprättande | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.2 | Nej | Avser eventuella kurser/utbildningar i Västra Götalandsregionens regi som hanteras utanför Lärportalen. Jämför med utbildningsbeskrivning. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.1 Kompetensutveckla | Kursintyg för anställda | Bevaras | AN-09364/20, 006 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Kallas även certifikat, diplom eller kursbevis och är en inkommande kopia av den anställdes exemplar. Kursintyget kan komma från interna eller externa utbildare. Förvaring och arkivmedium varierar beroende på om myndigheten har infört digital personalakt ännu. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.1 Kompetensutveckla | Kursmärke/intyg av ringa betydelse | Gallras vid inaktualitet då handlingar till utbildning inte längre är aktuella | AN-09364/20, 007 | Unikt ID per person | Lärportalen | Digitalt | Nej | Elektronisk markör, medalj eller badge som intygar slutfört resultat vid utbildning av tillfällig eller ringa betydelse. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.1 Kompetensutveckla | Lista över utfärdade intyg från utbildning av betydelse | Bevaras | AN-09364/20, 006 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Lista över utfärdade kursintyg, certifikat, diplom eller kursbevis. I de fall utbildningsanordnaren behåller kopia av utfärdade kursintyg istället för lista ska de bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.1 Kompetensutveckla | Resestipendium | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.1 Kompetensutveckla | Resultat av betydelse | Bevaras | AN-09364/20, 006 | Unikt ID per person | Lärportalen | Digitalt | Nej | Avser utbildningar där det har betydelse vem som har gått utbildningen, dvs. utbildningar som ger t.ex. certifiering, betyg eller särskild behörighet av vikt. Bevaras av den myndighet som ansvarar för utbildningen. Med resultat avses resultatet av individuell kunskapsmätning utifrån aktuellt utbildnings mål. Resultatet kan dokumenteras utifrån godkänt, ej godkänt, avbrott och pågående (beviljat uppehåll). För deltagare med status pågående bevaras resultat av utbildningens olika delar. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.1 Kompetensutveckla | Resultat av tillfällig eller ringa betydelse | Gallras vid inaktualitet då handlingar till utbildning inte längre är aktuella | AN-09364/20, 007 | Unikt ID per person | Lärportalen | Digitalt | Nej | Avser utbildningar där det är av tillfällig eller ringa betydelse vem som har gått utbildningen och där det inte förekommer certifiering, betyg eller särskild behörighet av vikt. Avser övningar som inte leder till ett godkännande eller behörighet exempelvis enkla övningar, quiz, frågor m.m. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.1 Kompetensutveckla | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.1 Kompetensutveckla | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.1 Kompetensutveckla | Utbildningsmaterial av betydelse | Bevaras | AN-09364/20, 006 | Metadata | Lärportalen | Digitalt | Nej | Material som skapas eller anpassas till utbildningar där bedömning av deltagares resultat ger någon form av behörighet, legitimation, certifiering eller annan form av vedertagen kvalifikation. Material som ska bevaras är de underlag som kan kopplas till någon form av verifiering att en given kunskapsnivå har uppnåtts. Exempel på detta är test och bedömningsunderlag, provformulär, underlag för examen, tester och prov. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.1 Kompetensutveckla | Utbildningsmaterial av tillfällig betydelse | Gallras vid inaktualitet då handlingar till utbildning inte längre är aktuella | AN-09364/20, 007 | Metadata | Lärportalen/SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Avser utbildningar eller föreläsningar där det är av tillfällig eller ringa betydelse vem som har gått utbildningen och där det inte förekommer behörighet, legitimation, certifiering eller annan form av vedertagen kvalifikation. Utbildningsmaterial som är tillfällig eller av ringa betydelse är när ingen bedömning sker som verifierar given kunskapsnivå eller leder till godkänt/underkänt. Exempelvis presentationsmaterial, stödmaterial och övningsmaterial, kan också vara quiz eller frågeformulär. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.1 Kompetensutveckla | Utbildningsplan av betydelse | Bevaras | AN-09364/20, 006 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Avser utbildning där det har betydelse vem som har gått utbildningen, dvs. utbildningar som ger t.ex. certifiering, betyg eller särskild behörighet av vikt. Bevaras av den myndighet som ansvarar för utbildningen. Exporteras från Lärportalen. Startversion bevaras av den myndighet som ansvarar för utbildningen. När större ändringar görs i syfte och lärandemål bevaras ny version. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.1 Kompetensutveckla | Utbildningsplan av tillfällig betydelse | Gallras vid inaktualitet då handlingar till utbildning inte längre är aktuella | AN-09364/20, 007 | Metadata | Lärportalen | Digitalt | Nej | Avser utbildningar där det är av tillfällig eller ringa betydelse vem som har gått utbildningen och där det inte förekommer certifiering, betyg eller särskild behörighet av vikt |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.2 Tillhandahålla friskvård | Kvitto på egna utlägg för friskvård | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.2 Tillhandahålla friskvård | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.2 Tillhandahålla friskvård | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.3 Hantera tillbud, arbetsskada, otillåten påverkan och kränkande särbehandling | Anmälan om kränkande särbehandling | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.3 Hantera tillbud, arbetsskada, otillåten påverkan och kränkande särbehandling | Anmälan om missförhållanden | Bevaras | AN-6343/17, 002 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja, 17 kap 3b §, 32 kap 3b § OSL | Exempelvis visselblåsning om missförhållanden avseende otillåten påverkan, mutor eller korruption. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.3 Hantera tillbud, arbetsskada, otillåten påverkan och kränkande särbehandling | Avvikelse- och tillbudsrapport | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Ärendenummerordning | MedControl | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.3 Hantera tillbud, arbetsskada, otillåten påverkan och kränkande särbehandling | Beslut om arbetsskada | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.3 Hantera tillbud, arbetsskada, otillåten påverkan och kränkande särbehandling | Läkarintyg, arbetsskada | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Personnummerordning | Personalakt mellanarkiv | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.3 Hantera tillbud, arbetsskada, otillåten påverkan och kränkande särbehandling | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.3 Hantera tillbud, arbetsskada, otillåten påverkan och kränkande särbehandling | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.3 Hantera tillbud, arbetsskada, otillåten påverkan och kränkande särbehandling | Utredning om kränkande särbehandling | Bevaras | AN-6343/17, 002 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.3 Hantera tillbud, arbetsskada, otillåten påverkan och kränkande särbehandling | Utredning om missförhållanden | Bevaras | AN-6343/17, 002 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Exempelvis missförhållanden avseende otillåten påverkan, mutor eller korruption efter visselblåsning. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.4 Rehabilitera | Anteckningar från rehabiliteringsmöte | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Registreras i HälsoSAM | HälsoSAM | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.4 Rehabilitera | Arbetsförmågebedömning från företagshälsovården | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Registreras i HälsoSAM | HälsoSAM | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.4 Rehabilitera | Bedömning av arbetsförmåga, chef/medarbetareskattning på arbetsplats | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Registreras i HälsoSAM | HälsoSAM | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.4 Rehabilitera | Beställningsunderlag, företagshälsovård | 2 år efter upprättande | AN-6343/17, 002 | Hos chef | Papper | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Avser eventuella kopior. Originalen finns hos företagshälsovården. | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.4 Rehabilitera | Förstadagsintyg | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Registreras i HälsoSAM | HälsoSAM | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.4 Rehabilitera | Läkarintyg, rehabiliteringsärende | Vid inaktualitet | AN-6343/17, 002 | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Läkarintyg som avser arbetsskada bevaras, se 2.3.3 | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.4 Rehabilitera | Rehabiliteringsutredning/-plan | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Registreras i HälsoSAM | HälsoSAM | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | Rehabiliteringskartläggning och initial rehabiliteringsplan. Handlingsplan. Rehabiliteringsutredning startar senast efter 14 dagars sjukfrånvaro eller fyra korttidssjukfrånvarotillfällen under en 12- månaders period. Utlåtande från arbetsgivaren till Försäkringskassan - Försäkringskassans blankett, ersätts av rehabutredningen/-planen. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.4 Rehabilitera | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.4 Rehabilitera | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.3 Hantera personalsociala frågor/2.3.4 Rehabilitera | Utlåtande från läkare eller företagshälsovård | Bevaras | AN-6343/17, 001 | Registreras i HälsoSAM | HälsoSAM | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.1 Utforma och följa upp ekonomi | Attest- och utanordning, förteckning | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 015 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | Namnlista på personer som har någon form av attesträtt och vad attesträtten gäller. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.1 Utforma och följa upp ekonomi | Avgiftshandbok/prislista | Bevaras | AN-09363/20, 006 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Prislistan ska inte förväxlas med produktkatalog gällande bilagor till anbud. Prislistan avser avtalade och överenskomna priser inom Västra Götalandsregionen. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.1 Utforma och följa upp ekonomi | Balansräkning, månatlig | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 016 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | Om utskrift gjorts. Grunddatan i ekonomisystemet ligger kvar. Den årliga balansräkningen ingår i årsbokslutet under process 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.1 Utforma och följa upp ekonomi | Bokslutsrapport, periodisk | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 016 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.1 Utforma och följa upp ekonomi | Kvartalsrapport | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 016 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.1 Utforma och följa upp ekonomi | Månadsrapport | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Uppföljning av månadens resultat som tas upp för beslut i nämnd/styrelse. Se även månadskommentar. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.1 Utforma och följa upp ekonomi | Prislista | Bevaras | AN-09363/20, 2020-12-09, 006 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Prislistan ska inte förväxlas med produktkatalog gällande bilagor till anbud. Prislistan avser avtalade och överenskomna priser inom Västra Götalandsregionen. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.1 Utforma och följa upp ekonomi | Prognos | Bevaras | AN-09363/20, 014 | Registreras i ekonomisystemet | Cognos controller/Raindance | Digitalt | Nej | Avser prognoser för hela förvaltningen som görs två gånger per år. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.1 Utforma och följa upp ekonomi | Serviceavtal, rutinmässiga | 2 år efter avtalets utgång | AN-2470/18, 001 | Nej | Rutinmässiga serviceavtal mot redan ingånget ramavtal avseende t.ex. kopiatorer, kaffemaskiner och städning kan gallras 2 år efter avtalets utgång | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.1 Utforma och följa upp ekonomi | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.1 Utforma och följa upp ekonomi | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.1 Utforma och följa upp ekonomi | Specifikation till balansposter | Bevaras | AN-09363/20, 014 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Balansposter med noter ingår i årsredovisningen. Specifikationen sparas separat. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.1 Utforma och följa upp ekonomi | Specifikation till delårsrapport, ej publicerad | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 016 | Nej | Publicerad delårsrapport diareförs och bevaras. Jämför Delårsrapport under 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.1 Utforma och följa upp ekonomi | Totalkostnadsbokslut/efterkalkyl | Bevaras | AN-09363/20, 014 | Kronologisk ordning | Insight | Digitalt | Nej | Framställs i huvudsak inom hälso- och sjukvården |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Ansökan om ersättning från Försäkringskassan för utförd vård | 7 år | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | 25 kap. 1 § OSL | Avser patienter med rätt till vårdförmåner i Sverige. Hanteras som en faktura men kan aldrig gå till inkasso. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Avskriven fordran mot betalningsansvar | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 015 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | För högre belopp kan beslut bevaras som delegeringsbeslut eller nämnd-/styrelsebeslut i diariet. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Avstämning dagssaldo | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 013 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Betalkortsinformation i korrespondens | Gallras omedelbart | AN-394/15/72 | OSL 27 kap 2 § | Avser betalkortsinformation som felaktigt skickats till myndigheten och som inte får hanteras i enlighet med säkerhetsstandarden ”Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS)” | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Betalkortsslip | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Kronologisk ordning | Närarkiv/slutarkiv | Papper | Nej | Betalkort, kontokort, kreditkort. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Betalningspåminnelse | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Visma Collectors | Nej | Upphandlad tjänst. | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Biljettstam | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Checkstam | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Dementi, inkassoärende | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Nummerordning | Visma Collectors | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Fakturaunderlag | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Verifikationsnummerordning | I försystem inom VGR eller i arkivbox hos ekonomiservice | Papper/digitalt | Kan förekomma då det rör patientbesök, OSL 25 kap. 1 § | Inkluderar debiteringsorder och debiteringsunderlag |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Filöverföring/integrering mellan försystem/ekonomisystem | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 012 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Fordringssaldo | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Visma Collectors | Digitalt | Nej | Avser kundfaktura som gått till kravhantering | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Handlingar i ärenden som rör bestridande av faktura för vård | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Ärendenummerordning | Arkivbox hos ekonomiservice | Papper | 25 kap. 1 § OSL | Avser även krediteringsunderlag i ärendena. Gallringsfristen räknas från den tidpunkt då ärendet avslutats. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Inkassokrav | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Visma Collectors | Digitalt | Nej | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Insättningshandling, bevakningsföretag | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Kontantkassa – redovisning | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Kontantkvitto | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Kontantredovisningar, kassabehållning | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Kravbrev till kund | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Visma Collectors | Digitalt | Nej | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Kreditbedömningshandling | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Kundfaktura | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | Gäller endast betalda eller avskrivna fakturor. Obetalda fakturor sparas till dess de är betalda eller avskrivna. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Kundregister | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Kundinformation rensas inte om utestående fordringar kvarstår | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Kundreskontrajournal | Bevaras | AN-09363/20, 004 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | Per bokslutsdatum. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Kundverifikation | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Kvitto | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Nummerordning | Närarkiv/slutarkiv | Papper | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Körorder/körbeställning | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Lista över inbetalningar | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Makulerad faktura | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Nedskrivning av kundfordran | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | För högre belopp kan beslut bevaras som delegeringsbeslut eller nämnd-/styrelsebeslut i diariet. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Ordererkännande, utgående | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Kronologisk ordning | Pärm/ekonomisystem | Papper/digitalt | Nej | Beställningserkännande/-bekräftelse, utgående |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Restkrav | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Nummerordning | Visma Collectors | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Underlag för ansökan om ersättning från Försäkringskassan för utförd vård | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Fakturanummerordning | Arkivbox hos ekonomiservice | Papper | 25 kap. 1 § OSL | Gäller även kompletterande underlag i de fall Försäkringskassan meddelat avslag helt eller delvis. Gallringsfristen räknas från den tidpunkt då ärendet avslutats. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Underlag för makulering av kundfakturor | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Kronologisk ordning | Arkivbox | Papper | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Underlag för nedskrivning av kundfakturor | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Underlag till ersättning från Försäkringskassan för utförd vård för utländska patienter i Sverige | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Ärendenummerordning | Arkivbox hos ekonomiservice | Papper | 25 kap. 1 § OSL | Innefattar exempelvis begäran om komplettering i eller avslagsbeslut. Gallringsfristen räknas från den tidpunkt då ärendet avslutats. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Utbetalningsorder, kreditfaktura | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Återbetalningskvitto, kreditfaktura | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.2 Hantera intäkter från kund | Överföringslogg, ekonomisystem | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 012 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Bestridande av faktura | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Innefattar inte formfel |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Betalningsförbindelse | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Ivard | Digitalt | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Betalningsförslag, betalning av leverantörsfakturor | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Betalningsjournal | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | Avser utbetalningar. Förvaras under hela bevarandetiden hos den bank som regionen har avtal med |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Betalningspåminnelse | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Kronologisk ordning | Arkivbox | Papper | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Delgivningskvitto | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Delgivningskvitto att betalningspåminnelse är mottagen. | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Dementi, inkassoärende | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Kronologisk ordning | Arkivbox | Papper | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Fakturabetalning, utbetalning | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | Serviceutförda betalningar från plus- och bankgirot. Förvaras under hela bevarandetiden hos den bank som regionen har avtal med |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Fakturabilaga eller underlag | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | Underlag till fakturering som kompletterar information på fakturan exempelvis bilagor, följesedel, mottagningssedel gallras efter 7 år. Bilagor, följesedlar, mottagningssedlar som ej kompletterar fakturan gallras efter 2 år. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Fakturakopia | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Kronologisk ordning | Hos beställare/attestant | Papper | Nej | Även räkningskopia |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Filöverföring/integrering mellan försystem/ekonomisystem | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 012 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Fraktsedel | Vid inaktualitet som infaller då det kontrollerats att leveransen är korrekt | AN-394/15 72 | Kronologisk ordning | Nej | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Följesedel, hänvisning på fakturan | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Följesedel, om faktura komplett | Vid inaktualitet som infaller då det kontrollerats att fakturan är korrekt | AN-394/15 72 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Föreläggande om betalning | Bevaras | AN-09363/20, 006 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Betalningsföreläggande från Kronofogdemyndigheten |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Inkassokrav | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Kopieringsmaskin, rapportkort | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Kravbrev, från leverantör | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Kvittens avseende matkuponger | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Kvittenskopia | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Kvittenslista/-journal/-bok | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Leverantörsfaktura | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance/Marknadsplatsen | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Leverantörsfakturajournal | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | För arkivering och leverans till Regionarkivet ansvara central systemförvaltning. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Leverantörskvitto | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | Kvitto vid köp med kort, sparas ihop med fakturan. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Leverantörsreskontrajournal | Bevaras | AN-09363/20, 004 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | Per bokslutsdatum |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Leverantörsverifikation | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Lista över utbetalningar | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Orderbekräftelse | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Registreras i e-handelssystemet | Marknadsplatsen | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Packsedel | Vid inaktualitet som infaller då det kontrollerats att leveransen är korrekt | AN-394/15 72 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Reklamation | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Rekvisition | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Registreras i ekonomisystemet | Marknadsplatsen | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Restkrav | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Kronologisk ordning | Arkivbox | Papper | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Skuldsaldo | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Kronologisk ordning | Arkivbox | Papper | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Utbetalningsorder | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | Avser in- och utbetalningar (bank). |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Utbetalningsuppdrag, kopia | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Återrapportering av girolista, utförda betalningar | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | Girolista finns hos den bank VGR har avtal med. VGR får en återrapportering som sparas i Raindance ihop med bokföringsunderlaget. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Återrapportering av kontoutdrag, bankgiro/plusgiro | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | Kontoutdrag finns hos den bank VGR har avtal med. VGR får en återrapportering som sparas i Raindance. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.3 Hantera kostnader från leverantör | Överföringslogg, ekonomisystem | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 012 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Anläggningsregister per bokslutsdatum | Bevaras | AN-09363/20, 004 | Registreras i ekonomisystemet | Arkivbox | Papper | Nej | Varje år per bokslutsdatum ska ett exemplar av anläggningsregisterdatabasen skrivas ut och bevaras tillsammans med bokslutet. Gäller även exemplar av anläggningsregisterdatabasen som skrivs ut till delårsbokslut. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Autogiromedgivande | Sparas så länge autogireringen pågår och därefter 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Nej | Sparas i den form som säkerställer att underskriften sparas i original. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Avräkning från försystem | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Avstämningsdokument mellan bokföringsled | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 012 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Behandlingshistorik, verifikationer | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | Uppgifter om när data har bearbetats eller ändrats. Behandlingshistorik som är nödvändig för att presentera de ekonomiska händelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokföring ska bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Bilaga till inkomstverifikation | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Bokföringsorder med underlag | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Bokföringsöversikt | Bevaras | AN-09363/20, 002 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Checkkopia som biläggs verifikation | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Faktureringsunderlag | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Papper/digitalt | Nej | Debiteringsunderlag. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Filöverföring/integrering mellan försystem/ekonomisystem | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 012 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Följesedel som inte behövs för att förstå faktura | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | Om fakturan är komplett kan följesedeln gallras efter 2 år. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Förteckning över anläggningstyper (avskrivningstyp) | Bevaras | AN-09363/20, 002 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Grundbok | Bevaras | AN-09363/20, 001 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | Ekonomiska händelser bokförda så att de kan presenteras i registreringsordning. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Handkassa, redovisning | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Fakturaportalen, Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Handlingar rörande investeringar | Bevaras | AN-09363/20, 006 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Handlingar rörande lån | Bevaras | AN-09363/20, 006 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Lån mot Koncernbanken. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Huvudbok | Bevaras | AN-09363/20, 001 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | Ekonomiska händelser bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i systematisk ordning. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Inbetalningsjournal | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | Lista över inbetalningar. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Instruktion för program till kassaregistrer | Slutversion gallras 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, efter sista notering i programvaran | AN-09363/20, 003 | Digitalt | Nej | Uppdateras löpande i webbversion som tillhandahålls av leverantören från en hemsida. | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Internclearingfaktura | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Nummerordning | Raindance | Digitalt | Nej | Internfaktura. Clearinglistor (debitering och kreditering). |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Inventeringslista/-rapport, tillfällig | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | Avser inventering av omsättningstillgångar och anläggningstillgångar. Jämför Lagerlista till bokslut. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Inventeringslista/-rapport, årssammanställning | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 015 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | Avser inventering av omsättningstillgångar och anläggningstillgångar. Jämför Lagerlista till bokslut. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Kassadifferensrapport | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Kassarapport/kassaredovisning | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Kassaregister | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, efter sista notering i programvaran | AN-09363/20, 003 | Metadata | WinPos/olika system i VGR | Digitalt | Nej | Se även instruktion för program till kassaregister. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Kassationslista, årssammanställning | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 015 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Kodplan | Bevaras | AN-09363/20, 002 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Kontoavstämning | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 013 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Kontoplan med kodförteckning | Bevaras | AN-09363/20, 002 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Kontoutdrag, bankgiro/plusgiro | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Kvitto | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Lagerlista till bokslut | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 015 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | Avser inventering av lager, till exempel för läkemedel eller sjukvårdsprodukter. Jämför Inventeringslista/rapport. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Lagerrapport | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Register över privata vårdgivare | Bevaras | AN-09363/20, 006 | Registreras i ekonomisystemet | Privera | Digitalt | Nej | Bokföringsunderlag i registret gallras efter 7 år. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Resultaträkning, månatlig | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 016 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | Den årliga resultaträkningen ingår i årsbokslutet under process 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Rättelsepost, grund-, huvud-, och sidoordnad bokföring | Bevaras | AN-09363/20, 001 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Rättelsepost, verifikation | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Samlingsplan | Bevaras | AN-09363/20, 002 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Underlag för ekonomisk avstämning av personalkonton | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | Löneservice får utdata från Heroma som de stämmer av mot ekonomisystem och bankkonton. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Underlag för inmatning i anläggningsregister | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Underlag för periodisk avskrivning | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Underlag till delårsbokslut | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 015 | |||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Underlag till årsredovisning med resultaträkning och balansräkning | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 015 | |||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Utbetalningsjournal | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | Bankfil. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Utbetalningslista, bankgiro/plusgiro | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Värderingsnorm | Bevaras | AN-09363/20, 002 | Registreras i diariesystemet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Årsavgiftskvitto | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Kronologisk ordning | Arkivbox | Papper | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning | Överföringslogg, ekonomisystem | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 012 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.5 Hantera skatteredovisning | Huvudbok på bygg- och anläggningsprojekt | 17 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 008 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.5 Hantera skatteredovisning | Jämkningshandlingar från säljare för att kunna fullgöra jämkningsskyldighet vid framtida försäljning eller ändrad användning, fastighet | 17 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 008 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.5 Hantera skatteredovisning | Jämkningshandlingar från säljare för att kunna fullgöra jämkningsskyldighet vid framtida försäljning eller ändrad användning, investeringsvara | 12 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 009 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.5 Hantera skatteredovisning | Kassarapport | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 010 | Kronologisk ordning | Närarkiv/slutarkiv | Nej | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.5 Hantera skatteredovisning | Kontantförsäljning | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 010 | Kronologisk ordning | Närarkiv/slutarkiv | Nej | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.5 Hantera skatteredovisning | Kontoutdrag, skattekonto | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.5 Hantera skatteredovisning | Kopia av ansökan till Skatteverket inklusive kopia av köpekontrakt, jämkningshandling och underlag för beräkning av justeringsmoms, fastighet | 17 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 008 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.5 Hantera skatteredovisning | Kopia av ansökan till Skatteverket inklusive kopia av köpekontrakt, jämkningshandling och underlag för beräkning av justeringsmoms, investeringsvara | 12 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 009 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.5 Hantera skatteredovisning | Kopia av kundfaktura avseende sålda investeringsvaror | 12 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 009 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.5 Hantera skatteredovisning | Kvitto gällande bränsle och tillbehör | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 010 | Kronologisk ordning | Närarkiv/slutarkiv | Nej | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.5 Hantera skatteredovisning | Körjournal | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 010 | Personnummerordning | Heroma | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.5 Hantera skatteredovisning | Leverantörsfakturakopia, anläggning/fastighet | 17 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 008 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.5 Hantera skatteredovisning | Leverantörsfakturakopia, investeringsvara | 12 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 009 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.5 Hantera skatteredovisning | Momsrapport | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 011 | Cognos controller/Raindance | Digitalt | Nej | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.5 Hantera skatteredovisning | Momsrekvisition | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 011 | Kronologisk ordning | Cognos Controller | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.5 Hantera skatteredovisning | Periodisk sammanställning | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 011 | Kronologisk ordning | Cognos Controller | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.5 Hantera skatteredovisning | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.5 Hantera skatteredovisning | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.5 Hantera skatteredovisning | Underlag till deklaration och kontrolluppgift | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 011 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.5 Hantera skatteredovisning | Underlag till momsredovisning | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 011 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | Inklusive momsrapport |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.5 Hantera skatteredovisning | Utdrag ur anläggningsregister, anläggning/fastighet | 17 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 008 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.5 Hantera skatteredovisning | Utdrag ur anläggningsregister, investeringsvara | 12 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 009 | Registreras i ekonomisystemet | Raindance | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.6 Hantera försäkringar | Förfrågningsunderlag | Bevaras | AN-2470/18, 002 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.6 Hantera försäkringar | Försäkringsavtal | Bevaras | AN-2470/18, 002 | Registreras i diariet | Diarieakt | Papper | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.6 Hantera försäkringar | Försäkringsbrev | Bevaras | AN-2470/18, 002 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Exempel på de olika försäkringar som kan tecknas är: ansvar, tjänsteresa, olycksfall, miljö och rättskydd. Vid nyttjande av försäkringen återfinns handlingarna i de processer där skaderegleringen sker. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.6 Hantera försäkringar | Försäkringshandbok | Bevaras | AN-2470/18, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.6 Hantera försäkringar | Försäkringsvillkor | Bevaras | AN-2470/18, 002 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.6 Hantera försäkringar | Informationsblad, internt | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.6 Hantera försäkringar | Skadeanmälan | Bevaras | AN-2470/18, 002 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - 39 kap 1-3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.6 Hantera försäkringar | Skadeanmälningsblankett, intern | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-20 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.6 Hantera försäkringar | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.6 Hantera försäkringar | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.7 Hantera stiftelser, fonder och gåvor | Ansökan om medel | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN2470/18, 003 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser ansökan om att få medel. Både beviljade och avslagna ansökningar bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.7 Hantera stiftelser, fonder och gåvor | Beslut om gåva | Bevaras | AN-2470/18, 003 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Innefattar både beslut om att ta emot och att tacka för gåvan. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.7 Hantera stiftelser, fonder och gåvor | Beslut om utdelning | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | Filemaker | Digitalt | Nej | Utdelning ur stiftelse/donationsfond |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.7 Hantera stiftelser, fonder och gåvor | Ekonomihandling, bokföringsskyldig stiftelse | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 015 | Nej | Stiftelser som är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.7 Hantera stiftelser, fonder och gåvor | Ekonomihandling, ej bokföringsskyldig stiftelse | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 015 | Nej | Stiftelser som inte är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.7 Hantera stiftelser, fonder och gåvor | Gåvobrev | Bevaras | AN-2470/18, 003 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.7 Hantera stiftelser, fonder och gåvor | Protokoll, stiftelse | Bevaras | AN-2470/18, 003 | Registreras i diariet | Public 360/arkivbox | Digitalt | Nej | Handunderskrivna protokoll förvaras i arkivbox. Protokoll med elektroniska underskriver förvaras i Public 360 |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.7 Hantera stiftelser, fonder och gåvor | Revisionsberättelse, stiftelse | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.7 Hantera stiftelser, fonder och gåvor | Sammanställning av stiftelseförordnanden | Bevaras | AN-2470/18, 003 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Innehåller en förteckning över samtliga anknutna stiftelser som förvaltas, tolkningar av stiftelseförordnanden och kategorisering av olika stiftelser etc. Används som underlag för tilldelning av medel. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.7 Hantera stiftelser, fonder och gåvor | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.7 Hantera stiftelser, fonder och gåvor | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.7 Hantera stiftelser, fonder och gåvor | Stiftelseförordnande | Bevaras | AN-2470/18, 003 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Stiftelseförordnandet kan utgöras av till exempel en donationsurkund, ett gåvobrev, ett testamente eller ett beslut i ett protokoll. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.7 Hantera stiftelser, fonder och gåvor | Årsredovisning, stiftelse | Bevaras | AN-09363/20, 014 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.8 Hantera bidrag | Ansökan om medel | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN2470/18, 003 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Permanenta bidrag ska hanteras i kärnprocess. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.8 Hantera bidrag | Beslut | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Permanenta bidrag ska hanteras i kärnprocess. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.8 Hantera bidrag | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.8 Hantera bidrag | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.8 Hantera bidrag | Tjänsteutlåtande | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Permanenta bidrag ska hanteras i kärnprocess. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.8 Hantera bidrag | Uppföljningsrapport | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Permanenta bidrag ska hanteras i kärnprocess. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.4 Administrera ekonomi/2.4.8 Hantera bidrag | Utlysning | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Permanenta bidrag ska hanteras i kärnprocess. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.3 Förvalta och följa upp ingångna avtal | Avtalsregistret/avtalsdatabasen | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.3 Förvalta och följa upp ingångna avtal | Avtalsöverlåtelse | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.3 Förvalta och följa upp ingångna avtal | Köpekontrakt | Bevaras | AN-09363/20, 006 | Registreras i diariet | Diarieakt | Papper | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.3 Förvalta och följa upp ingångna avtal | Rapport | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Inklusive leverantörs-/inköpsstatistik |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.3 Förvalta och följa upp ingångna avtal | Reklamation | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.3 Förvalta och följa upp ingångna avtal | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.3 Förvalta och följa upp ingångna avtal | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.3 Förvalta och följa upp ingångna avtal | Tilläggsavtal | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Diarieakt | Papper | Nej | Visningsexemplar ska sparas i Public 360. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.3 Förvalta och följa upp ingångna avtal | Uppsägning av avtal | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.3 Förvalta och följa upp ingångna avtal | Villkorsändringar | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.3 Förvalta och följa upp ingångna avtal | Ändring av kontakt- eller adressuppgifter | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.4 Hantera inköp och upphandlingar | Annonsunderlag | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.4 Hantera inköp och upphandlingar | Anskaffningsbeslut, inköpsanmodan för investeringar eller andra inköpsgrundande handlingar | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.4 Hantera inköp och upphandlingar | Artikelförteckning | Bevaras | AN-09363/20, 014 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.4 Hantera inköp och upphandlingar | Beställning | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Upphandlingssystem | Visma | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.4 Hantera inköp och upphandlingar | Beställningsunderlag under första tröskelvärdet i LOU | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i diariet och i upphandlingssystem | Public 360/Visma | Digitalt | Nej | T.ex. inköpsanmodan, anskaffnings-/investeringsbeslut inklusive offerter |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.4 Hantera inköp och upphandlingar | Beställningsunderlag över första tröskelvärdet i LOU | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - 19 kap 3 § OSL | Kan innehålla bilagor av t.ex. inköpsanmodan, anskaffnings-/investeringsbeslut |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.4 Hantera inköp och upphandlingar | Bilagor till anbud, modeller och ritningar | 5 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-6141/17, 002 | Diarienummerordning | Arkivbox | Papper | Ja - 19 kap 3 § OSL | Bilagor till anbud och tävlingsbidrag i form av modeller, ritningar och planer kan gallras om de är beskrivna (eller avbildade) i dokumentationen. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.4 Hantera inköp och upphandlingar | Bilagor till anbud, rutinmässig karaktär | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Ja - 19 kap 3 § OSL | Bilagor med rutinmässig information, t.ex. broschyrer, produktkataloger (ej att förväxla med prislista, som ska bevaras med avtalet), övrigt tryckt material m.m. om anbudsgivaren kan gallras när avtal är tecknat för upphandlingen. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.4 Hantera inköp och upphandlingar | Frågor och svar | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - 19 kap 3 § OSL | Samt rättelser och förtydliganden under anbudstiden |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.4 Hantera inköp och upphandlingar | Fullmakt bolag | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - 19 kap 3 § OSL | Från leverantör |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.4 Hantera inköp och upphandlingar | Förhandsannonsering | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.4 Hantera inköp och upphandlingar | Intyg/bevis för kontroll av leverantör | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - 19 kap 3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.4 Hantera inköp och upphandlingar | Meddelande om leverantörsval | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Vid direktupphandling |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.4 Hantera inköp och upphandlingar | Offert, antagen | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Upphandlingssystem | Visma | Digitalt | Ja - 19 kap 3 § OSL | Gäller belopp under första tröskelvärdet LOU. Offert som ingår i en korrespondens med leverantör eller som utgör själva avtalet bevaras i diariet. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.4 Hantera inköp och upphandlingar | Offert, inte antagen | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Ja - 19 kap 3 § OSL | Gäller belopp under första tröskelvärdet LOU. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.4 Hantera inköp och upphandlingar | Sekretessförbindelse, jävsdeklaration | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.4 Hantera inköp och upphandlingar | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.4 Hantera inköp och upphandlingar | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.4 Hantera inköp och upphandlingar | Tilldelningsbeslut | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.4 Hantera inköp och upphandlingar | Uppdragshandling | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | En uppdragshandling reglerar uppdraget för en utsedd arbetsgrupp, funktionsgrupp eller motsvarande. Det kan handla om både permanenta och tillfälliga grupper eller uppdragstagare. Ansvarig chef/ uppdragsgivare fastställer. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.4 Hantera inköp och upphandlingar | Upphandlingsdokument | Bevaras | AN-6141/17, 001, AN-08548/23, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - 19 kap 3 § OSL | Tidigare kallad förfrågningsunderlag. Inklusive inbjudan, kravställning |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.4 Hantera inköp och upphandlingar | Upplysning om tilldelningsbeslut | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.4 Hantera inköp och upphandlingar | Utvärderingsprotokoll | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - 19 kap 3 § OSL | Direktupphandling dokumentation, för belopp under gränsvärde för upphandling |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.4 Hantera inköp och upphandlingar | Utvärderingsunderlag | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - 19 kap 3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.4 Hantera inköp och upphandlingar | Öppningsprotokoll | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - OSL 19 kap 3 § | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.5 Hantera avrop från avtal | Beställning | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Upphandlingssystem | Visma | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.5 Hantera avrop från avtal | Beställningsunderlag under första tröskelvärdet i LOU | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i diariet och i upphandlingssystem | Public 360/Visma | Digitalt | Nej | T.ex. inköpsanmodan, anskaffnings-/investeringsbeslut inklusive offerter |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.5 Hantera avrop från avtal | Offert, antagen | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 005 | Registreras i diariet och i upphandlingssystem | Public 360/Visma | Digitalt | Ja - 19 kap 3 § OSL | Gäller belopp under första tröskelvärdet LOU |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.5 Hantera avrop från avtal | Order-, uppdrags-, och beställningsbekräftelse | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 007 | Registreras i beställningssystem | Marknadsplatsen | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.5 Hantera avrop från avtal | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.5 Köpa in och upphandla/2.5.5 Hantera avrop från avtal | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.1 Registrera handlingar och hantera post | E-postlogg i Microsoft Exchange | 90 dagar | AN-06027/20 | Nej | Utförs efter tillämpningsbeslut i respektive myndighet. Jfr 1.3 | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.1 Registrera handlingar och hantera post | Fullmakt, personadresserad post | Vid inaktualitet | AN-6139/17, 003 | Nej | Postöppning, personadresserad post. Uppdateras fortlöpande | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.1 Registrera handlingar och hantera post | Förteckning över rekommenderad post | 2 år | AN-6139/17, 003 | Nej | Kallas även REK-bok. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.1 Registrera handlingar och hantera post | Inlämningskvitto, företagspaket | 2 år | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.8 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.1 Registrera handlingar och hantera post | Kundbeställningar frimärken | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.8 | Kronologisk | Pärm | Papper | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.1 Registrera handlingar och hantera post | Kvittenslista posthantering | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.8 | Kronologisk | Pärm | Papper | Nej | Avser utskrift från leverantörens system avseende utskickad post. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.1 Registrera handlingar och hantera post | Meddelande, via röstbrevlåda | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.3 | Nej | Först efter uppgifter av vikt antecknats och tillförts eventuellt ärende i diariet. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.1 Registrera handlingar och hantera post | Postlista | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.6 | Public 360 | Digitalt | Nej | Utgör ett sökvärde i diariet och är offentliga förutsatt att ärendet/handlingar har klassats rätt vid registrering så att sekretessbelagda uppgifter och personuppgifter inte visas i postlistan. | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.1 Registrera handlingar och hantera post | Postöppnings- och registreringsansvisningar | Vid inaktualitet | AN-6139/17, 003 | Nej | Utgivna rutiner och riktlinjer i ledningssystemet bevaras. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.1 Registrera handlingar och hantera post | Register över fullmakter | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.6 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.1 Registrera handlingar och hantera post | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.1 Registrera handlingar och hantera post | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.1 Registrera handlingar och hantera post | Sändningskvitto, fax | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.8 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.1 Registrera handlingar och hantera post | Tulldeklarationer | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.8 | Kronologisk | Pärm | Papper | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.2 Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv | Arkivförteckning | Bevaras | AN-6139/17, 001 | Registreras i arkivförteckningssystem | Visual Arkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.2 Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv | Arkivinventering | Vid inaktualitet som inträffar senast 5 år efter upprättande | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.10 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Alla handlingar rörande inventering: checklista, informationsblad, enkäter etc. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.2 Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv | Bevarande- och gallringsbeslut | Bevaras | AN-6139/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Bevarande- och gallringsbeslut från Arkivnämnden. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.2 Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv | Bevarande- och gallringsframställan | Bevaras | AN-6139/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Innefattar bevarande- och gallringsutredning inför Arkivnämndens beslut. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.2 Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv | Förteckning över IT-stöd som innehåller allmänna handlingar | Bevaras | AN-6139/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | I myndighetens förteckning över IT-system (IT-förteckning) beskrivs innehåll och ändamål enligt som en del av den processorienterade informationsredovisningen. Uppdateras löpande och ett utdrag bevaras en gång per år. Personuppgiftsbehandlingar hanteras i Registerförteckning enligt GDPR, se 2.7 Administrera kontroll av personuppgiftsbehandlingar |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.2 Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv | Plan för bevarande av elektroniska handlingar | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Kopia publiceras via SOFIA mellanarkiv. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.2 Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.2 Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.2 Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv | Specifikation för paketstruktur | Bevaras | AN-6139/17, 004 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.2 Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv | Tillämpningsbeslut om gallring | Bevaras | AN-6139/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Myndighetens beslut om tillämpning av arkivnämndens gallringsbeslut |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.3 Ta emot arkiv | Förteckning över arkivhandlingar som mottagits | Bevaras | AN-6139/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.3 Ta emot arkiv | Leveransgodkännande | Bevaras | AN-6139/17, 004 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.3 Ta emot arkiv | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.3 Ta emot arkiv | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.4 Överlämna arkiv | Förteckning över arkivhandlingar som överlämnas | Bevaras | AN-6139/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.4 Överlämna arkiv | Leveransframställan | Bevaras | AN-6139/17, 004 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.4 Överlämna arkiv | Leveransreversal | Bevaras | AN-6139/17, 004 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.4 Överlämna arkiv | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.4 Överlämna arkiv | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.5 Hantera utlämnande av handlingar | Begäran om utlämnande med sekretess eller förbehåll | Bevaras | AN-6139/17, 002 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.5 Hantera utlämnande av handlingar | Begäran om utlämnande, ej sekretess | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.2 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.5 Hantera utlämnande av handlingar | Beslut om avslag på begäran om utlämnande av allmän handling | Bevaras | AN-6139/17, 002 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.5 Hantera utlämnande av handlingar | Fullmakt | Bevaras | AN-6139/17, 002, AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser fullmakt att ta del av sekretessbelagd handling |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.5 Hantera utlämnande av handlingar | Samtycke till utlämnande av sekretessbelagd handling | Bevaras | AN-6139/17, 002 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser inte utlämnande av patientjournaler. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.5 Hantera utlämnande av handlingar | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.5 Hantera utlämnande av handlingar | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.6 Administrera allmänna handlingar/2.6.5 Hantera utlämnande av handlingar | Överklagande | Bevaras | AN-6139/17, 002 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser överklagenden som inkommer till myndigheten gällande utlämnande av allmänna handlingar. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.7 Administrera kontroll av personuppgiftsbehandlingar | Anmälan av behandling av personuppgifter | Vid inaktualitet | AN-6139/17, 006 | Metadata | Sharepoint | Digitalt | Nej | Information i anmälan förs in i myndighetens registerförteckning enligt GDPR |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.7 Administrera kontroll av personuppgiftsbehandlingar | Anmälan om dataskyddsombud | Bevaras | AN-6139/17, 006 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Anmälan om dataskyddsombud från myndigheten till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Kan även innehålla entledigande av tidigare dataskyddsombud (DSO) |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.7 Administrera kontroll av personuppgiftsbehandlingar | Anmälan om personuppgiftsincident till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) | Bevaras | AN-6139/17, 005 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), tidigare Datainspektionen. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.7 Administrera kontroll av personuppgiftsbehandlingar | Avvikelserapport om personuppgiftsincident | Bevaras | AN-6139/17, 005 | Registreras i avvikelsehanteringssystemet | MedControl | Digitalt | Ja | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.7 Administrera kontroll av personuppgiftsbehandlingar | Beslut om avslag på begäran om registerutdrag | Bevaras | AN-6139/17, 005 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.7 Administrera kontroll av personuppgiftsbehandlingar | Förordnande av dataskyddsombud | Bevaras | AN-6139/17, 005 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.7 Administrera kontroll av personuppgiftsbehandlingar | Konsekvensbedömning enligt GDPR | Bevaras | AN-6139/17, 005 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.7 Administrera kontroll av personuppgiftsbehandlingar | Personuppgiftsbiträdesavtal | Bevaras | AN-6139/17, 005 | Registreras i diariet | Diarieakt | Papper | Nej | Visningsexemplar förvaras i Public 360 |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.7 Administrera kontroll av personuppgiftsbehandlingar | Registerförteckning | Bevaras | AN-6139/17, 005 | Metadata | Sharepoint | Digitalt | Nej | Avser förteckning och beskrivning över personregister och personuppgiftsbehandlingar som används i verksamheten. Uppgifter av ringa eller tillfällig betydelse såsom kontaktuppgifter, lagringsplats, innehållstyp uppdateras löpande. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.7 Administrera kontroll av personuppgiftsbehandlingar | Registerutdrag, begäran om samt svar | 2 år efter upprättande | AN-6139/17, 006 | Nej | Avser enskilds persons begäran om registerutdrag och svar på detta. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.7 Administrera kontroll av personuppgiftsbehandlingar | Riskanalys | Bevaras | AN-6017/17, 004, AN-6138/17, 001, AN-6139/17, 005, AN-09158/19, 002 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja | Risk- och sårbarhetsanalys, risk och konsekvensanalys, risker och möjligheter etc. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.7 Administrera kontroll av personuppgiftsbehandlingar | Samtycke till behandling av personuppgifter | 2 år efter att behandlingen har upphört | AN-6139/17, 006 | Nej | Omfattar även samtycke till publicering av foto och film. Om behandlingen övergår till arkivmyndigheten, räknas det som att behandlingen har upphört. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.7 Administrera kontroll av personuppgiftsbehandlingar | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.7 Administrera kontroll av personuppgiftsbehandlingar | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.7 Administrera kontroll av personuppgiftsbehandlingar | Tröskelanalys | Bevaras | AN-6139/17, 005 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | En tröskelanalys görs för att komma fram till om det behöver göras en konsekvensbedömning enligt GDPR. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.7 Administrera kontroll av personuppgiftsbehandlingar | Återtagande av samtycke till behandling av personuppgifter | 2 år efter inaktualitet | AN-6139/17, 006 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Arkitekturdokumentation | Bevaras | AN-09158/19, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Dokumentation och andra informationstillgångar som beskriver de organisatoriska och tekniska komponenter samt de inbördes relationer som utgör ett befintligt eller potentiellt tillstånd i ett specifikt verksamhets- och IT-landskap. Sådan dokumentation tas fram i syfte att kartlägga, dokumentera, utveckla och kommunicera koncernövergripande verksamhets- och IT-arkitektur. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Avtal, överenskommelse | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09363/20, 006 | Registreras i diariet | Diarieakt/Public 360 | Papper/digitalt | Nej | Elektroniskt underskrivna avtal och överenskommelser arkiveras i original i digital form. Fysiskt underskrivna avtal och överenskommelser bevaras i original i pappersform. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Beredningsrapport | Bevaras | AN-09158/19, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Beredningsrapport BP1 |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Beslutsutdrag ur mötesanteckning | Bevaras | AN-09158/19, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Förslag till beslut vid olika typer av projektbeslut inom IS/IT Styrmodell | Bevaras | AN-09158/19, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Förstudierapport | Bevaras | AN-09158/19, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Förstudierapport från genomförd förstudie. Innehåller utredning och analys inför ett tilltänkt projekt eller uppdrag. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Granskningslogg | 10 år respektive ner till 5 år efter upprättande beroende på system | AN-05474/23, 003A, AN-05474/23, 003B | Metadata | Olika system inom VGR | Digitalt | Nej | Till exempel händelselogg, granskningslogg, provenienslogg i alla typer av system. Loggar i nätverk och/eller databaser som dokumenterar tillgång till information (t.ex. databasfrågor, anropens ursprung, plats, ansvarig användare för databasoperationer, datum, tidpunkt, berörda tabeller och fält, historiska samt uppdaterade värden) som kan behövas i revisioner, ansvarsärenden etc. Se gallringsbeslut AN-05474/23 för mer information om loggar i olika typer av system. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Initieringsunderlag | 10 år efter upprättande | AN-09158/19, 004 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | IS/IT-plan | Bevaras | AN-09158/19, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Behovsinventering i verksamheten. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Kallelse med dagordning | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Kostnadskalkyl | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25, A.10 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Kravplan | Bevaras | AN-09158/19, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Kravplan checklista | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25, A.6 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Leveransgodkännande IS/IT | Bevaras | AN-09158/19, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Mötesanteckningar av betydelse | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Uppgifter av strategisk och taktisk karaktär som dokumenterar beslut och ställningstaganden av större och långvarig betydelse för verksamheten. OBS, det finns specifika handlingstyper som ska användas som mötesanteckningar för presidium, förvaltningsledning, ledningsgrupp, styrgrupp, funktionsgrupp, projektstyrgrupp och dialogmöte. Notera att samma handlingstyp ska användas för samtliga mötesanteckningar från samma gruppering. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Mötesanteckningar av ringa eller tillfällig betydelse | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Uppgifter av operativ karaktär som inte dokumenterar beslut och uttalanden av betydelse för verksamheten. Gäller t.ex. stödgrupperingar, arbetsgrupper och undergrupper vars resultat redovisas i andra grupperingars mötesanteckningar av betydelse. Eventuellt resultat av mötet dokumenteras på annat sätt, t.ex. i en rapport. Notera att samma handlingstyp ska användas för samtliga mötesanteckningar från samma gruppering. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Mötesanteckningar, projektgrupp | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Mötesanteckningar, projektstyrgrupp | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Projektavvikelserapport | Bevaras | AN-09158/19, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Projektdirektiv | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09158/19, 001, AN-6017/17, 005 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Projektplan | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09158/19, 001, AN-6017/17, 005 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Projektriskanalys | Bevaras | AN-09158/19, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Slutrapport, projekt | Bevaras | AN-09158/19, 001, AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Statusrapport för projekt | 5 år | AN-394/15 72, 2015-11-25, A.2 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Supportdokumentation | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25, A.2 | Metadata | Sharepoint | Digitalt | Nej | Avser dokumentation till hjälp för lokal användarsupport |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Systembeskrivning | Bevaras | AN-09158/19, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Tid- och aktivitetsplan IS/IT | 5 år | AN-394/15 72, 2015-11-25, A.10 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.1 Utveckla och införa IS/IT | Uppdragsbeskrivning | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09158/19, 002, AN-09158/19, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Administratörslogg | 10 år ner till 5 år eller ner till 90 dagar efter upprättande beroende på system | AN-05474/23, 003A, AN-05474/23, 003B och AN-05474/23, 003C | Olika system inom VGR | Digitalt | Nej | Se gallringsbeslut AN-05474/23 för mer information om loggar i olika typer av system | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Användarbehörighet, ansökan om/beställning | 10 år, 5 år eller när behörigheter upphört att gälla beroende på system | AN-05474/23, 003A, AN-05474/23, 003B och AN-05474/23, 003D beroende på system | Papper/digitalt | Nej | Se gallringsbeslut AN-05474/23 för mer information om behörigheter i olika typer av system. | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Användarbehörighet, beslut att tilldela och avsluta | 10 år, 5 år eller när behörighet upphört att gälla, beroende på system | AN-05474/23, 003A, AN-05474/23, 003B och AN-05474/23, 003D | Papper/digitalt | Nej | Se gallringsbeslut AN-05474/23 för mer information om behörigheter i olika typer av system. | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Användarbehörighet, register | 10 år, 5 år eller när behörighet har upphört att gälla, beroende på system | AN-05474/23, 003A, AN-05474/23, 003B och AN-05474/23, 003D | Metadata | Behörighetsbeställning | Digitalt | Nej | Se gallringsbeslut AN-05474/23 för mer information om behörigheter i olika typer av system. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Användardokumentation, manual, lathund | Bevaras | AN-09158/19, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Lathundar, manualer och användarhandledningar för system. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Arkitekturdokumentation | Bevaras | AN-09158/19, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Dokumentation och andra informationstillgångar som beskriver de organisatoriska och tekniska komponenter samt de inbördes relationer som utgör ett befintligt eller potentiellt tillstånd i ett specifikt verksamhets- och IT-landskap. Sådan dokumentation tas fram i syfte att kartlägga, dokumentera, utveckla och kommunicera koncernövergripande verksamhets- och IT-arkitektur. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Avvikelserapport | Bevaras | AN-6138/17, 001 AN-09158/19, 002 | Registreras i avvikelsehanteringssystemet | MedControl | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Behörighetslista, system | 10 år, 5 år eller när behörigheter upphört att gälla beroende på system | AN-05474/23, 003A, AN-05474/23, 003B och AN-05474/23, 003D beroende på system | Bokstavsordning | Olika system inom VGR | Papper/digitalt | Nej | Behörighetslistor som visar vilka som har tillgång till system. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Bekräftelse rörande behörigheter i informationssystem med lägre krav på spårbarhet | När handlingen upphört att gälla och/eller ersatts av ny handling förutsatt att myndigheten inte längre har användning för den | AN-05474/23, 003D | Se gallringsbeslut AN-05474/23 för mer information om loggar i olika typer av system | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Beställning rörande behörigheter i informationssystem med lägre krav på spårbarhet | När handlingen upphört att gälla och/eller ersatts av ny handling förutsatt att myndigheten inte längre har användning för den | AN-05474/23, 003D | Digitalt | Se gallringsbeslut AN-05474/23 för mer information om loggar i olika typer av system | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Bevis om lämnad information | Bevaras, se anmärkning | AN-09158/19, 003 | Kronologisk ordning | Papper/digitalt | Nej | Tidigare kallad förbindelser, t.ex. sekretessförbindelser. Avser dokumentation där arbetstagaren gjorts medveten om gällande lagstiftning och därefter undertecknat. AN-09158/19, 003 medger individuella tillämpningar per myndighet. | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Driftsdokumentation | När informationen inte längre behövs. Uppdateras löpande. | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 A.6 | Metadata | Plexus | Digitalt | Nej | Ständigt föränderlig arbetsdokumentation för att tekniker ska kunna hantera incidenter, problem och förändringar snabbare. Informationen går inte att göra någon komplett dokumentation av. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Driftslogg | Upp till 12 månader beroende på system | AN-05474/23, 003E | Digitalt | Se gallringsbeslut AN-05474/23 för mer information om loggar i olika typer av system | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Elektroniskt spår från internetuppkoppling | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25, A.11 | Metadata | Lokalt på dator | Digitalt | Nej | Cookie-, temp- och historikfiler |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Fellogg | Upp till 12 månader beroende på system | AN-05474/23, 003E | Metadata | Olika system inom VGR | Digitalt | Exempelvis information om fel i systemet. Se gallringsbeslut AN-05474/23 för mer information om loggar i olika typer av system. | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Förfrågan | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25, A.2 | Metadata | Sharepoint | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Förvaltningsplan | Bevaras | AN-09158/19, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Vidmakthållande och förvaltning av system |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Förändringslogg i behörighetsinformation | 10 ner till 5 år eller ner till 90 dagar efter upprättande beroende på system | AN-05474/23, 003A, AN-05474/23, 003B och AN-05474/23, 003C beroende på system | Olika system inom VGR | Digitalt | Se gallringsbeslut AN-05474/23 för mer information om behörigheter i olika typer av system. | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Händelselogg | 10 år eller 5 år beroende på system | AN-05474/23, 003A respektive AN-05474/23, 003B | Datumordning | Olika system inom VGR | Digitalt | Nej | Se gallringsbeslut AN-05474/23 för mer information om loggar i olika typer av system. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | IIS-logg | Vid den tidpunkt myndigheten själv bestämmer, dock tidigast 90 dagar efter upprättande | AN-05474/23, 003G | Digitalt | Avser loggar på webbservrar | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Informationsklassning | Bevaras | AN-09158/19, 002 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Logg som påverkar säkerhet i samhället om de avslöjas | Gallras tidigast 25 år efter tillkomst | AN-05474/23, 003F | Digitalt | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Logg över genomförd transaktionshantering i applikationer | Vid den tidpunkt myndigheten själv bestämmer, dock tidigast 90 dagar efter upprättande | AN-05474/23, 003C | Digitalt | Se gallringsbeslut AN-05474/23 för mer information om loggar i olika typer av system | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Logg över händelser som rör applikationssäkerhet | Vid den tidpunkt myndigheten själv bestämmer, dock tidigast 90 dagar efter upprättande | AN-05474/23, 003C | Digitalt | Se gallringsbeslut AN-05474/23 för mer information om loggar i olika typer av system | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Logg över systemfel och felmeddelanden | Vid den tidpunkt myndigheten själv bestämmer, dock tidigast 90 dagar efter upprättande | AN-05474/23, 003C | Se gallringsbeslut AN-05474/23 för mer information om loggar i olika typer av system | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Loggranskning, protokoll | 10 år, ner till 5 år eller ner till 90 dagar efter upprättande beroende på system | AN-05474/23, 003A, AN-05474/23, 003B, AN-05474/23, 003C | Ja | Se gallringsbeslut AN-05474/23 för mer information om loggar i olika typer av system. Avser vanligen anteckningar från loggranskning av åtkomst till patientjournaler. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Loggutdrag | 10 år, ner till 5 år eller ner till 90 dagar efter upprättande beroende på system | AN-05474/23, 003A, AN-05474/23, 003B eller AN-05474/23, 003C | Ja | Se gallringsbeslut AN-05474/23 för mer information om loggar i olika typer av system. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Prestandalogg | Gallras tidigast 7 dagar efter upprättande | AN-05474/23, 003E | Digitalt | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Register över behörigheter i informationssystem med lägre krav på spårbarhet | När handlingen upphört att gälla och/eller ersatts av ny handling förutsatt att myndigheten inte längre har användning för den | AN-05474/23, 003D | Digitalt | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Riskanalys | Bevaras | AN-6017/17, 004, AN-6138/17, 001, AN-6139/17, 005, AN-09158/19, 002 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja | Risk- och sårbarhetsanalys, risk och konsekvensanalys, risker och möjligheter etc. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Samtalslogg | 10 år, ner till 5 år eller ner till 90 dagar efter upprättande beroende på system | AN-05474/23, 003A, AN-05474/23, 003B och AN-05474/23, 003C beroende på system | Olika system inom VGR | Digitalt | Se gallringsbeslut AN-05474/23 för mer information om loggar i olika typer av system. | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | SMS-logg | 12 månader efter upprättande | AN-05474/23, 003E | Olika system inom VGR | Digitalt | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Spårningslogg för analys av fel | Vid den tidpunkt myndigheten själv bestämmer, dock tidigast 90 dagar efter upprättande | AN-05474/23, 003C | Se gallringsbeslut AN-05474/23 för mer information om loggar i olika typer av system | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Systemdokumentation | Bevaras | AN-09158/19, 002 | Metadata | Olika system inom VGR | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Systemlogg med teknisk information | Upp till 12 månader beroende på system | AN-05474/23, 003E | Digitalt | Se gallringsbeslut AN-05474/23 för mer information om loggar i olika typer av system | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Systemövervakningslogg | 90 dagar | AN-05474/23, 003E | Digitalt | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Säkerhetslogg om lösenordsbyte | 10 år eller 5 år beroende på system | AN-05474/23, 003A respektive AN-05474/23, 003B | Kronologisk ordning | Olika system inom VGR | Digitalt | Ja, OSL 18 kap 13§ | Se gallringsbeslut AN-05474/23 för mer information om loggar i olika typer av system. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Transaktions- och ändringslogg | Ner till 5 år år eller ner till 90 dagar efter upprättande beroende på system | AN-05474/23, 003B och AN-05474/23, 003C | Olika system inom VGR | Digitalt | Se gallringsbeslut AN-05474/23 för mer information om loggar i olika typer av system. | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Uppdragsbeskrivning | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09158/19, 002, AN-09158/19, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Utskriftslogg | 10 år | AN-05474/23, 003A | Metadata | Olika system inom VGR | Digitalt | Logg över utskrifter från systemet. Se gallringsbeslut AN-05474/23 för mer information om loggar i olika typer av system. | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Webblogg | Vid den tidpunkt myndigheten själv bestämmer, dock tidigast 90 dagar efter upprättande | AN-05474/23, 003G | |||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Åtgärdsrapport | Bevaras | AN-09158/19, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Ja | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.2 Förvalta och drifta IS/IT | Övervakningslogg | Vid den tidpunkt myndigheten själv bestämmer, dock tidigast 90 dagar efter upprättande | AN-05474/23, 003C | Digitalt | Se gallringsbeslut AN-05474/23 för mer information om loggar i olika typer av system | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.3 Avveckla IS/IT | Arkitekturdokumentation | Bevaras | AN-09158/19, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Dokumentation och andra informationstillgångar som beskriver de organisatoriska och tekniska komponenter samt de inbördes relationer som utgör ett befintligt eller potentiellt tillstånd i ett specifikt verksamhets- och IT-landskap. Sådan dokumentation tas fram i syfte att kartlägga, dokumentera, utveckla och kommunicera koncernövergripande verksamhets- och IT-arkitektur. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.3 Avveckla IS/IT | Avvecklingsinitiering | Bevaras | AN-09158/19, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Innebär att det sker en initiering om att starta avvecklingsprocessen och utreda systemavveckling och informationsomhändertagande. | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.3 Avveckla IS/IT | Avvecklingslogg | Bevaras | AN-09158/19, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Ifylld logglista från avvecklingsprocessen |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.3 Avveckla IS/IT | Beslut om avveckling av system och/eller informationsomhändertagande | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Beslut om avveckling av system och/eller beslut om informationsomhändertagande om systemet innehåller information. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.3 Avveckla IS/IT | Beslutsunderlag | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Exempelvis en sammanfattning av förstudiens arbete som behövs som underlag till beslut om avveckling |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.3 Avveckla IS/IT | Dokumentation från avvecklingsarbete | Bevaras | AN-09158/19, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Exempelvis mappningsdokument och listor över tabeller i databas |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.3 Avveckla IS/IT | Förstudierapport | Bevaras | AN-09158/19, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Förstudierapport från genomförd förstudie. Innehåller utredning och analys inför ett tilltänkt projekt eller uppdrag. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.3 Avveckla IS/IT | Projektdirektiv | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09158/19, 001, AN-6017/17, 005 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.3 Avveckla IS/IT | Riskanalys | Bevaras | AN-6017/17, 004, AN-6138/17, 001, AN-6139/17, 005, AN-09158/19, 002 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja | Risk- och sårbarhetsanalys, risk och konsekvensanalys, risker och möjligheter etc. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.3 Avveckla IS/IT | Slutrapport, projekt | Bevaras | AN-09158/19, 001, AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.3 Avveckla IS/IT | Systemdokumentation vid avveckling | Bevaras | AN-09158/19, 002 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Systemdokumentation som tas fram i samband med avveckling av ett system. Diarieförs tillsammans med beslut i ett avvecklingsärende. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.8 Hantera och förvalta IS/IT/2.8.3 Avveckla IS/IT | Tid- och aktivitetsplan IS/IT | 5 år | AN-394/15 72, 2015-11-25, A.10 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.1 Förvalta fastigheter, lokaler och utrustning | Anmälan om lokal och eller fastighetsförändringar | Bevaras | AN-08548/23, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.1 Förvalta fastigheter, lokaler och utrustning | Behovsanalys för fastigheter och eller lokaler | Bevaras | AN-08548/23, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.1 Förvalta fastigheter, lokaler och utrustning | Besiktningsprotokoll | Gallras tidigast 10 år efter upprättande. | AN-08548/23, 002 | Vid förbesiktning, efterbesiktning och tvåårsbesiktning | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.1 Förvalta fastigheter, lokaler och utrustning | Besiktningsprotokoll av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25, A.5 | Kronologisk ordning | Nej | Avser besiktningsprotokoll från besiktning av hissar, ventilation, rulltrappor etc. | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.1 Förvalta fastigheter, lokaler och utrustning | Beslut om behovsanalys för fastighet och eller lokaler | Bevaras | AN-08548/23, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.1 Förvalta fastigheter, lokaler och utrustning | Bokningar och bekräftelse av lokaler och utrustning | Gallras tidigast två år efter upprättande | AN-08548/23, 003 | |||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.1 Förvalta fastigheter, lokaler och utrustning | Dokumentation av löpande mätaravläsningar | Gallras tidigast två år efter upprättande | AN-08548/23, 003 | till exempel el och vatten | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.1 Förvalta fastigheter, lokaler och utrustning | Felanmälan av lokaler | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25, A.2 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.1 Förvalta fastigheter, lokaler och utrustning | Förteckning över konst från konstenheten | Bevaras | AN-08548/23, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.1 Förvalta fastigheter, lokaler och utrustning | Hyresavtal | Bevaras | AN-08548/23, 001 | Registreras i diariet | Diarieakt | Papper | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.1 Förvalta fastigheter, lokaler och utrustning | Inventarielista över konst | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25, A.6 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser egenupprättade inventarielistor. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.1 Förvalta fastigheter, lokaler och utrustning | Lokalbokning och bokningsbekräftelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25, A.6 | Kronologisk ordning | Olika system inom VGR | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.1 Förvalta fastigheter, lokaler och utrustning | Serviceprotokoll | Gallras tidigast två år efter upprättande | AN-08548/23, 003 | |||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.1 Förvalta fastigheter, lokaler och utrustning | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.1 Förvalta fastigheter, lokaler och utrustning | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.1 Förvalta fastigheter, lokaler och utrustning | Underhållsplaner | Bevaras | AN-08548/23, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.1 Förvalta fastigheter, lokaler och utrustning | Utredning rörande fastighetsutnyttjande | Bevaras | AN-08548/23, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd | Ansökan om tillstånd för kamerabevakning | Bevaras | AN-08548/23, 004 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - 32 kap 3 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd | Ansökan om tillstånd till hantering av brandfarlig vara | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd | Behörighetslista | 2 år efter inaktualitet | AN-6017/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Ja - 19 kap 1 § OSL | Ska registreras ifall handlingen omfattas av sekretess, |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd | Beslut om tillstånd till hantering av brandfarlig vara | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd | Beställning av behörighetskort, tjänstekort och passerkort | Gallras tidigast 10 år efter upprättande | AN-08548/23, 007 | Datum- och personnummerordning | Arkivbox | Papper | Nej | Underlag till tjänstekort. Tjänstekorten gäller i högst 5 år. Handlinstyper under detta referensnummer kan ha olika gallringsfrister. Gallringsfristen kan vara exempelvis 10 år efter handlingens upprättande eller 10 år efter certifikatets upphörande. Vilken frist som ska nyttjas beror på den faktiska hanteringen hos respektive myndighet som omfattas av detta beslut. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd | Besökslogg/register | Gallras 30 dagar efter upprättandet. | AN-08548/23, 006 | |||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd | Besöksregister | 30 dagar efter upprättandet. | AN-08548/23, 006 | Ja - 15 kap 2 § OSL | Signeringslista eller registrering vid besök | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd | Bild- och ljudupptagning från kamerabevakning | Gallras när handlingarna inte längre är nödvändiga för ändamålet | AN-08548/23, 005 | Ja - OSL 32 kap 3 § | Beslutet gäller retroaktivt från och med 2016-01-01. Tiden för gallring ska tas i beaktande vid installation av varje ny kamera och anges i tillståndet för kamerabevakning. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd | Daglig ronderingsrapport/larmrapport av väktare eller annan säkerhetspersonal | Gallras tidigast två år efter upprättande | AN-08548/23, 003 | |||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd | Godsdeklaration för farligt avfall | 3 år efter upprättande | AN-6140/17, 003 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd | Inpasseringsloggar till lokaler och fastigheter | Gallras 30 dagar efter upprättandet. | AN-08548/23, 006 | |||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd | Kris- och beredskapsplan | Bevaras | AN-08548/23, 004 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd | Kvittens av behörighetskort, tjänstekort, passerkort | Gallras tidigast 10 år efter upprättande | AN-08548/23, 007 | |||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd | Kvittens av reservkort | Gallras tidigast 10 år efter upprättande | AN-08548/23, 007 | |||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd | Kvittens för nycklar | 2 år efter att nycklarna har återlämnats | AN-6017/17, 002 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd | Larminstruktion | Bevaras | AN-08548/23, 004 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd | Logg över åtkomst till fysisk utrustning | Ner till 5 år eller när den upphört att gälla beroende på system | AN-05474/23, 003B och AN-05474/23, 003D beroende på system | Metadata | Till exempel processorer och lagringsmedier. Se gallringsbeslut AN-05474/23 för mer information om loggar i olika typer av system. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd | Pappersunderlag för beställning av passerkort, tjänstekort, reservkort | Gallras tidigast två år efter upprättande | AN-08548/23, 003 | Papper | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd | Register över behörighetskort, tjänstekort och passerkort | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.6 | Metadata | Olika system inom VGR | Digitalt | Ja - 19 kap 1 § OSL | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd | Riskanalys | Bevaras | AN-6017/17, 004, AN-6138/17, 001, AN-6139/17, 005, AN-09158/19, 002 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja | Generella riskanalyser redovisas inom 1.3 Internt ledningsarbete. Övergripande säkerhetsfrågor inom arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete och informationssäkerhet under 2.14. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd | Sekretessförbindelse, tystnadspliktsavtal, extern person | Bevaras | AN-08548/23, 004 | Registreras i diariet | Diarieakt | Papper | Nej | Sekretessförbindelse/tystnadspliktsavtal där extern person besöker VGR:s lokaler och system. För sekretessförbindelse/ tystnadspliktsavtal för medarbetare, se 2.1.2 Hantera anställning. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd | Serviceavtal, rutinmässiga | 2 år efter avtalets utgång | AN-2470/18, 001 | Ja - 19 kap 1 § OSL | T.ex. gällande bevakning och larm där serviceavtalet är ett avrop mot gällande ramavtal. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd | Säkerhetsdokumentation | Bevaras | AN-08548/23, 004 | |||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd | Tillstånd för kamerabevakning | Bevaras | AN-08548/23, 004 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd | Åtgärdskort | 2 år efter inaktualitet | AN-08548/23, 003 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Papper/digitalt | Ja - 15 kap 2 §, 18 kap 3 § OSL | Åtgärdskort uppdateras löpande. Vissa åtgärdskort omfattas av sekretess och sprids i pappersform. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.3 Genomföra byggprojekt | Besiktningsprotokoll av betydelse | Bevaras | AN-08548/23, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Inklusive åtgärdslista |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.3 Genomföra byggprojekt | Beslut om bygglov | Bevaras | AN-08548/23, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.3 Genomföra byggprojekt | Bygganmälan | Bevaras | AN-08548/23, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.3 Genomföra byggprojekt | Bygghandling i ärende | Bevaras | AN-08548/23, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.3 Genomföra byggprojekt | Bygghandling som överensstämmer med bygghandling i förfrågningsunderlaget | Gallras tidigast 10 år efter upprättande | AN-08548/23, 002 | |||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.3 Genomföra byggprojekt | Bygglovsansökan | Bevaras | AN-08548/23, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.3 Genomföra byggprojekt | Byggmötesprotokoll | Bevaras | AN-08548/23, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser hela projekterings- och genomförandefasen i ett byggprojekt. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.3 Genomföra byggprojekt | Byggritning i ärende | Bevaras | AN-08548/23, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser hela projekterings- och genomförandefasen i ett byggprojekt. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.3 Genomföra byggprojekt | Förstudierapport om fastighet/lokaler | Bevaras | AN-08548/23, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.3 Genomföra byggprojekt | Projektdirektiv | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09158/19, 001, AN-6017/17, 005 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.3 Genomföra byggprojekt | Projektplan | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09158/19, 001, AN-6017/17, 005 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.3 Genomföra byggprojekt | Rumsfunktionsprogram - överenskommelse mellan kund och fastighetsbolag | Bevaras | AN-08548/23, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.3 Genomföra byggprojekt | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.3 Genomföra byggprojekt | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.3 Genomföra byggprojekt | Slutbesiktningsprotokoll | Bevaras | AN-08548/23, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Inklusive åtgärdslista |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.3 Genomföra byggprojekt | Slutrapport, projekt | Bevaras | AN-09158/19, 001, AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.3 Genomföra byggprojekt | Styrgruppsmötesprotokoll | Bevaras | AN-08548/23, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Från byggprojektets styrgrupp inom myndigheten |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.3 Genomföra byggprojekt | Tid- och aktivitetsplan byggprojekt | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | |||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet/2.9.3 Genomföra byggprojekt | ÄTA-handling | Bevaras | AN-08548/23, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Rörande ändring, tillägg, avgående i byggnadsarbetet | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Besöksinformation av tillfällig och ringa betydelse | Gallras 2 år efter upprättande | AN‐394/15 72, 2015‐11‐25 § 103 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Bild, publicerad | Bevaras | AN-5947/17, 001 | Metadata | Under utredning | Digitalt | Nej | Ej publicerade versioner och dubbletter av bilder får gallras vid inaktualitet enligt AN-394/15 72, 2015-11-25, A.10. Se inledning till informationshanteringsplanen. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Bild/film/ljud i kommunikationssyfte | Bevaras | AN-5947/17, 001 | Metadata | VGR Mediebank | Digitalt | Nej | Bilder och i vissa fall film och ev. ljud i kommunikationssyfte. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Chatt | Vid inaktualitet som inträffar senast 90 dagar efter upprättande eller ankomst | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.2 | Metadata | Kommunikationsverktyg | Digitalt | Nej | Avser chatt i kommunikationsverktyg, exempelvis Skype, Teams, Webex och Cisco. Chattmeddelanden av betydelse dokumenteras i mötesanteckningar eller diarieförs som skrivelse av betydelse beroende på chattens sammanhang. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Distributionslista | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.6 | Nej | Ständig uppdatering | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Dokumentation av den egna verksamheten | Bevaras | AN-5947/17, 001 | Metadata | Under utredning | Digitalt | Nej | Dokumentation av den egna verksamheten i form av foto, film, ljud, text. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Fototillstånd | Bevaras | AN-5947/17, 005 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Funktionsbrevlåda/myndighetsbrevlåda, utan innehåll eller med innehåll av ringa eller tillfällig betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.6 | Metadata | Outlook | Digitalt | Nej | Förutsätter att innehåll som inte är av ringa eller tillfällig betydelse har omhändertagits på annat sätt, t.ex. registrerats i diariet. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Hemsida, extern och intern | Bevaras månadsvis | AN-5947/17, 002 | Metadata | Regionarkivet | Digitalt | Nej | Enligt beslut AN-5947/17, 002 ska månadsvisa speglingar gå till Regionarkivet. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Händelseinformation till ledningen, HIL | Bevaras | AN-5947/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Information av tillfällig eller ringa betydelse i samarbetsverktyg | Gallras vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.2 | Digitalt | Nej | Avser samarbetsverktyg, exempelvis Viva Engage, OneNote, Planner (Microsoft 365) m.m. Eventuell information av betydelse flyttas till rätt handlingstyp. | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Information i OneNote i Microsoft 365/Sharepoint | Gallras vid inaktualitet som inträffar senast när teamet/SOFIA-ytan raderas | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.2 | Per Microsoft 365-grupp/SOFIA-yta | Microsoft 365/Sharepoint | Digitalt | Nej | En OneNote är en gemensam snabbanteckning där sidorna enkelt kan redigeras av medlemmar. Gäller OneNote kopplat till ett team eller SOFIA-yta. Eventuell information av betydelse flyttas till rätt handlingstyp. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Information på hemsida/intranät, av ej tillfällig/ringa betydelse | Bevaras | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Internt producerad information som skapats i syfte att läggas ut på webben ska bevaras (intervjuer, artiklar, bilder, film, foto, blogginlägg mm). Information som till sitt innehåll är av tillfällig eller ringa betydelse (öppettider etc.) kan gallras vid inaktualitet. Ej unika handlingar på webben där original finns på annan plats hos förvaltningen, t. ex. rapporter, pressmeddelanden, protokoll, statistik, årsredovisningar, platsannonser m.m., kan gallras vid inaktualitet förutsatt att originalet bevaras. Presentation och gränssnitt dvs. sidans utseende och struktur, kan gallras vid inaktualitet då Regionarkivet utför en kontinuerlig arkivering av hemsidor för alla förvaltningar i VGR. Denna arkivering är ännu lite för gles för att kunna anses tillräcklig. | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Information på hemsida/intranät, av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.2 | Ostrukturerad | Episerver | Digitalt | Nej | Information på hemsidor som till sitt innehåll är av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet. För publicerade dokument via SOFIA mellanarkiv används rätt handlingstyp. Se även 2.10 Publicerad kopia. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Informationsmaterial, broschyrer och trycksaker, egenutgivna | Bevaras | AN-5947/17, 001 | Kronologisk ordning | Arkivbox/annat system | Papper/digitalt | Nej | Ett exemplar av egenproducerade informationsprodukter bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Inkommande fråga till chatbot | Gallras efter att kontroll och sammanställning har gjorts | AN-06896/20, 001 | Metadata | Chatbotverktyg | Digitalt | Nej | Handlingar som uppstår vid chatbotkonversation |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Inlägg av tillfällig eller ringa betydelse i sociala medier | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.2 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Inlägg av vikt i sociala medier | Bevaras | AN-5947/17, 002 | Metadata | Public 360 | Digitalt | Nej | Gäller inlägg i t.ex. Facebook, Instagram, X med flera. Bevaras om konversationen inte är av av tillfällig eller ringa betydelse. Kommentarer som har någon form av bevisvärde, innehåller hot eller liknande anses vara av vikt. Information i andra former än inlägg (artiklar, bilder, film, foto etc.) bevaras enligt det som gäller för handlingstypen. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Inlägg i sociala medier knutet till ett ärende | Bevaras | AN-5947/17, 002 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Gäller inlägg i t.ex. Facebook, Instagram, Twitter med flera. Bevaras om konversationen inte är av av tillfällig eller ringa betydelse och diarieförs i sitt ärende. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Intern information av tillfällig och ringa betydelse | Gallras vid inaktualitet som inträffar senast 2 år efter upprättande | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.2 | Metadata | SOFIA mellanarkiv/e-postsystem | Digitalt | Nej | Intern information av operativ karaktär endast för att förmedla tillfällig information. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Kanalinlägg i Teams | Gallras vid inaktualitet som inträffar senast när teamet raderas | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.2 | Metadata | Microsoft 365 | Digitalt | Nej | Hela kanaler med kanalinlägg kan raderas vid inaktualitet. Kanalinlägg av betydelse dokumenteras i mötesanteckningar eller diarieförs som skrivelse av betydelse beroende på sammanhang. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Katalog över förväntade frågor med standardsvar | Gallras vid uppdatering | AN-06896/20, 002 | Metadata | Chatbotverktyg | Digitalt | Nej | Handlingar som programmeras till stöd för chatbot |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Konversationshistoriklogg | Gallras efter att kontroll och sammanställning har gjorts | AN-06896/20, 001 | Metadata | Chatbotverktyg | Digitalt | Nej | Handlingar som uppstår vid chatbotkonversation |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Kurs och konferensmaterial, i egen regi eller i samverkan | Bevaras | AN-5947/17, 004 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Program, deltagarlista/deltagarförteckning, kursintyg, utbildningsmaterial och presentationsbilder bevaras. Övriga handlingar (som inte ingår i ekonomisk eller personalredovisning) kan gallras vid inaktualitet. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Ljud- och filmupptagning av vikt för verksamheten, ej i kommunikationssyfte eller möjligt att knyta till enskilt ärende | Bevaras | AN-5947/17, 001 | Metadata | Under utredning | Digitalt | Nej | Ljud- och filmupptagningar knutna till enskilda ärenden ska diarieföras. Ljud- och filmupptagningar gjorda i rent kommunikationssyfte kan också lagras i Mediaarkivet. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Ljud- och filmupptagning, knuten till enskilt ärende | Bevaras | AN-5947/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Om filformatet inte kan lagras i diariesystemet kan de lagras separat med hänvisning. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Meddelanden och bilagor i SDK meddelandetjänst | Vid inaktualitet som inträffar senast 90 dagar efter upprättande eller ankomst | AN-394/15 72, 2015-11-19, A1 och A2 | Metadata | SDK meddelandetjänst | Digitalt | Ja | Säker Digital Kommunikation (SDK) hanterar meddelanden mellan funktionsbrevlådor. Meddelanden och bifogade filer raderas automatiskt efter 90 dagar (kan raderas tidigare manuellt). Observera att meddelanden och bifogade filer behöver hanteras enligt regelverk för befintlig handlingstyp, exempelvis genom registrering i diariet. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Nyckelordslista | Gallras vid uppdatering | AN-06896/20, 002 | Metadata | Chatbotverktyg | Digitalt | Nej | Handlingar som programmeras till stöd för chatbot |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Nyhetsbrev | Bevaras | AN-5947/17, 001 | Metadata | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Personlig epostlåda, utan innehåll eller med innehåll av ringa eller tillfällig betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.7 | Metadata | Outlook | Digitalt | Nej | Förutsätter att innehåll som inte är av ringa eller tillfällig betydelse har omhändertagits på annat sätt, t.ex. registrerats i diariet. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Presentationsbilder av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet som inträffar senast 2 år efter upprättande | AN 394/15 72, 2015-11-25, A.6 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Presentationsbilder enbart till stöd för presentationer gallras vid inaktualitet. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Pressmeddelande, egenutgivet | Bevaras | AN-5947/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | De flesta använder http://news.cision.com/se/vastra-gotalandsregionen, men inte alla. Olika för olika förvaltningar. I publiceringsverktyget i Cision går det att skapa en pdf av pressmeddelandet för arkivering. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Publicerad kopia av arkiverat original | Vid inaktualitet som inträffar senast 7 år efter upprättande | AN 394/15 72, 2015-11-25, A.6 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Kopia av dokument där original finns arkiverad i diariet eller på annan förvaringsplats angiven av informationshanteringsplanen, endast upprättad till mellanarkivet för att publiceras på nätet. Se även 1.1 Kopia av publicerat protokoll, nämnd/styrelse |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Underlag för statistik över chatbotanvändning | Gallras efter att kontroll och sammanställning har gjorts | AN-06896/20, 001 | Metadata | Chatbotverktyg | Digitalt | Nej | Handlingar som uppstår vid chatbotkonversation |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Utgående svar från chatbot | Gallras efter att kontroll och sammanställning har gjorts | AN-06896/20, 001 | Metadata | Chatbotverktyg | Digitalt | Nej | Handlingar som uppstår vid chatbotkonversation |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Veckobrev av tillfällig och ringa betydelse | Vid inaktualitet som inträffar senast 2 år efter upprättande | AN 394/15 72, 2015-11-25, A.6 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Med veckobrev avses verksamhetsnära löpande information av operativ karaktär. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka | Verksamhetsberättelse, tryckt exemplar | Bevaras | AN-5947/17, 001 | Kronologisk ordning | Serie i arkivbox | Papper | Nej | 1 exemplar årligen bevaras. Verksamhetsberättelsen diarieförs i sitt ärende under 1.2. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.11 Tillhandahålla bibliotek | Avtal/förbindelse med låntagare angående lånekort | 2 år efter upphörd giltighet | AN-5947/17, 006 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.11 Tillhandahålla bibliotek | Bibliotekskatalog och -databas | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.6 | Metadata | Biblioteksdatabas | Digitalt | Nej | Bibliotekskatalog och databas uppdateras kontinuerligt. Böcker som tillkommer biblioteket skrivs in och gamla böcker kasseras och dess plats i databasen raderas |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.11 Tillhandahålla bibliotek | Handledning | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.6 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.11 Tillhandahålla bibliotek | Låntagarregister | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.6 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.11 Tillhandahålla bibliotek | Registrering av lån per person | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.6 | Nej | När lånet har löpt ut och återlämning har skett. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.11 Tillhandahålla bibliotek | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.11 Tillhandahålla bibliotek | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.11 Tillhandahålla bibliotek | Underlag för statistik som redovisas vid styrelse/nämnd eller i verksamhetsberättelse | 1 år efter upprättande | AN-5947/17, 006 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.12 Bedriva internt miljöarbete | Aktiviteter kopplade till miljömål | Bevaras | AN-6140/17, 001 | Metadata | Plan & Styr/SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.12 Bedriva internt miljöarbete | Anmälan om anmälningspliktig verksamhet enligt miljöbalken | Bevaras | AN-6140/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser exempelvis miljöfarlig verksamhet, bassäng, tvätteri. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.12 Bedriva internt miljöarbete | Dokumentation av bindande krav och lagefterlevnadskontroll | Bevaras | AN-6140/17, 001 | Metadata | Ramboll/SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Följer ISO 14001:2015. Bevaras på förvaltningsnivå. För checklista för kontroll av lagefterlevnad, se 1.3 Checklista. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.12 Bedriva internt miljöarbete | Dokumenterade riskbedömningar | Bevaras | AN-6140/17, 001 | Metadata | KLARA kemikaliehanteringssystem | Digitalt | Nej | Utgår ifrån risker med kemikalier med kemiska substanser och hur de ska användas på ett säkert sätt. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.12 Bedriva internt miljöarbete | Föreläggande om försiktighetsmått för att bedriva verksamhet | Bevaras | AN-6140/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Enligt miljöbalken. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.12 Bedriva internt miljöarbete | Förteckning över kemikalieombud | Vid inaktualitet, som inträffar senast 2 år efter upprättande | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.6 | Metadata | KLARA kemikaliehanteringssystem | Digitalt | Nej | Uppdateras löpande när ombud byts ut. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.12 Bedriva internt miljöarbete | Förteckning över kontaktpersoner inom miljö | Vid inaktualitet, som inträffar senast 2 år efter upprättande | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.6 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Uppdateras löpande när kontaktperson byts ut. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.12 Bedriva internt miljöarbete | Förteckning över tillstånd för att bedriva verksamheten | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.6 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Gallras löpande vid uppdatering. Avser hantering/lagring/inköp av vissa ämnen |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.12 Bedriva internt miljöarbete | Händelseplan | Bevaras | AN-6140/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Övervakning och mätning |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.12 Bedriva internt miljöarbete | Kemikalieförteckning | Bevaras | AN-6140/17, 001 | Metadata | KLARA kemikaliehanteringssystem | Digitalt | Nej | Förteckning över kemikalier som används i verksamheten. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.12 Bedriva internt miljöarbete | Miljöaspektsförteckning | Bevaras | AN-6140/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Identifiering och bedömning. Dokumentation av bedömningar av miljöaspekter och betydande miljöaspekter efter genomförd miljöutredning. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.12 Bedriva internt miljöarbete | Miljörapport | Bevaras | AN-6140/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.12 Bedriva internt miljöarbete | Miljöutredning | Bevaras | AN-6140/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Identifiering och bedömning. Dokumentation av bedömningar av miljöaspekter och betydande miljöaspekter |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.12 Bedriva internt miljöarbete | Protokoll från ledningens genomgång | Vid inaktualitet | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.12 Bedriva internt miljöarbete | Registrerad avvikelse | Bevaras | AN-6140/17, 001 | Registreras i avvikelsehanteringssystemet | MedControl | Digitalt | Nej | Enligt ISO 14001. Omfattar avvikelse, orsaksutredning och åtgärd. Revisionsavvikelser hanteras sammanställda i intern revisionsrapport. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.12 Bedriva internt miljöarbete | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.12 Bedriva internt miljöarbete | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.12 Bedriva internt miljöarbete | Tillstånd att bedriva miljöfarlig verksamhet | Bevaras | AN-6140/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Enligt miljöbalken. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.12 Bedriva internt miljöarbete | Tillståndsansökan enligt miljöbalken | Bevaras | AN-6140/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Enligt miljöbalken. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.12 Bedriva internt miljöarbete | Utbildningsregister | Vid inaktualitet som inträffar senast 3 år efter upprättande | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.6 | Metadata | Lärportalen/SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Genomförda utbildningar uppdateras löpande. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.13 Tillhandahålla tjänstefordon | Arbetsorder/beställning transport | 2 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 2020-12-09, 007 | Avser beställning för körningar eller transporter av inventarier, rekvisita eller personer | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.13 Tillhandahålla tjänstefordon | Besiktningsprotokoll, kopia | Gallras vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.1 | Kronologiskt | Pärm | Papper | Nej | Original hos bilfirman |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.13 Tillhandahålla tjänstefordon | Beslut | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.13 Tillhandahålla tjänstefordon | Bokning av fordon | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-19, A.6 | Metadata | Digitalt | Nej | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.13 Tillhandahålla tjänstefordon | Körjournal, fordon | 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | AN-09363/20, 2020-12-09, 010 | Kronologisk ordning per fordon | Pärm | Papper | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.13 Tillhandahålla tjänstefordon | Leasingavtal | Bevaras | AN-09363/20, 006 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.13 Tillhandahålla tjänstefordon | Register över myndighetens fordon | Vid inaktualitet | AN-394/15 72 | |||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.13 Tillhandahålla tjänstefordon | Registreringsbevis | Gallras vid inaktualitet som infaller då nytt registreringbevis ersätter eller då fordonet avyttras (följer med fordonet). | AN-394/15 72 | Kronologisk ordning | Pärm | Papper | Följer med fordonet vid återlämning | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.13 Tillhandahålla tjänstefordon | Servicehandbok | Vid inaktualitet som inträffar då fordonet avyttras | AN-394/15 72, A. 6, 2015-11-25 103 § | Per bil | I respektive bil | Papper | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.13 Tillhandahålla tjänstefordon | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.13 Tillhandahålla tjänstefordon | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.13 Tillhandahålla tjänstefordon | Uppgifter från färdskrivare | Vid inaktualietet som infaller efter ett år | AN-394/15 72 | Digitalt | Sparas i fordonstillverkarens lösning eller om sådan saknas lokalt på dator. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.14 Hantera informationssäkerhet | Anmälan om dataintrång | Bevaras | AN-09158/19, 002 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.14 Hantera informationssäkerhet | Anmälan om incident gällande samhällsviktig verksamhet | Bevaras | AN-09158/19, 002 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja | Anmälan till Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) enligt NIS-direktivet. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.14 Hantera informationssäkerhet | Beslut | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.14 Hantera informationssäkerhet | Informationsklassning | Bevaras | AN-09158/19, 002 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.14 Hantera informationssäkerhet | Riskanalys | Bevaras | AN-6017/17, 004, AN-6138/17, 001, AN-6139/17, 005, AN-09158/19, 002 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja | Risk- och sårbarhetsanalys, risk och konsekvensanalys, risker och möjligheter etc. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.14 Hantera informationssäkerhet | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.14 Hantera informationssäkerhet | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.14 Hantera informationssäkerhet | Säkerhetsdeklaration | Bevaras | AN-09158/19, 002 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.15 Hantera juridiska frågor | Beslut | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.15 Hantera juridiska frågor | Dom | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.15 Hantera juridiska frågor | Fullmakt | Bevaras | AN-6139/17, 002, AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Diarieakt | Papper | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.15 Hantera juridiska frågor | Föreläggande | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.15 Hantera juridiska frågor | Förlikningsprotokoll | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.15 Hantera juridiska frågor | Polisanmälan | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.15 Hantera juridiska frågor | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.15 Hantera juridiska frågor | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.15 Hantera juridiska frågor | Yttrande | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/2 Ge verksamhetsstöd/2.15 Hantera juridiska frågor | Överklagan | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/3 Hantera stöd till kommunala och regionala kulturverksamheter/3.1 Hantera det regionala arrangörsstödet för kultur till barn och unga i Västra Götalandsregionen | Ansökan om medel | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN2470/18, 003 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser ansökan om att få medel. Både beviljade och avslagna ansökningar bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/3 Hantera stöd till kommunala och regionala kulturverksamheter/3.1 Hantera det regionala arrangörsstödet för kultur till barn och unga i Västra Götalandsregionen | Avsiktsförklaring | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse som innehåller en beskrivning om avsikten att samarbeta med annan organisation i en viss fråga eller att senare ingå avtal eller överenskommelse. |
| KU/KU.IHP.2026.1/3 Hantera stöd till kommunala och regionala kulturverksamheter/3.1 Hantera det regionala arrangörsstödet för kultur till barn och unga i Västra Götalandsregionen | Avtal, överenskommelse | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09363/20, 006 | Registreras i diariet | Diarieakt/Public 360 | Papper/digitalt | Nej | Elektroniskt underskrivna avtal och överenskommelser arkiveras i original i digital form. Fysiskt underskrivna avtal och överenskommelser bevaras i original i pappersform. |
| KU/KU.IHP.2026.1/3 Hantera stöd till kommunala och regionala kulturverksamheter/3.1 Hantera det regionala arrangörsstödet för kultur till barn och unga i Västra Götalandsregionen | Beslut | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/3 Hantera stöd till kommunala och regionala kulturverksamheter/3.1 Hantera det regionala arrangörsstödet för kultur till barn och unga i Västra Götalandsregionen | Dokumentation av den egna verksamheten | Bevaras | AN-5947/17, 001 | Metadata | Under utredning | Digitalt | Nej | Dokumentation av den egna verksamheten i form av foto, film, ljud, text. |
| KU/KU.IHP.2026.1/3 Hantera stöd till kommunala och regionala kulturverksamheter/3.1 Hantera det regionala arrangörsstödet för kultur till barn och unga i Västra Götalandsregionen | Mötesanteckningar av ringa eller tillfällig betydelse | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Uppgifter av operativ karaktär som inte dokumenterar beslut och uttalanden av betydelse för verksamheten. Gäller t.ex. stödgrupperingar, arbetsgrupper och undergrupper vars resultat redovisas i andra grupperingars mötesanteckningar av betydelse. Eventuellt resultat av mötet dokumenteras på annat sätt, t.ex. i en rapport. Notera att samma handlingstyp ska användas för samtliga mötesanteckningar från samma gruppering. |
| KU/KU.IHP.2026.1/3 Hantera stöd till kommunala och regionala kulturverksamheter/3.1 Hantera det regionala arrangörsstödet för kultur till barn och unga i Västra Götalandsregionen | Mötesanteckningar, projektgrupp/projektstyrgrupp | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/3 Hantera stöd till kommunala och regionala kulturverksamheter/3.1 Hantera det regionala arrangörsstödet för kultur till barn och unga i Västra Götalandsregionen | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/3 Hantera stöd till kommunala och regionala kulturverksamheter/3.1 Hantera det regionala arrangörsstödet för kultur till barn och unga i Västra Götalandsregionen | Uppföljningsrapport | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/3 Hantera stöd till kommunala och regionala kulturverksamheter/3.1 Hantera det regionala arrangörsstödet för kultur till barn och unga i Västra Götalandsregionen | Utlysning | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser utlysning av ny stödperiod till sökande av diverse medel/bidrag. |
| KU/KU.IHP.2026.1/3 Hantera stöd till kommunala och regionala kulturverksamheter/3.2 Hantera stöd till aktörer i Västra Götalandsregionen | Ansökan om medel | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN2470/18, 003 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser ansökan om att få medel. Både beviljade och avslagna ansökningar bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/3 Hantera stöd till kommunala och regionala kulturverksamheter/3.2 Hantera stöd till aktörer i Västra Götalandsregionen | Avsiktsförklaring | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse som innehåller en beskrivning om avsikten att samarbeta med annan organisation i en viss fråga eller att senare ingå avtal eller överenskommelse. |
| KU/KU.IHP.2026.1/3 Hantera stöd till kommunala och regionala kulturverksamheter/3.2 Hantera stöd till aktörer i Västra Götalandsregionen | Avtal, överenskommelse | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09363/20, 006 | Registreras i diariet | Diarieakt/Public 360 | Papper/digitalt | Nej | Elektroniskt underskrivna avtal och överenskommelser arkiveras i original i digital form. Fysiskt underskrivna avtal och överenskommelser bevaras i original i pappersform. |
| KU/KU.IHP.2026.1/3 Hantera stöd till kommunala och regionala kulturverksamheter/3.2 Hantera stöd till aktörer i Västra Götalandsregionen | Beslut | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/3 Hantera stöd till kommunala och regionala kulturverksamheter/3.2 Hantera stöd till aktörer i Västra Götalandsregionen | Dokumentation av den egna verksamheten | Bevaras | AN-5947/17, 001 | Metadata | Under utredning | Digitalt | Nej | Dokumentation av den egna verksamheten i form av foto, film, ljud, text. |
| KU/KU.IHP.2026.1/3 Hantera stöd till kommunala och regionala kulturverksamheter/3.2 Hantera stöd till aktörer i Västra Götalandsregionen | Mötesanteckningar av ringa eller tillfällig betydelse | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Uppgifter av operativ karaktär som inte dokumenterar beslut och uttalanden av betydelse för verksamheten. Gäller t.ex. stödgrupperingar, arbetsgrupper och undergrupper vars resultat redovisas i andra grupperingars mötesanteckningar av betydelse. Eventuellt resultat av mötet dokumenteras på annat sätt, t.ex. i en rapport. Notera att samma handlingstyp ska användas för samtliga mötesanteckningar från samma gruppering. |
| KU/KU.IHP.2026.1/3 Hantera stöd till kommunala och regionala kulturverksamheter/3.2 Hantera stöd till aktörer i Västra Götalandsregionen | Mötesanteckningar, projektgrupp/projektstyrgrupp | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/3 Hantera stöd till kommunala och regionala kulturverksamheter/3.2 Hantera stöd till aktörer i Västra Götalandsregionen | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/3 Hantera stöd till kommunala och regionala kulturverksamheter/3.2 Hantera stöd till aktörer i Västra Götalandsregionen | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/3 Hantera stöd till kommunala och regionala kulturverksamheter/3.2 Hantera stöd till aktörer i Västra Götalandsregionen | Uppföljningsrapport | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/3 Hantera stöd till kommunala och regionala kulturverksamheter/3.2 Hantera stöd till aktörer i Västra Götalandsregionen | Utlysning | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser utlysning av ny stödperiod till sökande av diverse medel/bidrag. |
| KU/KU.IHP.2026.1/4 Ge konsultativt stöd/4.1 Vara en rådgivande, stödjande och utvecklande verksamhet | Ansökan om medel | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN2470/18, 003 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser ansökan om att få medel. Både beviljade och avslagna ansökningar bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/4 Ge konsultativt stöd/4.1 Vara en rådgivande, stödjande och utvecklande verksamhet | Avsiktsförklaring | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse som innehåller en beskrivning om avsikten att samarbeta med annan organisation i en viss fråga eller att senare ingå avtal eller överenskommelse. |
| KU/KU.IHP.2026.1/4 Ge konsultativt stöd/4.1 Vara en rådgivande, stödjande och utvecklande verksamhet | Avtal, överenskommelse | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09363/20, 006 | Registreras i diariet | Diarieakt/Public 360 | Papper/digitalt | Nej | Elektroniskt underskrivna avtal och överenskommelser arkiveras i original i digital form. Fysiskt underskrivna avtal och överenskommelser bevaras i original i pappersform. |
| KU/KU.IHP.2026.1/4 Ge konsultativt stöd/4.1 Vara en rådgivande, stödjande och utvecklande verksamhet | Beslut, dokumentation om | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Dokumenterade beslut och uttalanden (brev, fax, e-post etc.) är en del av ärende och ska bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/4 Ge konsultativt stöd/4.1 Vara en rådgivande, stödjande och utvecklande verksamhet | Dokumentation av den egna verksamheten | Bevaras | AN-5947/17, 001 | Metadata | Under utredning | Digitalt | Nej | Dokumentation av den egna verksamheten i form av foto, film, ljud, text. |
| KU/KU.IHP.2026.1/4 Ge konsultativt stöd/4.1 Vara en rådgivande, stödjande och utvecklande verksamhet | Kommunikationsplan | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/4 Ge konsultativt stöd/4.1 Vara en rådgivande, stödjande och utvecklande verksamhet | Mötesanteckningar av ringa eller tillfällig betydelse | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Uppgifter av operativ karaktär som inte dokumenterar beslut och uttalanden av betydelse för verksamheten. Gäller t.ex. stödgrupperingar, arbetsgrupper och undergrupper vars resultat redovisas i andra grupperingars mötesanteckningar av betydelse. Eventuellt resultat av mötet dokumenteras på annat sätt, t.ex. i en rapport. Notera att samma handlingstyp ska användas för samtliga mötesanteckningar från samma gruppering. |
| KU/KU.IHP.2026.1/4 Ge konsultativt stöd/4.1 Vara en rådgivande, stödjande och utvecklande verksamhet | Mötesanteckningar, projektgrupp/projektstyrgrupp | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/4 Ge konsultativt stöd/4.1 Vara en rådgivande, stödjande och utvecklande verksamhet | Presentationsbilder | Vid inaktualitet | AN 394/15 72, 2015-11-19, A.6 | Nej | I form av t.ex. ppt-presentationer. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/4 Ge konsultativt stöd/4.1 Vara en rådgivande, stödjande och utvecklande verksamhet | Program | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | T.ex. metodbeskrivning, metodprogram. |
| KU/KU.IHP.2026.1/4 Ge konsultativt stöd/4.1 Vara en rådgivande, stödjande och utvecklande verksamhet | Projektdirektiv | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09158/19, 001, AN-6017/17, 005 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/4 Ge konsultativt stöd/4.1 Vara en rådgivande, stödjande och utvecklande verksamhet | Projektorganisation | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Organisationsplan för projektet |
| KU/KU.IHP.2026.1/4 Ge konsultativt stöd/4.1 Vara en rådgivande, stödjande och utvecklande verksamhet | Projektplan | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09158/19, 001, AN-6017/17, 005 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/4 Ge konsultativt stöd/4.1 Vara en rådgivande, stödjande och utvecklande verksamhet | Rapport | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/4 Ge konsultativt stöd/4.1 Vara en rådgivande, stödjande och utvecklande verksamhet | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/4 Ge konsultativt stöd/4.1 Vara en rådgivande, stödjande och utvecklande verksamhet | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/4 Ge konsultativt stöd/4.1 Vara en rådgivande, stödjande och utvecklande verksamhet | Slutrapport | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09158/19, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/4 Ge konsultativt stöd/4.1 Vara en rådgivande, stödjande och utvecklande verksamhet | Tid- och aktivitetsplan | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Lista över aktiviteter som ska utföras, med tid och ansvarig. Uppdateras löpande. Upprättad aktivitetsplan kan gallras efter två år. |
| KU/KU.IHP.2026.1/4 Ge konsultativt stöd/4.1 Vara en rådgivande, stödjande och utvecklande verksamhet | Tjänsteutlåtande | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/4 Ge konsultativt stöd/4.1 Vara en rådgivande, stödjande och utvecklande verksamhet | Uppdragshandling | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | En uppdragshandling reglerar uppdraget för en utsedd arbetsgrupp, funktionsgrupp eller motsvarande. Det kan handla om både permanenta och tillfälliga grupper eller uppdragstagare. Ansvarig chef/ uppdragsgivare fastställer. |
| KU/KU.IHP.2026.1/4 Ge konsultativt stöd/4.1 Vara en rådgivande, stödjande och utvecklande verksamhet | Utredning | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Utredning i form av t.ex. Rapport, Kartläggning, Inventering, Undersökning, Besiktning, Analys, Vård- och underhållsplan, Kulturmiljöunderlag, Artbestämning. |
| KU/KU.IHP.2026.1/4 Ge konsultativt stöd/4.1 Vara en rådgivande, stödjande och utvecklande verksamhet | Utvärdering | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/4 Ge konsultativt stöd/4.2 Verka som remissinstans i natur- och kulturarvsfrågor | Beslut | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/4 Ge konsultativt stöd/4.2 Verka som remissinstans i natur- och kulturarvsfrågor | Remiss | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Med bilagor. Inkommande handling. |
