| System | Ändamål med informationshantering | GDPR | Systemförvaltning | ||||
| 1.1 Registrets namn | Beskrivning av innehåll och syfte i myndighetens processer | Ändamål med informationshantering | Innehållets tidsperiod | IT-lösningen ersätter tidigare, manuella eller digitala rutiner | Innehåller personuppgifter/ har inventerats enligt GDPR | Processägare | Kontaktperson på förvaltningen |
| Alfresco lager | Samarbetsyta- Ledningsprocess | Styrande dokument, samarbetsyta | upphörde 2022 | Ersatts av SOFIA/Mellanarkivet | Ja, 2018 | Diarium och dokumenthantering, Koncernkontoret | Victoria Heimersson |
| Alfresco Share | Publicera äldre protokoll, styrelsehandlingar | Kallelser, protokoll, bilagor till styrelsemöten | upphörde 2022 | Ersatte manuella | Ja, 2018 | Diarium och dokumenthantering, Koncernkontoret | Victoria Heimersson |
| Avanti | Administration av deltagare - Deltagarprocess | Tidigare administrativt system för hantering av deltagare på följande folkhögskolor; Billströmska, Grebbestad, Vara, Fristad och Dalsland. Intyg, kurskoppling, behörigheter med mera | upphörde 2016 | Ersatts av Schoolsoft | Ja, 2018 | Styrelsen för folkhögskolorna | Tobias Torstensson Johansson |
| Barium dokumenthantering | Dokumenthantering - Lednings/HR process | Skapa och revidera styrande dokument, även inom HR process | upphörde 2022 | Ersatts av SOFIA styrande dokument | Ja, 2021 | Diarium och dokumenthantering, Koncernkontoret | Victoria Heimersson |
| Barium, anställningsunderlag | Digitala underlag för anställning | Anställningsprocess | 2018 ff | Ja, 2021 | Koncernstab HR, Koncernkontoret | Gunilla Flink | |
| BEH/BBP Behörighetsbeställningsportal | Beställningsportal - tjänsteprocess | Hantering av och beställning av behörigheter till system som hanteras av VGR IT | Ja, 2018 | VGR IT | Tobias Torstensson Johansson | ||
| Cision | Publiceringsverktyg för pressmedelanden | Informera om myndighetens verksamhet | 2015 ff | Ja | Koncernstab Kommunikation, Koncernkontoret | Tobias Torstensson Johansson | |
| Cognos Analytics | Statistikprogram - Uppföljningsprocess | Analys och statistik från olika system som sammankopplas | Nej, 2022 | Koncernstab ekonomi, Koncernkontoret | Gunilla Flink | ||
| CSN Identity Manager | Behörighetshantering- Deltagarprocess | Här administreras folkhögskolornas behörigheter för medarbetare som arbetar i CSNs tjänstportal | 2016 framåt | ersatte manuell hantering/blanketter | Ja, 2022 | Styrelsen för folkhögskolorna | Victoria Heimersson |
| CSN Mina tjänster | Rapporthantering- Deltagarprocess | Inlämning av rapporter rörande deltagares studiesituation | 2016 framåt | ersatte manuell hantering/blanketter | Ja, 2022 | Styrelsen för folkhögskolorna | Victoria Heimersson |
| EpiServer intra | Intranät - Kommunikationsprocess | Bilder, reportage, filmer och filer för medarbetare i kommunikationssyfte | 2019 framåt | Ersatte annat system | Ja, 2018 | Koncernstab Kommunikation, Koncernkontoret | Tobias Torstensson Johansson |
| EpiServer www | Extern hemsida - Kommunikationsprocess | Bilder, reportage, filmer och filer för allmänheten i kommunikationssyfte | 2015 framåt | Ersatte annat system | Ja, 2018 | Koncernstab Kommunikation, Koncernkontoret | Tobias Torstensson Johansson |
| G-mapp FHSK | Innehåller främst mediafiler spom inte kan hanteras på SOFIA | Underlag för att kunna presentera myndighetesn arbete med foto/film | 2015 framåt | Koncernstab Kommunikation, Koncernkontoret | Tobias Torstensson Johansson | ||