| KU/KU.IHP.2026.1/4 Ge konsultativt stöd/4.2 Verka som remissinstans i natur- och kulturarvsfrågor | Remissvar | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.1 Utföra uppdragsverksamhet inom arkeologi | Anbud | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - OSL 19 kap 3 § | Motsvarande Undersökningsplan med kostnadsberäkning, Bekräftelse med kostnadsberäkning (utgående handlingar till Länsstyrelsen). Sekretess vid upphandling. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.1 Utföra uppdragsverksamhet inom arkeologi | Ansökan om medel | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN2470/18, 003 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser ansökan om att få medel. Både beviljade och avslagna ansökningar bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.1 Utföra uppdragsverksamhet inom arkeologi | Avtal, överenskommelse | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09363/20, 006 | Registreras i diariet | Diarieakt/Public 360 | Papper/digitalt | Nej | Elektroniskt underskrivna avtal och överenskommelser arkiveras i original i digital form. Fysiskt underskrivna avtal och överenskommelser bevaras i original i pappersform. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.1 Utföra uppdragsverksamhet inom arkeologi | Beslut, dokumentation om | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Dokumenterade beslut och uttalanden (brev, fax, e-post etc.) är en del av ärende och ska bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.1 Utföra uppdragsverksamhet inom arkeologi | Dokumentation av den egna verksamheten | Bevaras | AN-5947/17, 001 | Metadata | Under utredning | Digitalt | Nej | Dokumentation av den egna verksamheten i form av foto, film, ljud, text. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.1 Utföra uppdragsverksamhet inom arkeologi | Mötesanteckningar av ringa eller tillfällig betydelse | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Uppgifter av operativ karaktär som inte dokumenterar beslut och uttalanden av betydelse för verksamheten. Gäller t.ex. stödgrupperingar, arbetsgrupper och undergrupper vars resultat redovisas i andra grupperingars mötesanteckningar av betydelse. Eventuellt resultat av mötet dokumenteras på annat sätt, t.ex. i en rapport. Notera att samma handlingstyp ska användas för samtliga mötesanteckningar från samma gruppering. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.1 Utföra uppdragsverksamhet inom arkeologi | Mötesanteckningar, projektgrupp/projektstyrgrupp | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.1 Utföra uppdragsverksamhet inom arkeologi | Rapport | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.1 Utföra uppdragsverksamhet inom arkeologi | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.1 Utföra uppdragsverksamhet inom arkeologi | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.1 Utföra uppdragsverksamhet inom arkeologi | Slutrapport | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09158/19, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Motsvarande Redovisning av utförd arkeologisk undersökning/ Slutredovisning/Slutanmälan |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.1 Utföra uppdragsverksamhet inom arkeologi | Tilldelningsbeslut | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.1 Utföra uppdragsverksamhet inom arkeologi | Tjänsteutlåtande | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.1 Utföra uppdragsverksamhet inom arkeologi | Uppdragshandling | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Motsvarande Förfrågningsunderlag (inkommande förfrågan från Länsstyrelsen) |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.1 Utföra uppdragsverksamhet inom arkeologi | Upphandlingsdokument | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - 19 kap 3 § OSL | Motsvarande Förfrågningsunderlag (inkommande förfrågan från Länsstyrelsen) |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.1 Utföra uppdragsverksamhet inom arkeologi | Utredning | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Utredning i form av t.ex. Rapport, Kartläggning, Inventering, Undersökning, Besiktning, Analys, Vård- och underhållsplan, Kulturmiljöunderlag, Artbestämning. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.1 Utföra uppdragsverksamhet inom arkeologi | Utvärdering | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.2 Utföra uppdragsverksamhet inom byggnadsvård och kulturmiljö | Anbud | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - OSL 19 kap 3 § | Anbud/Offert med Kostnadsberäkning/Kostnadsförslag/Kostnadsunderlag. Sekretess vid upphandling. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.2 Utföra uppdragsverksamhet inom byggnadsvård och kulturmiljö | Ansökan om medel | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN2470/18, 003 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser ansökan om att få medel. Både beviljade och avslagna ansökningar bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.2 Utföra uppdragsverksamhet inom byggnadsvård och kulturmiljö | Avtal, överenskommelse | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09363/20, 006 | Registreras i diariet | Diarieakt/Public 360 | Papper/digitalt | Nej | Elektroniskt underskrivna avtal och överenskommelser arkiveras i original i digital form. Fysiskt underskrivna avtal och överenskommelser bevaras i original i pappersform. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.2 Utföra uppdragsverksamhet inom byggnadsvård och kulturmiljö | Beslut, dokumentation om | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Dokumenterade beslut och uttalanden (brev, fax, e-post etc.) är en del av ärende och ska bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.2 Utföra uppdragsverksamhet inom byggnadsvård och kulturmiljö | Dokumentation av den egna verksamheten | Bevaras | AN-5947/17, 001 | Metadata | Under utredning | Digitalt | Nej | Dokumentation av den egna verksamheten i form av foto, film, ljud, text. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.2 Utföra uppdragsverksamhet inom byggnadsvård och kulturmiljö | Mötesanteckningar av ringa eller tillfällig betydelse | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Uppgifter av operativ karaktär som inte dokumenterar beslut och uttalanden av betydelse för verksamheten. Gäller t.ex. stödgrupperingar, arbetsgrupper och undergrupper vars resultat redovisas i andra grupperingars mötesanteckningar av betydelse. Eventuellt resultat av mötet dokumenteras på annat sätt, t.ex. i en rapport. Notera att samma handlingstyp ska användas för samtliga mötesanteckningar från samma gruppering. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.2 Utföra uppdragsverksamhet inom byggnadsvård och kulturmiljö | Mötesanteckningar, projektgrupp/projektstyrgrupp | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.2 Utföra uppdragsverksamhet inom byggnadsvård och kulturmiljö | Rapport | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.2 Utföra uppdragsverksamhet inom byggnadsvård och kulturmiljö | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.2 Utföra uppdragsverksamhet inom byggnadsvård och kulturmiljö | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.2 Utföra uppdragsverksamhet inom byggnadsvård och kulturmiljö | Tilldelningsbeslut | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.2 Utföra uppdragsverksamhet inom byggnadsvård och kulturmiljö | Tjänsteutlåtande | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.2 Utföra uppdragsverksamhet inom byggnadsvård och kulturmiljö | Upphandlingsdokument | Bevaras | AN-6141/17, 001, AN-08548/23, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - 19 kap 3 § OSL | Tidigare kallad förfrågningsunderlag. Inklusive inbjudan, kravställning |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.2 Utföra uppdragsverksamhet inom byggnadsvård och kulturmiljö | Utredning | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Utredning i form av t.ex. Rapport, Kartläggning, Inventering, Undersökning, Besiktning, Analys, Vård- och underhållsplan, Kulturmiljöunderlag, Artbestämning. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.2 Utföra uppdragsverksamhet inom byggnadsvård och kulturmiljö | Utvärdering | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.3 Utföra uppdragsverksamhet inom naturvård och naturmiljö | Anbud | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - OSL 19 kap 3 § | Anbud/Offert. Sekretess vid upphandling. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.3 Utföra uppdragsverksamhet inom naturvård och naturmiljö | Ansökan om medel | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN2470/18, 003 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser ansökan om att få medel. Både beviljade och avslagna ansökningar bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.3 Utföra uppdragsverksamhet inom naturvård och naturmiljö | Avtal, överenskommelse | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09363/20, 006 | Registreras i diariet | Diarieakt/Public 360 | Papper/digitalt | Nej | Elektroniskt underskrivna avtal och överenskommelser arkiveras i original i digital form. Fysiskt underskrivna avtal och överenskommelser bevaras i original i pappersform. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.3 Utföra uppdragsverksamhet inom naturvård och naturmiljö | Beslut, dokumentation om | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Dokumenterade beslut och uttalanden (brev, fax, e-post etc.) är en del av ärende och ska bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.3 Utföra uppdragsverksamhet inom naturvård och naturmiljö | Dokumentation av den egna verksamheten | Bevaras | AN-5947/17, 001 | Metadata | Under utredning | Digitalt | Nej | Dokumentation av den egna verksamheten i form av foto, film, ljud, text. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.3 Utföra uppdragsverksamhet inom naturvård och naturmiljö | Mötesanteckningar av ringa eller tillfällig betydelse | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Uppgifter av operativ karaktär som inte dokumenterar beslut och uttalanden av betydelse för verksamheten. Gäller t.ex. stödgrupperingar, arbetsgrupper och undergrupper vars resultat redovisas i andra grupperingars mötesanteckningar av betydelse. Eventuellt resultat av mötet dokumenteras på annat sätt, t.ex. i en rapport. Notera att samma handlingstyp ska användas för samtliga mötesanteckningar från samma gruppering. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.3 Utföra uppdragsverksamhet inom naturvård och naturmiljö | Mötesanteckningar, projektgrupp/projektstyrgrupp | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.3 Utföra uppdragsverksamhet inom naturvård och naturmiljö | Rapport | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.3 Utföra uppdragsverksamhet inom naturvård och naturmiljö | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.3 Utföra uppdragsverksamhet inom naturvård och naturmiljö | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.3 Utföra uppdragsverksamhet inom naturvård och naturmiljö | Tilldelningsbeslut | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.3 Utföra uppdragsverksamhet inom naturvård och naturmiljö | Tjänsteutlåtande | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.3 Utföra uppdragsverksamhet inom naturvård och naturmiljö | Upphandlingsdokument | Bevaras | AN-6141/17, 001, AN-08548/23, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - 19 kap 3 § OSL | Tidigare kallad förfrågningsunderlag. Inklusive inbjudan, kravställning |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.3 Utföra uppdragsverksamhet inom naturvård och naturmiljö | Utredning | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Utredning i form av t.ex. Rapport, Kartläggning, Inventering, Undersökning, Besiktning, Analys, Vård- och underhållsplan, Kulturmiljöunderlag, Artbestämning. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.3 Utföra uppdragsverksamhet inom naturvård och naturmiljö | Utvärdering | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.4 Utföra uppdragsverksamhet inom konservering | Anbud | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - OSL 19 kap 3 § | Anbud/Offert. Sekretess vid upphandling. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.4 Utföra uppdragsverksamhet inom konservering | Ansökan om medel | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN2470/18, 003 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser ansökan om att få medel. Både beviljade och avslagna ansökningar bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.4 Utföra uppdragsverksamhet inom konservering | Avtal, överenskommelse | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09363/20, 006 | Registreras i diariet | Diarieakt/Public 360 | Papper/digitalt | Nej | Elektroniskt underskrivna avtal och överenskommelser arkiveras i original i digital form. Fysiskt underskrivna avtal och överenskommelser bevaras i original i pappersform. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.4 Utföra uppdragsverksamhet inom konservering | Beslut, dokumentation om | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Dokumenterade beslut och uttalanden (brev, fax, e-post etc.) är en del av ärende och ska bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.4 Utföra uppdragsverksamhet inom konservering | Dokumentation av den egna verksamheten | Bevaras | AN-5947/17, 001 | Metadata | Under utredning | Digitalt | Nej | Dokumentation av den egna verksamheten i form av foto, film, ljud, text. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.4 Utföra uppdragsverksamhet inom konservering | Mötesanteckningar av ringa eller tillfällig betydelse | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Uppgifter av operativ karaktär som inte dokumenterar beslut och uttalanden av betydelse för verksamheten. Gäller t.ex. stödgrupperingar, arbetsgrupper och undergrupper vars resultat redovisas i andra grupperingars mötesanteckningar av betydelse. Eventuellt resultat av mötet dokumenteras på annat sätt, t.ex. i en rapport. Notera att samma handlingstyp ska användas för samtliga mötesanteckningar från samma gruppering. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.4 Utföra uppdragsverksamhet inom konservering | Mötesanteckningar, projektgrupp/projektstyrgrupp | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.4 Utföra uppdragsverksamhet inom konservering | Rapport | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.4 Utföra uppdragsverksamhet inom konservering | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.4 Utföra uppdragsverksamhet inom konservering | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.4 Utföra uppdragsverksamhet inom konservering | Tilldelningsbeslut | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.4 Utföra uppdragsverksamhet inom konservering | Tjänsteutlåtande | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.4 Utföra uppdragsverksamhet inom konservering | Upphandlingsdokument | Bevaras | AN-6141/17, 001, AN-08548/23, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - 19 kap 3 § OSL | Tidigare kallad förfrågningsunderlag. Inklusive inbjudan, kravställning |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.4 Utföra uppdragsverksamhet inom konservering | Utredning | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Utredning i form av t.ex. Rapport, Kartläggning, Inventering, Undersökning, Besiktning, Analys, Vård- och underhållsplan, Kulturmiljöunderlag, Artbestämning. |
| KU/KU.IHP.2026.1/5 Bedriva uppdragsverksamhet inom natur- och kulturarv/5.4 Utföra uppdragsverksamhet inom konservering | Utvärdering | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/6 Hantera samlingar/6.1 Förvärva samlingar | Accessionsförteckning | Bevaras | AN-6139/17, 001 | Nummerordning/Metadata | Olika system | Papper/digitalt | Nej | Inventarieförteckning/Accessionsliggare/Huvudliggare. Ett register/förteckning över alla objekt som ingår eller har ingått i den permanenta samlingen och som därmed är accederade eller har varit accederade. Ändringar i accessionsförteckningen måste kunna spåras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/6 Hantera samlingar/6.1 Förvärva samlingar | Avtal, överenskommelse | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09363/20, 006 | Registreras i diariet | Diarieakt/Public 360 | Papper/digitalt | Nej | Elektroniskt underskrivna avtal och överenskommelser arkiveras i original i digital form. Fysiskt underskrivna avtal och överenskommelser bevaras i original i pappersform. |
| KU/KU.IHP.2026.1/6 Hantera samlingar/6.1 Förvärva samlingar | Beslut, dokumentation om | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Dokumenterade beslut och uttalanden (brev, fax, e-post etc.) är en del av ärende och ska bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/6 Hantera samlingar/6.1 Förvärva samlingar | Rapport | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/6 Hantera samlingar/6.1 Förvärva samlingar | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/6 Hantera samlingar/6.1 Förvärva samlingar | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/6 Hantera samlingar/6.1 Förvärva samlingar | Tackbrev | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/6 Hantera samlingar/6.1 Förvärva samlingar | Utredning | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Utredning i form av t.ex. Rapport, Kartläggning, Inventering, Undersökning, Besiktning, Analys, Vård- och underhållsplan, Kulturmiljöunderlag, Artbestämning. |
| KU/KU.IHP.2026.1/6 Hantera samlingar/6.2 Dokumentera och vårda samlingar | Avtal, överenskommelse | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09363/20, 006 | Registreras i diariet | Diarieakt/Public 360 | Papper/digitalt | Nej | Elektroniskt underskrivna avtal och överenskommelser arkiveras i original i digital form. Fysiskt underskrivna avtal och överenskommelser bevaras i original i pappersform. |
| KU/KU.IHP.2026.1/6 Hantera samlingar/6.2 Dokumentera och vårda samlingar | Beslut, dokumentation om | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Dokumenterade beslut och uttalanden (brev, fax, e-post etc.) är en del av ärende och ska bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/6 Hantera samlingar/6.2 Dokumentera och vårda samlingar | Dokumentation av den egna verksamheten | Bevaras | AN-5947/17, 001 | Metadata | PrimusNett MS SQL-server/ MS Access DINA Specify | Digitalt | Nej | Diverse dokumentation om samlingarna t.ex. skadedokumentation. |
| KU/KU.IHP.2026.1/6 Hantera samlingar/6.2 Dokumentera och vårda samlingar | Katastrofplan | 2 år efter inaktualitet | AN-6017/17,002 | Nej | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej/Ja | Instruktioner för att rädda samlingarna vid en eventuell katastrof. |
| KU/KU.IHP.2026.1/6 Hantera samlingar/6.2 Dokumentera och vårda samlingar | Mötesanteckningar av ringa eller tillfällig betydelse | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Uppgifter av operativ karaktär som inte dokumenterar beslut och uttalanden av betydelse för verksamheten. Gäller t.ex. stödgrupperingar, arbetsgrupper och undergrupper vars resultat redovisas i andra grupperingars mötesanteckningar av betydelse. Eventuellt resultat av mötet dokumenteras på annat sätt, t.ex. i en rapport. Notera att samma handlingstyp ska användas för samtliga mötesanteckningar från samma gruppering. |
| KU/KU.IHP.2026.1/6 Hantera samlingar/6.2 Dokumentera och vårda samlingar | Mötesanteckningar, projektgrupp/projektstyrgrupp | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/6 Hantera samlingar/6.2 Dokumentera och vårda samlingar | Presentationsbilder | Vid inaktualitet | AN 394/15 72, 2015-11-19, A.6 | Nej | I form av t.ex. ppt-presentationer. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/6 Hantera samlingar/6.2 Dokumentera och vårda samlingar | Rapport | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/6 Hantera samlingar/6.2 Dokumentera och vårda samlingar | Register/Databas | Bevaras | AN-6139/17,001 | Nej | PrimusNett MS SQL-server/ MS Access DINA Specify | Digitalt | Nej | Register i form av databas över samlingarna av föremål, foton och enskilda arkiv. Samlingsdatabaser uppdateras kontinuerligt. |
| KU/KU.IHP.2026.1/6 Hantera samlingar/6.2 Dokumentera och vårda samlingar | Restvärdesplan | 2 år efter inaktualitet | AN-6017/17,002 | Nej | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej/Ja | Prioriteringar för vilka objekt som ska räddas först vid ett eventuellt nödläge. |
| KU/KU.IHP.2026.1/6 Hantera samlingar/6.2 Dokumentera och vårda samlingar | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/6 Hantera samlingar/6.2 Dokumentera och vårda samlingar | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/6 Hantera samlingar/6.2 Dokumentera och vårda samlingar | Uppdragshandling | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | En uppdragshandling reglerar uppdraget för en utsedd arbetsgrupp, funktionsgrupp eller motsvarande. Det kan handla om både permanenta och tillfälliga grupper eller uppdragstagare. Ansvarig chef/ uppdragsgivare fastställer. |
| KU/KU.IHP.2026.1/6 Hantera samlingar/6.2 Dokumentera och vårda samlingar | Utredning | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Utredning i form av t.ex. Rapport, Kartläggning, Inventering, Undersökning, Besiktning, Analys, Vård- och underhållsplan, Kulturmiljöunderlag, Artbestämning. |
| KU/KU.IHP.2026.1/6 Hantera samlingar/6.3 Administrera in- och utlån ur samlingarna | Avtal, överenskommelse | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09363/20, 006 | Registreras i diariet | Diarieakt/Public 360 | Papper/digitalt | Nej | Elektroniskt underskrivna avtal och överenskommelser arkiveras i original i digital form. Fysiskt underskrivna avtal och överenskommelser bevaras i original i pappersform. |
| KU/KU.IHP.2026.1/6 Hantera samlingar/6.4 Digitalisera samlingarna | Avtal, överenskommelse | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09363/20, 006 | Registreras i diariet | Diarieakt/Public 360 | Papper/digitalt | Nej | Elektroniskt underskrivna avtal och överenskommelser arkiveras i original i digital form. Fysiskt underskrivna avtal och överenskommelser bevaras i original i pappersform. |