| Heroma | Personal- och löneadministrativt system | Systemet hantera lön, resehantering, lönerevision, schema, rehabilitering mm för att säkerställa rätt lön | 2015 framåt | Ja, 2018 | Koncernstab HR, Koncernkontoret | Gunilla Flink | |
| Hälsosam | Rehabmodul till Heroma | Sjukintyg, anteckningar, rehanbplaner | 2018 ff | Ja, sekretess | Koncernstab HR, Koncernkontoret | Gunilla Flink | |
| VGR Mediebanken | Bildhantering - Kommunikationsprocess | Lagring av foton och samtyckesblanketter | 2018 framåt | Ersatte annat system | Ja, 2018 | Koncernstab Kommunikation, Koncernkontoret | Tobias Torstensson Johansson |
| Katalog i Väst - KIV | Personregister - HR processen | KIV är en katalogtjänst i Västra Götalandsregionen som har koppling till den nationella HSA-katalogen. I KIV registreras uppgifter om enheter, både vårdenheter och administrativa enheter, samt om den personal som arbetar där. Registret innehåller både både medarbetare och privata vårdgivare. | 2015 framåt | Ja, 2018 | Digitala medier, Koncernkontoret | Susanne Sandhede | |
| Lärplattformen | Digital lärplattform- HR processen | Används för digitala utbildningar för medarbetare | 2021 framåt | Ersatte annat system | Ja, 2022 | Digitala medier, Koncernkontoret | Victoria Heimersson |
| Marknadsplatsen 2.0 | Inköp och faktura system- Ekonomiprocessen | Marknadsplatsen är Västra Götalandsregionens handelsplats för interna och externa varor och tjänster, från beställning till betalning | 2019 framåt | Ersatte annat system | Ja, 2021 | Koncernstab ekonomi, Koncernkontoret | Helena Keterlins |
| MedControl PRO | Incidenthantering - Uppföljningsprocess | System för inrapportering och översyn av incidenter | 2018 framåt | ersätter blanketter | Ja, 2018 | Victoria Heimersson | |
| Netpublicator | Publicering på nätet | Publicering av styrelsehandlingar för allmänheten på öppen webbsida | 2017 framåt | Ersatte annat system | Ja, 2018 | Diarium och dokumenthantering, Koncernkontoret | Victoria Heimersson |
| Outlook | E-posthantering | 2015 framåt | Ersatte annat system | Ja, 2021 | Digitala medier, Koncernkontoret | Tobias Torstensson Johansson | |
| Plan och Styr (Stratsys) | Verksamhetsplan, Plan för intern kontroll | Gemensamt verktyg för målstyrning för alla förvaltningar, bolag och koncernen. De allmänna handlingarna som arbetas fram i systemet arkiveras och publiceras på annat sätt | 2019 framåt | Ja | Koncernstab ekonomi, Koncernkontoret | Victoria Heimersson | |
| Primo/Filemaker | Administration av deltagare - Deltagarprocess | Tidigare administrativt system för administration av deltagare på Göteborgs folkhögskola, intyg, behörigheter, frånvaro med mera | 2009-2015 | Ersatts av Schoolsoft | Ja, 2018 | Styrelsen för folkhögskolorna | Berit Román |
| Public 360 | Ärendehanteringssystem | 2016 framåt | Ersatte annat system | Ja, 2018 | Diarium och dokumenthantering, Koncernkontoret | Victoria Heimersson | |
| Raindance | Faktura och redovisningssystem - Ekonomiprocessen | Används för fakturering, redovisning och uppföljning av ekonomi | 2015 | Ersatte annat system | Ja, 2019 | Koncernstab ekonomi, Koncernkontoret | Helena Keterlins |
| Regionkalendern | Kommunikationsprocess | Registrering av och anmälan till möten | 2020 framåt | Ersatte delvis BOB | Ja, 2018 | Diarium och dokumenthantering, Koncernkontoret | Susanne Sandhede |
| Salto | Nyckelhantering - tjänsteprocess | System för loggning och hantering av nycklar | 2015 framåt | Ersatte annat system | Ja, 2018 | Lokalförsörjning, Koncernkontoret | |