| KU/KU.IHP.2026.1/6 Hantera samlingar/6.4 Digitalisera samlingarna | Beslut, dokumentation om | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Dokumenterade beslut och uttalanden (brev, fax, e-post etc.) är en del av ärende och ska bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/6 Hantera samlingar/6.4 Digitalisera samlingarna | Register/Databas | Bevaras | AN-6139/17,001 | Nej | PrimusNett MS SQL-server/ MS Access DINA Specify | Digitalt | Nej | Register i form av databas över samlingarna av föremål, foton och enskilda arkiv. Samlingsdatabaser uppdateras kontinuerligt. |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.1 Producera utställningar, programverksamhet och pedagogisk verksamhet | Ansökan om medel | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN2470/18, 003 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser ansökan om att få medel. Både beviljade och avslagna ansökningar bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.1 Producera utställningar, programverksamhet och pedagogisk verksamhet | Avtal, överenskommelse | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09363/20, 006 | Registreras i diariet | Diarieakt/Public 360 | Papper/digitalt | Nej | Elektroniskt underskrivna avtal och överenskommelser arkiveras i original i digital form. Fysiskt underskrivna avtal och överenskommelser bevaras i original i pappersform. |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.1 Producera utställningar, programverksamhet och pedagogisk verksamhet | Beslut, dokumentation om | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Dokumenterade beslut och uttalanden (brev, fax, e-post etc.) är en del av ärende och ska bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.1 Producera utställningar, programverksamhet och pedagogisk verksamhet | Bokning | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, A6 | Nej | Bokning av t.ex. utställning, program, lektion, studielåda, museilåda | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.1 Producera utställningar, programverksamhet och pedagogisk verksamhet | Deltagarlista av ringa eller tillfällig betydelse | Gallras vid inaktualitet då handlingar till utbildning inte längre är aktuella | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Metadata | Nej | Då förvaltningen hanterar anmälningarna och där det i efterhand inte har betydelse att spåra vem som har deltagit. | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.1 Producera utställningar, programverksamhet och pedagogisk verksamhet | Deltagarlista/Deltagarförteckning | Bevaras | AN-5947/17, 004 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Då förvaltningen hanterar anmälningarna. |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.1 Producera utställningar, programverksamhet och pedagogisk verksamhet | Dokumentation av den egna verksamheten | Bevaras | AN-5947/17, 001 | Metadata | Under utredning | Digitalt | Nej | Dokumentation av den egna verksamheten i form av foto, film, ljud, text. |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.1 Producera utställningar, programverksamhet och pedagogisk verksamhet | Kommunikationsplan | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.1 Producera utställningar, programverksamhet och pedagogisk verksamhet | Mötesanteckningar av ringa eller tillfällig betydelse | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Uppgifter av operativ karaktär som inte dokumenterar beslut och uttalanden av betydelse för verksamheten. Gäller t.ex. stödgrupperingar, arbetsgrupper och undergrupper vars resultat redovisas i andra grupperingars mötesanteckningar av betydelse. Eventuellt resultat av mötet dokumenteras på annat sätt, t.ex. i en rapport. Notera att samma handlingstyp ska användas för samtliga mötesanteckningar från samma gruppering. |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.1 Producera utställningar, programverksamhet och pedagogisk verksamhet | Mötesanteckningar, projektgrupp/projektstyrgrupp | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.1 Producera utställningar, programverksamhet och pedagogisk verksamhet | Presentationsbilder | Vid inaktualitet | AN 394/15 72, 2015-11-19, A.6 | Nej | I form av t.ex. ppt-presentationer. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.1 Producera utställningar, programverksamhet och pedagogisk verksamhet | Program | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Program/Programblad i form av egenproducerade/samproducerade månadsprogram, skolprogram, skolreseprogram etc. |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.1 Producera utställningar, programverksamhet och pedagogisk verksamhet | Projektdirektiv | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09158/19, 001, AN-6017/17, 005 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.1 Producera utställningar, programverksamhet och pedagogisk verksamhet | Projektorganisation | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Organisationsplan för projektet |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.1 Producera utställningar, programverksamhet och pedagogisk verksamhet | Projektplan | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09158/19, 001, AN-6017/17, 005 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.1 Producera utställningar, programverksamhet och pedagogisk verksamhet | Rapport | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Egenproducerade/Samproducerande rapporter om utställningar/ programverksamhet/pedagogisk verksamhet. |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.1 Producera utställningar, programverksamhet och pedagogisk verksamhet | Schema | 2 år efter upprättande | AN-6343/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Avser scheman som föreskriver vem som ska göra vad vid vilket tillfälle. Individuella tjänstgöringsscheman hanteras under 2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.1 Producera utställningar, programverksamhet och pedagogisk verksamhet | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.1 Producera utställningar, programverksamhet och pedagogisk verksamhet | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.1 Producera utställningar, programverksamhet och pedagogisk verksamhet | Slutrapport | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09158/19, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.1 Producera utställningar, programverksamhet och pedagogisk verksamhet | Tid- och aktivitetsplan | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Lista över aktiviteter som ska utföras, med tid och ansvarig. Uppdateras löpande. Upprättad aktivitetsplan kan gallras efter två år. |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.1 Producera utställningar, programverksamhet och pedagogisk verksamhet | Uppdragshandling | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | En uppdragshandling reglerar uppdraget för en utsedd arbetsgrupp, funktionsgrupp eller motsvarande. Det kan handla om både permanenta och tillfälliga grupper eller uppdragstagare. Ansvarig chef/ uppdragsgivare fastställer. |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.1 Producera utställningar, programverksamhet och pedagogisk verksamhet | Utredning | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Utredning i form av t.ex. Rapport, Kartläggning, Inventering, Undersökning, Besiktning, Analys, Vård- och underhållsplan, Kulturmiljöunderlag, Artbestämning. |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.1 Producera utställningar, programverksamhet och pedagogisk verksamhet | Utvärdering | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.2 Driva besöksmål | Ansökan om medel | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN2470/18, 003 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser ansökan om att få medel. Både beviljade och avslagna ansökningar bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.2 Driva besöksmål | Avsiktsförklaring | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse som innehåller en beskrivning om avsikten att samarbeta med annan organisation i en viss fråga eller att senare ingå avtal eller överenskommelse. |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.2 Driva besöksmål | Avtal, överenskommelse | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09363/20, 006 | Registreras i diariet | Diarieakt/Public 360 | Papper/digitalt | Nej | Elektroniskt underskrivna avtal och överenskommelser arkiveras i original i digital form. Fysiskt underskrivna avtal och överenskommelser bevaras i original i pappersform. |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.2 Driva besöksmål | Beslut, dokumentation om | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Dokumenterade beslut och uttalanden (brev, fax, e-post etc.) är en del av ärende och ska bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.2 Driva besöksmål | Dokumentation av den egna verksamheten | Bevaras | AN-5947/17, 001 | Metadata | Under utredning | Digitalt | Nej | Dokumentation av den egna verksamheten i form av foto, film, ljud, text. |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.2 Driva besöksmål | Lokalbokning och bokningsbekräftelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25, A.6 | Kronologisk ordning | Olika system inom VGR | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.2 Driva besöksmål | Mötesanteckningar av ringa eller tillfällig betydelse | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Uppgifter av operativ karaktär som inte dokumenterar beslut och uttalanden av betydelse för verksamheten. Gäller t.ex. stödgrupperingar, arbetsgrupper och undergrupper vars resultat redovisas i andra grupperingars mötesanteckningar av betydelse. Eventuellt resultat av mötet dokumenteras på annat sätt, t.ex. i en rapport. Notera att samma handlingstyp ska användas för samtliga mötesanteckningar från samma gruppering. |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.2 Driva besöksmål | Mötesanteckningar, projektgrupp/projektstyrgrupp | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.2 Driva besöksmål | Rapport | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/7 Driva och producera/7.2 Driva besöksmål | Uppdragshandling | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | En uppdragshandling reglerar uppdraget för en utsedd arbetsgrupp, funktionsgrupp eller motsvarande. Det kan handla om både permanenta och tillfälliga grupper eller uppdragstagare. Ansvarig chef/ uppdragsgivare fastställer. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Anbud | Bevaras | AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Ja - OSL 19 kap 3 § | Anbud/Offert. Sekretess vid upphandling. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Ansökan om medel | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN2470/18, 003 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser ansökan om att få medel. Både beviljade och avslagna ansökningar bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Ansökan till kurs | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Då förvaltningen hanterar ansökningar. Sammanställning av ansökningarna till kursen bevaras. Ett urval av deltagare görs utifrån ett kriterieunderlag. Anmälningar till kurser gallras vid inaktualitet. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Avtal, överenskommelse | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09363/20, 006 | Registreras i diariet | Diarieakt/Public 360 | Papper/digitalt | Nej | Elektroniskt underskrivna avtal och överenskommelser arkiveras i original i digital form. Fysiskt underskrivna avtal och överenskommelser bevaras i original i pappersform. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Beslut, dokumentation om | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Dokumenterade beslut och uttalanden (brev, fax, e-post etc.) är en del av ärende och ska bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Deltagarlista av ringa eller tillfällig betydelse | Gallras vid inaktualitet då handlingar till utbildning inte längre är aktuella | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Metadata | Nej | Då förvaltningen hanterar anmälningarna och där det i efterhand inte har betydelse att spåra vem som har deltagit. | ||
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Deltagarlista/Deltagarförteckning | Bevaras | AN-5947/17, 004 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Då förvaltningen hanterar anmälningarna. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Dokumentation av den egna verksamheten | Bevaras | AN-5947/17, 001 | Metadata | Under utredning | Digitalt | Nej | Dokumentation av den egna verksamheten i form av foto, film, ljud, text. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Kallelse med dagordning | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Kommunikationsplan | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Kurs och konferensmaterial, i egen regi eller i samverkan | Bevaras | AN-5947/17, 004 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Program, deltagarlista/deltagarförteckning, kursintyg, utbildningsmaterial och presentationsbilder bevaras. Övriga handlingar (som inte ingår i ekonomisk eller personalredovisning) som inbjudan och anmälan till kurs gallras vid inaktualitet. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Ljud- och filmupptagning av vikt för verksamheten, ej i kommunikationssyfte eller möjligt att knyta till enskilt ärende | Bevaras | AN-5947/17, 001 | Metadata | Under utredning | Digitalt | Nej | Ljud- och filmupptagningar knutna till enskilda ärenden ska diarieföras. Ljud- och filmupptagningar gjorda i rent kommunikationssyfte kan också lagras i Mediaarkivet. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Ljud- och filmupptagning, knuten till enskilt ärende | Bevaras | AN-5947/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Om filformatet inte kan lagras i diariesystemet kan de lagras separat med hänvisning. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Lokalbokning och bokningsbekräftelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25, A.6 | Kronologisk ordning | Olika system inom VGR | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Mötesanteckningar av ringa eller tillfällig betydelse | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Uppgifter av operativ karaktär som inte dokumenterar beslut och uttalanden av betydelse för verksamheten. Gäller t.ex. stödgrupperingar, arbetsgrupper och undergrupper vars resultat redovisas i andra grupperingars mötesanteckningar av betydelse. Eventuellt resultat av mötet dokumenteras på annat sätt, t.ex. i en rapport. Notera att samma handlingstyp ska användas för samtliga mötesanteckningar från samma gruppering. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Mötesanteckningar, projektgrupp/projektstyrgrupp | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Program | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Även Kursplan, Turnéplan. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Projektdirektiv | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09158/19, 001, AN-6017/17, 005 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Projektorganisation | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Organisationsplan för projektet |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Projektplan | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09158/19, 001, AN-6017/17, 005 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Rapport | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Sammanställning, rapport och statistik | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Bevaras om den inte ingår i verksamhetsberättelse eller liknande |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Schema | 2 år efter upprättande | AN-6343/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Avser scheman som föreskriver vem som ska göra vad vid vilket tillfälle. Individuella tjänstgöringsscheman hanteras under 2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Slutrapport | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09158/19, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Tid- och aktivitetsplan | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Lista över aktiviteter som ska utföras, med tid och ansvarig. Uppdateras löpande. Upprättad aktivitetsplan kan gallras efter två år. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Uppdragshandling | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | En uppdragshandling reglerar uppdraget för en utsedd arbetsgrupp, funktionsgrupp eller motsvarande. Det kan handla om både permanenta och tillfälliga grupper eller uppdragstagare. Ansvarig chef/ uppdragsgivare fastställer. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Utbildningsmaterial, egenproducerat eller samproducerat | Bevaras | AN-5947/17, 004 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | T.ex. Studiematerial |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Utredning | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Utredning i form av t.ex. Rapport, Kartläggning, Inventering, Undersökning, Besiktning, Analys, Vård- och underhållsplan, Kulturmiljöunderlag, Artbestämning. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.1 Genomföra konferenser och kurser | Utvärdering | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.2 Ge ut publikationer | Ansökan om medel | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN2470/18, 003 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Avser ansökan om att få medel. Både beviljade och avslagna ansökningar bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.2 Ge ut publikationer | Avsiktsförklaring | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse som innehåller en beskrivning om avsikten att samarbeta med annan organisation i en viss fråga eller att senare ingå avtal eller överenskommelse. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.2 Ge ut publikationer | Avtal, överenskommelse | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09363/20, 006 | Registreras i diariet | Diarieakt/Public 360 | Papper/digitalt | Nej | Elektroniskt underskrivna avtal och överenskommelser arkiveras i original i digital form. Fysiskt underskrivna avtal och överenskommelser bevaras i original i pappersform. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.2 Ge ut publikationer | Beslut, dokumentation om | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Dokumenterade beslut och uttalanden (brev, fax, e-post etc.) är en del av ärende och ska bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.2 Ge ut publikationer | Dokumentation av den egna verksamheten | Bevaras | AN-5947/17, 001 | Metadata | Under utredning | Digitalt | Nej | Dokumentation av den egna verksamheten i form av foto, film, ljud, text. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.2 Ge ut publikationer | Information på hemsida/intranät, av ej tillfällig/ringa betydelse | Bevaras | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Internt producerad information som skapats i syfte att läggas ut på webben ska bevaras (intervjuer, artiklar, bilder, film, foto, blogginlägg mm). Information som till sitt innehåll är av tillfällig eller ringa betydelse (öppettider etc.) kan gallras vid inaktualitet. Ej unika handlingar på webben där original finns på annan plats hos förvaltningen, t. ex. rapporter, pressmeddelanden, protokoll, statistik, årsredovisningar, platsannonser m.m., kan gallras vid inaktualitet förutsatt att originalet bevaras. Presentation och gränssnitt dvs. sidans utseende och struktur, kan gallras vid inaktualitet då Regionarkivet utför en kontinuerlig arkivering av hemsidor för alla förvaltningar i VGR. Denna arkivering är ännu lite för gles för att kunna anses tillräcklig. | |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.2 Ge ut publikationer | Informationsmaterial, broschyrer och trycksaker, egenutgivna | Bevaras | AN-5947/17, 001 | Kronologisk ordning | Arkivbox/annat system | Papper/digitalt | Nej | Ett exemplar av egenproducerade informationsprodukter bevaras. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.2 Ge ut publikationer | Kallelse med dagordning | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.2 Ge ut publikationer | Kommunikationsplan | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.2 Ge ut publikationer | Mötesanteckningar av ringa eller tillfällig betydelse | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Uppgifter av operativ karaktär som inte dokumenterar beslut och uttalanden av betydelse för verksamheten. Gäller t.ex. stödgrupperingar, arbetsgrupper och undergrupper vars resultat redovisas i andra grupperingars mötesanteckningar av betydelse. Eventuellt resultat av mötet dokumenteras på annat sätt, t.ex. i en rapport. Notera att samma handlingstyp ska användas för samtliga mötesanteckningar från samma gruppering. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.2 Ge ut publikationer | Mötesanteckningar, projektgrupp/projektstyrgrupp | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.2 Ge ut publikationer | Prenumerationsregister | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, A2 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.2 Ge ut publikationer | Presentationsbilder | Vid inaktualitet | AN 394/15 72, 2015-11-19, A.6 | Nej | I form av t.ex. ppt-presentationer. | |||
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.2 Ge ut publikationer | Projektdirektiv | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09158/19, 001, AN-6017/17, 005 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.2 Ge ut publikationer | Projektorganisation | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Organisationsplan för projektet |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.2 Ge ut publikationer | Projektplan | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09158/19, 001, AN-6017/17, 005 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.2 Ge ut publikationer | Rapport | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.2 Ge ut publikationer | Skrivelse av tillfällig eller ringa betydelse | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, 2015-11-25 § 103 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.2 Ge ut publikationer | Skrivelse i ärende | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Skrivelse i form av inkommande eller upprättat brev, e-postmeddelande eller liknande som är av vikt. Kan vara del av en korrespondens. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.2 Ge ut publikationer | Slutrapport | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-09158/19, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.2 Ge ut publikationer | Tid- och aktivitetsplan | 2 år efter upprättande | AN-6138/17, 002 | Metadata | SOFIA mellanarkiv | Digitalt | Nej | Lista över aktiviteter som ska utföras, med tid och ansvarig. Uppdateras löpande. Upprättad aktivitetsplan kan gallras efter två år. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.2 Ge ut publikationer | Uppdragshandling | Bevaras | AN-6138/17, 001, AN-6141/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | En uppdragshandling reglerar uppdraget för en utsedd arbetsgrupp, funktionsgrupp eller motsvarande. Det kan handla om både permanenta och tillfälliga grupper eller uppdragstagare. Ansvarig chef/ uppdragsgivare fastställer. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.2 Ge ut publikationer | Utgivningsplan | Vid inaktualitet | AN-394/15 72, A2 | Nej | ||||
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.2 Ge ut publikationer | Utredning | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej | Utredning i form av t.ex. Rapport, Kartläggning, Inventering, Undersökning, Besiktning, Analys, Vård- och underhållsplan, Kulturmiljöunderlag, Artbestämning. |
| KU/KU.IHP.2026.1/8 Utbilda och fortbilda/8.2 Ge ut publikationer | Utvärdering | Bevaras | AN-6138/17, 001 | Registreras i diariet | Public 360 | Digitalt | Nej |