| SAMBO | Bokningssystem - tjänsteprocess | Bokningssystem för konferenser, fika, bilar med mera | 2015 framåt | Ersatte annat system | Ja, 2018 | Lokalförsörjning, Koncernkontoret | Susanne Sandhede |
| Schoolsoft | Administrativt system- Deltagarprocess | System för med ansökningsmodul, registrering av deltagare, kursadministration, utfärdande av intyg, uttag av rapporter till SCB, CSN och Folkbildningsrådet. | 2016 och framåt | Ersatte annat system | Ja, 2018 | Styrelsen för folkhögskolorna | Tobias Torstensson Johansson |
| Sharepoint/SOFIA skyddad | Samarbetsyta- Administrativ process | Allmänna handlingar som skapas på samarbetsytor i Sharepoint/SOFIA upprättas till allmän handling och lagras i Alfresco mellanarkiv. | 2019 framåt | Ersatte annat system | Ja, 2021 | Diarium och dokumenthantering, Koncernkontoret | Victoria Heimersson |
| Sharepoint/SOFIA standard/öppen | Samarbetsyta- Administrativ process | Allmänna handlingar som skapas på samarbetsytor i Sharepoint/SOFIA upprättas till allmän handling och lagras i Alfresco mellanarkiv. | 2019 framåt | Ersatte annat system | Ja, 2021 | Diarium och dokumenthantering, Koncernkontoret | Victoria Heimersson |
| Sharepoint/SOFIA styrande dokument | Lagringsyta- Ledningsprocess | Styrande allmänna handlingar som även publiceras på Insidan | 2022 framåt | Ersatte annat system | Ja, 2022 | Diarium och dokumenthantering, Koncernkontoret | Victoria Heimersson |
| SOFIA/Mellanarkivet (Sharepoint) | Ärendehanteringssystem | Skapa och revidera dokument | 2019 framåt | Ersatte delvis Barium | Ja, 2022 | Diarium och dokumenthantering, Koncernkontoret | Victoria Heimersson |
| M365 VGR EDU | Deltagarprocess, kommunikationsprocess, Ledningsprocess | Flera appar/system för samarbete och planering med medarbetare och studerande, filhantering, chattar | 2019 framåt | Ersatte andra system | Ja, 2022 | Styrelsen för folkhögskolorna | Tobias Torstensson Johansson |
| Telia Touchpoint | Telefon/Växellösning- Kommunikationsprocess | Växel med medarbetare inom förvaltningen | 2021 framåt | Ja, 2021 | Styrelsen för folkhögskolorna | Tobias Torstensson Johansson | |
| Troman | Förteckning över förtroendevalda | 2015 framåt | Ersatte annat system | Ja, 2021 | Diarium och dokumenthantering, Koncernkontoret | Susanne Sandhede | |
| Varbi | Ansökningssystem- HR process | Digitala ansökningar, HR processen | 2015 framåt | Ersatte manuella och digitala rutiner | Ja, 2021 | Koncernstab HR, Koncernkontoret | Gunilla Flink |
| VGR Mediebank | Foton, samtyckesblanketter | VGR Mediebank är VGR:s system för att lagra kvalitetsgranskade bilder, logotyper kartor och mallar som får användas av alla anställda i VGR. | 2016 framåt | Ja, | Digitala medier, Koncernkontoret | Tobias Torstensson Johansson | |
| Visual Arkiv | Arkivförteckning | Arkivförteckningssystem | 2021 framåt | Ja, 2021 | Diarium och dokumenthantering, Koncernkontoret | Victoria Heimersson | |
| Västfolket | HR process, Deltagarprocess | Personuppgiftstjänst med folkbokföringsuppgifter och nyckelkodshantering. Informationen i systemet nås via användargränssnitt. | 2015 framåt | Ja, 2018 | Koncernstab HR, Koncernkontoret | Susanne Sandhede | |
| Webbarkivet | Lagringsyta - Kommunikationsprocess | En bild av anslutna webbsidor sparas i webbarkivet varje månad. | 2018 framåt | Ja, ej förtecknad | Susanne Sandhede | ||
| Yammer | Samarbete, socialt nätverk - Kommunikationsprocess | Samarbetsyta, socialt nätverk för medarbetare inom VGR, chattar, inlägg med mera | 2019-2023 | Ja, 2018 | Digitala medier, Koncernkontoret | Tobias Torstensson Johansson | |